Кассовая книга — бланк | образец

Бланк кассовой книги

Форма кассовой книги, то есть форма КО-4, содержится в приложении 5 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148). Она сочетает в себе обязательный кассовый документ и накопительную книгу учета кассовых операций.

Форма кассовой книги единая для всех, поэтому учреждения используют форму кассовой книги такое же, как и предприятия. Одинаковы и правила заполнения кассовой книги, которые определяются Положением № 148 и некоторыми разъяснениями налоговиков, доступными в Общедоступном информационно-справочном ресурсе (ОИР).

Сегодня действует форма кассовой книги, появившаяся еще 5 января 2018 года. Использоваться она стала с 1 июля 2018 года. Изменения на тот момент были несущественны и чисто редакционного характера.

ШКОЛА ГОЛОВБУХА ДЛЯ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ ⏩ОТРИМАТИ ДОСТУП

• ⭐️ Всеукраїнська професійна сертифікація бухгалтерів — 2021 СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
• ⭐️Оплата праці в умовах посткарантину СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
• ⭐️Оплата праці в дитячих садках СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
• ⭐️Лікарняні через COVID-19 СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
• ⭐️Зарплата в бюджеті СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
• ⭐️ПДВ у бюджетних установах СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
• ⭐️Лікарняні та декретні: як платити і звітувати у 2021 році СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️

Когда кассовая книга не нужна

Кассовая книга нужна всегда, если в учреждении есть касса и используются приходные и/или расходные кассовые ордера (далее- ПКО и РКО). При этом главное здесь не наличие отведенного для кассы места и должность кассира, а именно наличие операций, для оформления которых требуются ПКО и РКО. В таком случае кассовая книга обязательна.

Обратите внимание, что кассовую книгу не заменяет Книга учета расчетных операций (КУРО), которая используется вместе с кассовыми аппаратами (РРО) и расчетным квитанциям (РК). Даже если других наличных операций, кроме через РРО нет.

Без кассовой книги при соблюдении определенных правил можно обойтись только в обособленных подразделениях.

При этом в обособленных подразделениях, если есть выдача/получение наличных с использованием ПКО и РКО, также кассовая книга всегда нужна. Без нее можно тем обособленным подразделениям, которые (п. 39 Положения № 148):

• не имеют операций с оформлением их кассовыми ордерами;
• используют РРО или расчетные квитанции (РК) и и обеспечивают хранение ежедневных фискальных отчетных чеков (Z-отчетов) в электронной форме.

В последнем случае организация должна определить место и способ хранения своими обособленными подразделениями ежедневных электронных Z-отчетов. Например, это можно сделать во внутреннем порядка оприходования наличности в кассе (п. 12 Положения № 148), в учетной политике или в приказе о кассовой дисциплине. Место - память РРО, а способ (формат хранения данных) определяется техническими особенностями кассового аппарата.

Также у обособленного подразделения может еще существовать КУРО на случай вывода РРО из строя или отключения электроэнергии. Тогда для оприходовании наличности нужна еще и запись в КУРО, если такой случай произошел. Само наличие КУРО определяется при регистрации РРО. На сегодняшний день от КУРО можно отказаться.

Зміни до Закону про застосування РРО:

• Установи обиратимуть РРО згідно з фінансовими можливостями

Ежедневное заполнение кассовой книги

В кассовую книгу заносятся данные по каждому ПКО и РКО за каждый день. Исключение - если за день вообще не было кассовых операций. В такой день кассовая книга не заполняется.

При этом ведение кассовой книги должна осуществляться ежедневно независимо от его формы, которая может быть как бумажная, так и электронная (п. 41 Положения № 148).

Номера ПКО и РКО вносятся в графу кассовой книги «Номер документов». При этом нет отдельных граф для ПКО и РКО, поэтому рекомендуем рядом с номером ставить соответствующее обозначение, например, писать «ПКО № 1», «РКО № 1».
Кроме ПКО и РКО возможно еще использования расходных ведомостей (п. 40 Положения № 148). Они рассматриваются как кассовые документы. Однако вносить в кассовую книгу номер расходных ведомостей не рекомендуем, хотя каких-то прямых указаний на этот счет нет. Дело в том, что по ним также составляется расходный кассовый ордер на общую сумму, поэтому источником для кассовой книги все равно может быть ВКО, номер которого и заносится в соответствующую графу кассовой книги. Однако, можно дополнительно отметить и номер сведения, но тогда надо:

• в графе «Номер документа» указать, например, «РКО № 2, отд. № 1 »;
• в графе «Основание» самого ВКО тоже указывать данные по расходной ведомости, ее номер, дату, назначения и тому подобное.

Общие правила касаются как бумажной, так и электронной кассовой книги:

• кассовая книга заполняется не более календарного года. Если не хватило одной, открывается другая. Однако в конце года книга закрывается независимо от того, сколько там листов осталось. Прямых указаний на этот счет нигде нет, но на самой обложке кассовой книги указывается, что она на год. За такой вариант выступают и налоговики (ОИР 109.15)
• листы книги должны быть пронумерованы, а титулка заполнена. Нумерация листов кассовой книги всегда начинается с «1». Обратите внимание, что нумеруются именно листы (абз. 5 п. 39 Положения № 148). Однако в самой кассовой книге они названы страницами. Каждый лист-страница бумажной кассовой книги имеет лицевую и обратную сторону, отрывную и неотрывную части, отдельно не нумеруются. Если кассовая книга закончилась и была заведена новая, то нумерацию начинать следует снова с «1», но нумерацию ПКО и РКО - продолжать. На титулке в таком случае следует дописать в скобках рядом с годом период, к которому относится кассовая книга;
• все записи осуществляются в двух экземплярах. 2-й экземпляр - это отчет кассира. Его заполняют с использованием специального копировальной бумаги, который содержится в книге. Это касается как записей лицевой, так и обратной части;
• Также указывается сумма, выданная на зарплату в соответствующем поле (входит в дневное итог). Кассир ставит свою подпись и указывает количество приходных и расходных кассовых ордеров прописью. Их он вместе с отчетом передает бухгалтеру. Для этого надо оторвать копировальный бумажку. Бухгалтер должен в момент передачи все сверить и поставить подписи в соответствующем поле на основном листе кассовой книги и на отчете кассира;
• произвести перенос, если первой страницы не хватило. На этой странице нужно подвести промежуточные итоги и занести их в специальной графы внизу (отделена линией без названия). Внизу рекомендуем написать "Перенос" и делать записи на следующем листе на лицевой стороне. При этом дату на этом листе следует поставить ту же, но номер листа новый. После считаем дневные итоги. Также возможен альтернативный вариант - сделать записи на обратной стороне (странице) листа, пользуясь линиями разметки, которые просвечиваются. Однако при таком подходе обязательно следует подшить Отчет кассира и подложить копировальную бумагу. Лучше все же перейти на следующий лист с новым номером.

Бумажную кассовую книгу можно как изготовить самостоятельно, так и приобрести готовую в издательстве. Последний вариант предпочтительнее, ведь такая кассовая книга содержит уже готовые копировальные листы («Отчеты кассира»).

На основе разъяснений ГНС в 109.15 ОИР необходимо придерживаться следующей последовательности действий при закрытии кассовой книги:

• пустые строки бумажной кассовой книги прочертить или использовать прочерк в виде буквы «Z». В электронной следите, чтобы этих пустых строк не было. Альтернативный вариант - поставить после последней записи дату окончания книги и засвидетельствовать ее подписями руководителя и главного бухгалтера;
• прошнуровать. При этом на титульном последней странице на обороте следует сделать надпись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ страниц» и засвидетельствовать подписями кассира и главного бухгалтера. Использовать печать уже не обязательно (абз. 2 п. 25 и абз. 5 п. 39 Положения № 148);

Выплата зарплаты в кассовой книге

Наличные на зарплату отображаются не по дням выплаты, а после окончания сроков такой выплаты, содержащихся в п. 18 Положения № 148. Отображение осуществляется на основании выписанного расходного кассового ордера на фактически выданную сумму наличных по ведомости. Деньги для выплаты зарплаты, премий, стипендии, дивидендов, если она превышает лимит кассы, может сохраняться в течение 5 рабочих дней. Если наличность бралась на другие выплаты, она должна быть выдана в тот же день.

Отображение внесения и выдачи наличных

Такие операции особенные тем, что приходные и расходные кассовые ордеры по ним заполняются с нюансами:

Если в случае выдачи наличных в графе 2 кассовой книги "От кого получено или кому выдано" понятно, что писать (ФИО кассира), то в случае внесения следует оставлять графу 2 пустой? Ведь реквизит "Принято от" приходного кассового ордера пустой. Положение № 148 не содержит прямого ответа на этот вопрос. Однако, чтобы не оставлять пустой данную ячейку, можно написать в ней информацию по реквизиту "Основание" приходного кассового ордера, например, "Получение наличных из банка по квитанции № и дата".

Таким же образом можно сделать и в случае выдачи: кроме ФИО кассира с расходного кассового ордера указать еще и основание: передача наличных в банк. Однако это не обязательно.

Закрытие кассовой книги и открытие новой

Закрывать кассовую книгу нужно в конце года, или через окончания самой кассовой книги. Также ее следует закрыть, если в течение года происходит переход из старой формы кассовой книги на новую. Закрытие можно осуществить двумя способами (ОИР 109.15):

• проставить прочерки на пустых страницах;
• на следующей странице после последней записи указать дату окончания книги и засвидетельствовать подписями руководителя и главного бухгалтера.

Во втором случае рекомендуем сделать запись где-нибудь в пустой строке этого листа "Кассовая книга закончена".

Нумерацию страниц в следующей кассовой книге надо начать с "1". Однако нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров следует продолжать дальше, так как их номера не могут повторяться в течение года.

Кассовая книга в электронном виде

Кассовая книга может вестись и в электронном виде. Однако, это не полноценный электронный документ, на который можно поставить электронную цифровую подпись и забыть о бумажный вариант. Кассовую книгу все равно надо переводить на бумагу, то есть печатать как основную часть, так и отчет кассира. Электронные подписи на ней не ставят, так как ставят подписи на бумажных распечатках.

Получается, что это бумажный способ ведения кассовой книги, но с наполнением на компьютере. При этом:

• кассовую книгу можно распечатывать в конце месяца или в конце года (п. 6 примечаний в приложении 5 Положения № 148). Но такие промежутки времени не всегда удобны для бухгалтера — п. 40 Положения № 148 требует ежедневного отчета кассира. Получается, что все же лучше печатать и подписывать каждый день. Данный порядок следует закрепить в определенном внутреннем документе учреждения, например, приказе об учетной политике или приказе о кассовой дисциплине;
• один из 2-х экземпляров "Вложенный лист", а второй — "Отчет кассира";
• записи в электронной кассовой книге осуществляются в день выдачи/внесения наличных;
• в конце года листы надо подшить, общее количество листов за год заверить подписью руководителя, главного бухгалтера. Подшивки следует сшить в книгу. Порядок сшивания хронологический.

Кассовую книгу, как электронную, так и бумажную, следует хранить 1095 дней с конца дня того отчетного периода, для которого использовались ее данные (при условии завершения проверки со стороны ГНС).

Кассовая книга образец 2021

На примере рассмотрим, как выглядит заполненная кассовая книга 2021.