У покроковому алгоритмі пояснюємо алгоритм дій для керівника та служб бюджетної установи, щоб підготуватися до опалювального періоду. Матимете послідовність дій на кожен місяць з урахуванням нормативно-правової бази, норм бухгалтерського обліку в державному секторі та правил застосування кодів економічної класифікації видатків (КЕКВ)
Підготовка матеріально-технічної бази бюджетної установи до осінньо-зимового періоду (ОЗП) — це комплексний організаційний, технічний та фінансово-бухгалтерський процес. В умовах сучасних викликів та ризиків надзвичайних ситуацій в енергетичній системі України належна підготовка будівлі та її інженерних мереж перестає бути формальністю і стає запорукою безперебійного функціонування установи.
Заміна вікон після обстрілів: документи та бухоблік
Нормативно-правові підстави підготовки до опалювального сезону
Під час організації робіт із підготовки до зими керівництву бюджетної установи та відповідним службам (головному інженеру, завідувачу господарства, головному бухгалтеру) слід керуватися такими нормативно-правовими актами:
Коли починати підготовку: загальний календарний графік
Підготовка бюджетної установи до чергового опалювального сезону починається не восени, а одразу після завершення попереднього ОЗП — тобто у травні.
Загальний календарний план-графік включає три ключові етапи:
- травень–червень. Створення комісії, проведення первинного обстеження будівлі та мереж, складання дефектних актів, затвердження Плану заходів, проведення тендерних процедур на капітальні та поточні ремонти.
- липень. Виконання основних будівельних, ремонтно-відновлювальних та налагоджувальних робіт, закупівля обладнання, повірка приладів обліку.
- серпень–вересень. Фіналізація підготовки, гідравлічні випробування, підготовка резервного живлення, закупівля матеріальних запасів, підписання актів готовності теплового господарства.
Помісячний алгоритм дій керівництва у серпні та вересні
Серпень і вересень є вирішальними місяцями для завершення всіх підготовчих заходів. Нижче деталізовано заходи, які необхідно ініціювати та проконтролювати керівництву бюджетної установи.
Дії у серпні: випробування мереж, інспекція будівель та технічна інвентаризація
У серпні основний акцент робиться на завершенні фізичних ремонтних робіт, перевірці інженерних мереж під тиском та загальному аудиті будівель і прибудинкової території.
- Фінальні роботи перед запуском та контроль готовності системи опалення:
- проведення гідравлічних випробувань (гідропресування) внутрішньобудинкових систем опалення та теплових пунктів (індивідуальних теплових пунктів — ІТП) відповідно до Правил № 620/378;
- промивання трубопроводів системи опалення (гідропневматичним або хімічним способом);
- повірка та калібрування вузлів обліку теплової енергії (приладів обліку) та контрольно-вимірювальних приладів (манометрів, термометрів);
- оформлення та підписання з теплопостачальною організацією АКТА готовності до роботи в опалювальному сезоні.
- Комплексний огляд будівель, споруд та прибудинкової території:
- покрівля, фасад та водостоки. Огляд покрівельного покриття на предмет протікань, очищення та ремонт водостічних жолобів і труб. Перевірка герметичності стиків фасаду та відмостки навколо будівлі;
- вікна та двері. Перевірка щільності прилягання, відновлення ущільнювачів, скління або заміна пошкоджених віконних блоків на енергоефективні (металопластикові);
- утеплення труб. Відновлення та улаштування теплоізоляції на трубопроводах опалення та гарячого водопостачання, які проходять у неопалювальних приміщеннях (підвалах, технічних поверхах, горищах);
- освітлення території. Перевірка та ремонт зовнішнього освітлення внутрішніх дворів, підходів до корпусів та гуртожитків;
- прибирання дерев та гілок. Видалення аварійних, сухостійних дерев та обрізка гілок, що розташовані близько до повітряних ліній електропередач або дахів будівель і можуть становити небезпеку під час снігопадів та обледеніння (згідно із Законом України «Про благоустрій населених пунктів» від 06.09.2005 № 2807).
- Перевірка електроживлення та аварійних джерел:
- проведення профілактичного огляду та випробування ізоляції кабельних мереж, силових щитів і ввідно-розподільних пристроїв (ВРП);
- технічне обслуговування (ТО) дизельних та бензинових генераторів, зокрема заміна оливи, фільтрів, перевірка акумуляторних батарей, тестовий запуск під навантаженням.
Дії у вересні: закупівля матеріальних запасів, інструктажі та підписання актів
Вересень — місяць остаточної комплектації матеріальних резервів, оформлення нормативних документів та навчання персоналу.
- Формування та перевірка матеріальних запасів на зиму:
- протиожеледні матеріали. Закупівля технічної солі, піску, бішофіту або піщано-соляної суміші для обробки пішохідних доріжок та під’їзних шляхів;
- інвентар для прибирання снігу. Придбання та ремонт снігоприбиральних лопат, двигунів, льодорубів, роторних снігоприбиральних машин;
- паливо для генераторів. Забезпечення нормативного резерву дизельного пального та бензину з дотриманням правил безпеки їхнього зберігання;
- резервні джерела освітлення. Придбання акумуляторних ліхтарів, переносних прожекторів, повербанків;
- витратні матеріали для аварійних ремонтів. Створення недоторканного запасу труб, фітингів, запірної арматури, хомутів, хомутів-ремонтників, електричних кабелів та автоматичних вимикачів.
