Відміна відрядження: як оформити

Автор
керівник групи експертів з бюджетного обліку
Заплановане відрядження не завжди відбувається: працівник захворів або у нього виникли складні сімейні обставини, організатор переніс переговори, погодні умови несприятливі настільки, що працівник не може виїхати. Як у таких випадках скасувати відрядження — у статті.

Щоб направити працівника у відрядження, керівник установи або його заступник видає наказ про відрядження (абз. 1 п. 1 розд. IІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59; далі — Інструкція № 59). У такому ж порядку скасовують відрядження — керівник чи заступник оформляє наказ про скасування відрядження.

Наказ про скасування відрядження

Наказ на скасування відрядження має містити інформацію про:

  • скасування наказу про відрядження, виданого раніше. Тут зазначають його номер і дату на підставі службової (доповідної) записки на ім’я керівника установи з обґрунтуванням причини;
  • причину скасування відрядження;
  • дії працівника, якого відряджали, у зв’язку зі скасуванням відрядження. Приміром, вказівки повернути вже куплені квитки до каси вокзалу, зняти бронь тощо.

Коли наказ буде готовий — ознайомте з ним працівника.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав протягом трьох банківських днів після того, як керівник ухвалив рішення про відміну поїздки, він зобов’язаний:

  • подати до бухгалтерії авансовий звіт про відрядження та оригінали документів, які підтверджують вартість витрат;
  • повернути невикористані кошти (абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).

Якщо працівник не витратив аванс, який отримав на відрядження, то повертає його до установи протягом 3-х банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки на відповідний рахунок установи (абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59). У виняткових випадках, коли аванс видавався готівкою (вони визначені, то він повертається в касу установи (це зокрема відрядження у військових формуваннях, абз. 2 п. 4 розділу І Інструкції № 59)

Якщо ж уже придбав квитки, то, аби виконати розпорядження керівника, яке містить наказ на скасування відрядження, працівник має здати квитки на потяг, літак, автобус або інший транспортний засіб.

Відміна відрядження: як оформити

ЗМІНИ-2022

Як повернути квитки

Квитки працівник здає до будь-якого пункту продажу проїзних документів, приміром, до залізничної каси, там же отримує кошти за них. Для цього він пред’являє до каси квитки та документ, що посвідчує його особу (паспорт, військовий квиток, посвідчення водія тощо). Повернути квитки до відправлення поїзда працівник може особисто, а можуть і інші особи.

Здавати квитки треба якомога швидше — від цього залежить сума, яку за них можна повернути (повністю або тільки її частина).

Якщо працівник відмовився від поїздки з особистих причин в термін:

  • не менше ніж за 24 год. до відправлення поїзда, то йому виплачують повну вартість квитка і плацкарти;
  • від 24 до 9 год. до відправлення поїзда — повну вартість квитка і 50% вартості плацкарти;
  • менше ніж за 9 год. до відправлення поїзда — повну вартість квитка, а вартість плацкарти не виплачують;
  • після відправлення поїзда, але не більше ніж через годину, — 10% вартості квитка і плацкарти (пп. 19.11-19.14 Правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджених наказом Мінтрансу від 27.12.2006 № 1196).

Працівник у день виїзду у відрядження працював: як оплатити

Коли працівник повертатиме до каси проїзні документи, із нього стягнуть плату за послуги (комісійний збір). Це відбувається завжди, крім випадків, які сталися з вини перевізника. Кошти, які сплачені за послуги, що пов’язані з резервуванням місць і продажем проїзних документів, не повертають, за винятком випадків, коли винен перевізник.

Комісійний збіркошти, сплачені за послугу, пов’язану з оформленням, поверненням, переоформленням проїзних документів.

Коли працівник через скасування відрядження здає квитки до каси, на кожен із них касир оформляє документ на повернення, де зазначає суму, яку повертає. Один примірник такого документа касир надає працівнику на вимогу. Тож попередьте працівника про те, щоб він обов’язково отримав у касі примірник цього документа.

Як відшкодувати витрати

Аби відшкодувати витрати, працівник повертає до установи невикористані кошти і разом із авансовим звітом надає документ на повернення.

Витрати у зв’язку з поверненням можна відшкодувати працівнику з дозволу керівника установи лише якщо на те були поважні причини. Скажімо, керівник вирішив відмінити відрядження або відкликав працівника з відрядження тощо. Окрім того, працівник надає документ, який засвідчує вартість його витрат (абз. 11 п. 12 розд. II Інструкції № 59).

Як відобразити в обліку відміну відрядження

Основну частину авансових сум у бюджетних установах видають під звіт на службові відрядження. Розрахунки з підзвітними особами обліковуйте на субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами». Витрати бюджетної установи на відрядження мають плановий характер, їх зараховуйте до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження із основною діяльністю установи.

У разі скасування відрядження витрати на видані та частково використані кошти зараховуйте до витрат на відрядження.

Витрати на підготовку до відрядження, що не підтверджені відповідними документами (винятком є добові на відрядження), працівникові не відшкодовуйте.

Розглянемо на робочій ситуації, як відобразити в бухгалтерському обліку розрахунки, якщо мала місце відміна відрядження.

СИТУАЦІЯ. Керівник установи направив працівника у службове відрядження, про що видав відповідний наказ. Бухгалтерія на підставі наказу виплатила працівнику аванс (добові витрати, кошти на проїзд та винаймання житла) у сумі 1800 грн. За рахунок авансу працівник придбав квитки, однак перед самим відрядженням захворів. Тож керівник установи видав наказ на скасування відрядження. Після одужання працівник повернув квитки до каси вокзалу, сплативши комісійний збір — 90 грн.

Потрібно відобразити у бухгалтерському обліку проведені господарські операції.

РІШЕННЯ. Унаочнимо в Таблиці, як відобразити в бухгалтерському обліку господарські операції, якщо відрядження скасували.

Відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій зі скасування відрядження

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн

Д-т

К-т

Зараховано на картковий рахунок працівника аванс на відрядження

2116

2313

1800

Сплачено комісійний збір під час повернення проїзних документів до каси вокзалу

8411

2116

90

Повернуто підзвітною особою невикористану суму авансу

2313

2116

1710

У нашій ситуації працівник витратив гроші, коли повертав проїзні документи до каси вокзалу, тобто він сплатив 90 грн комісійного збору. Відрядження скасували з поважної причини. Витрати працівник підтвердив відповідними документами, тож їх зараховують до видатків установи.

Самоперевірка професійних знань

Ти класний бухгалтер і в оплаті відряджень тобі немає рівних? Покажи свій результат — пройди самоперевірку професійних знань:

Пройти тест

ШПАРГАЛКА
Порядок оформлення та скасування відрядження

Як оформити відрядження:

  1. відрядження оформляйте наказом, у якому зазначайте мету виїзду, завдання (якщо їх декілька), пункт призначення, строк (дата прибуття/вибуття), найменування підприємства, куди відряджаєте працівника, строк та мету відрядження, джерело забезпечення витрат, вид транспорту, маршрут поїздки (якщо відрядження на службовій автівці);
  2. строк одного відрядження не може перевищувати в межах України 30 к. дн., за кордон — 60 к. дн., крім випадків, передбачених законодавством;
  3. для поточних витрат під час службового відрядження забезпечте працівника коштами (авансом). Аванс видавайте у безготівковій формі на поточний рахунок працівника;
  4. після відрядження працівник подає звіт про використання коштів, які отримав на відрядження, та повертає невикористані.

Як скасувати відрядження:

  1. відрядження скасовуйте наказом, у якому зазначайте причини відміни відрядження;
  2. якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то протягом 3-х банківських днів із дня, коли видали наказ про скасування відрядження, він зобов’язаний:

- подати звіт про використання коштів;

- повернути на поточний рахунок установи зазначені кошти.

  1. якщо працівник придбав квитки, то йому можна відшкодувати витрати, понесені у зв’язку з їх поверненням за умови, що на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), та за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.


    Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"

    Вебінарний марафон доя Дня бухгалтера

    Останні новини

    Усі новини

    Гарячі запитання

    Усі питання і відповіді