- Організаційні та кадрові заходи:
- проведення інструктажів з охорони праці та пожежної безпеки для технічного персоналу (двірників, сантехніків, електриків, операторів котелень);
- видання внутрішньо наказу установи «Про призначення відповідальних осіб за проходження опалювального сезону 2026–2027 років» та затвердження графіків чергування аварійних бригад у вихідні та святкові дні;
- отримання остаточного Паспорта готовності обʼєкта до роботи в опалювальному сезоні.
Бюджетні коди КЕКВ та бухгалтерський облік закупівлі зимово-ремонтних матеріалів
Для правильного проведення видатків через органи Державної казначейської служби України та відображення операцій у бухгалтерському обліку за Планом рахунків бухгалтерська служба установи має чітко розмежовувати КЕКВ та субрахунки. Зміст потрібних КЕКВ розкритий у таблиці нижче.
РОЗПОДІЛ КЕКВ ЗА НАПРЯМАМИ ВИТРАТ НА ПІДГОТОВКУ ДО ЗИМИ |
Напрям видатків / Захід | Код КЕКВ | Зміст КЕКВ (згідно з Інструкцією № 333) |
придбання піску, солі, протиожеледних реагентів, лопат, інвентарю, ліхтарів | 2210 | предмети, матеріали, обладнання та інвентар |
придбання горючо-змащувальних матеріалів (пального) для генераторів та снігоприбиральної техніки | 2210 | предмети, матеріали, обладнання та інвентар |
послуги з кронування та видалення аварійних дерев, вивезення гілок | 2240 | оплата послуг (крім комунальних) |
послуги з гідравлічного випробування та промивання систем опалення підрядним способом | 2240 | оплата послуг (крім комунальних) |
повірка та калібрування лічильників теплової енергії | 2240 | оплата послуг (крім комунальних) |
поточний ремонт покрівлі, вікон, фасаду, теплоізоляції труб | 2240 | оплата послуг (крім комунальних) |
придбання стаціонарного генератора високої потужності (якщо вартість перевищує критерій основних засобів, наприклад, 20 000 грн) | 3110 | придбання обладнання і предметів довгострокового користування |
капітальний ремонт системи опалення / термомодернізація будівлі | 3132 | капітальний ремонт інших об’єктів |
Бухгалтерські проведення з оприбуткування та використання матеріалів
У бухгалтерському обліку запаси, придбані для підготовки до ОЗП (соляні суміші, пальне, витратні матеріали для ремонтів), обліковуються на субрахунках рахунку 15 «Виробничі запаси».
У таблиці нижче наведено типову кореспонденцію субрахунків з обліку закупівлі та списання зимових матеріалів.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ПРИДБАННЯ ТА СПИСАННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ ПРИ ПІДОГОТОВЦІ ДО ЗИМИ |
№ з/п | Господарська операція | Дт | Кт |
1 | отримано асигнування з бюджету на придбання протиожеледних матеріалів та пального (КЕКВ 2210) | 2313 «Реєстраційні рахунки» | 7011 «Бюджетні асигнування» |
2 | оприбутковано придбані матеріальні цінності від постачальника: | | |
2.1 | пальне для генераторів | 1514 «Паливо» | 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» |
2.2 | піщано-соляну суміш, протиожеледні реагенти, запчастини | 1517 «Сировина і матеріали» | 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» |
2.3 | снігоприбиральний інвентар, ліхтарі (МШП) | 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» | 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» |
3 | сплачено рахунок постачальника за отримані матеріальні цінності | 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» | 2313 «Реєстраційні рахунки» |
4 | списано на витрати установи використану піщано-соляну суміш та витрачене пальне (на підставі акта списання та путових листів/актів використання) | 8013 «Матеріальні витрати» | 1514 «Паливо», 1517 «Сировина і матеріали» |
5 | введено в експлуатацію придбаний снігоприбиральний інвентар (МШП) | 8013 «Матеріальні витрати» | 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» |
6 | закрито рахунок витрат на фінансовий результат виконання кошторису наприкінці звітного періоду | 5511 «Фінансові результати виконання кошторису звітного періоду» | 8013 «Матеріальні витрати» |
Висновки. Підготовка бюджетної установи до зимового періоду 2026–2027 років є системним процесом, який вимагає чіткого дотримання графіку виконання робіт, починаючи з травня і закінчуючи вереснем. Керівництву установи необхідно забезпечити своєчасний контроль за технічним станом будівель, гідравлічними випробуваннями системи опалення, підготовкою резервних джерел електроживлення та формуванням достатніх матеріальних запасів. Запорукою успішного проходження опалювального сезону є також суворе дотримання вимог бюджетного законодавства щодо застосування КЕКВ та належне документальне й бухгалтерське оформлення всіх господарських операцій.
