Учет спецодежды

RU UA
Обеспечить работников спецодеждой — это обязанность, которая возлагается на работодателя. Должным образом отразить его поступление, использование и списание в бухгалтерском учете — это обязанность, которая возлагается на бухгалтера. Тема сегодняшней консультации — учет спецодежды в бюджетных учреждениях.

Что такое спецодежда?

Вопрос спецодежды возникает из-за наличия подобных вещей: форменной одежды и корпоративной (фирменной) одежды. Вопрос ношения спецодежды урегулирован ст. 8 Закона "Об охране труда" от 14.10.1992 г. № 2694 (далее — Закон № 2694).

Спецодежда — это средство индивидуальной защиты (СИЗ) работника. Защита от неблагоприятных факторов, с которыми он имеет дело при работе на предприятии, например химического, физического, биологического, метеорологического характера, различного рода загрязнений.

Бесплатно обеспечить работника спецодеждой, бесплатно заменить в случае износа — это обязанность работодателя (ч. 1 ст. 8 Закона № 2694). Детали использования и ношения такой одежды регулируют:

  • Перечень мероприятий и средств по охране труда, постановление КМУ от 27.06.2003 г. № 994. Согласно ему объемы и источники финансирования приобретения спецодежды определяются Коллективным договором;
  • Минимальные требования безопасности и охраны здоровья при использовании работниками средств индивидуальной защиты на рабочем месте, приказ Минсоцполитики от 29.11.2018 г. № 1804 (далее — Требования № 1804);
  • Нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, приказ от 16.04.2009 г. № 62 (далее — Нормы № 62);
  • внутренние документы организации, в первую очередь Коллективный договор.

Примеры спецодежды: специальные защитные перчатки, фартук с нагрудником, плащ с капюшоном, берет, соответствующие ГОСТу и другим стандартам по спецодежде, спецобуви и другим средствам индивидуальной защиты (см. Нормы № 62). На вопрос, что является, а что нет спецодеждой должен дать ответ специалист по охране труда, который должен быть в каждом бюджетном учреждении.

Внимание: Требования бесплатного обеспечения работников одеждой распространяются только на спецодежду, который относится к СИЗ, а не на специализированную рабочую одежду

Будьте наготове: прав в инспекторов труда стало больше

Что не считается спецодеждой?

Не относится к спецодежде любая одежда, не связана с индивидуальной защитой работника:

  • форменная одежда. Она показывает только принадлежность к определенной сфере деятельности. В качестве примера можно назвать форму полиции, армии, СБУ, Госслужбы чрезвычайных ситуаций ("камуфляж" и т.п.), прокуратуры. По ним, как правило, есть отраслевые нормативные документы соответствующих служб и ведомств по обязательному ношению такой одежды, ее вида и правил ее ношения, есть внутриотраслевые нормы ее выдачи. Правда, в этих служб на случай выполнения определенных работ может быть и спецодежда, которая носит признаки и форменной одежды, и спецодежды одновременно (брезентовые костюмы, шлемы пожарного и т.п.);
  • специализированная рабочая одежда. В быту ее также часто называют спецодеждой. Однако, отличие от спецодежды — специализированная рабочая одежда не относится к СИЗ, то есть с точки зрения законодательства об охране труда не рассматривается как выполняющая функцию индивидуальной защиты (п. 4 раздела I Требований № 1804). Отличие такой одежды от форменной — ее ношение и вид не регулируется отраслевой нормативкой. Как правило, такая одежда произвольная и работник сам себе ее выбирает. Часто он покупает ее за свой счет. Примеры такой одежды: рабочие комбинезоны, одежда повара, одежда строителя, комбинезон пчеловода. Также сюда можно отнести и одежду медика: медицинские халаты, колпаки, косынки и т.п. Последние ни от чего медиков не защищают, а выполняют больше гигиеническую функцию, эта одежда может быть произвольного дизайна, поэтому не является СИЗ или форменной одеждой;
  • корпоративная (фирменная) одежда. Эта одежда указывает на принадлежность работников к определенной организации. В бюджетных учреждениях встречается нечасто. Корпоративной одеждой можно назвать внедрение определенной формы в специализированных школах, гимназиях, лицеях. Еще один пример для бюджетной сферы — академические мантии в университетах, например черная габардиновая мантия с красным воротником — магистерская мантия. Эта одежда отличается от форменной тем, что отраслевые, общие нормы ее ношение отсутствуют. Обязанность одевать корпоративную одежду может устанавливаться внутренними распорядительными документами по организации или вообще ничем — "традициями";
  • спортивная одежда. Она также не рассматривается как спецодежда, но может сочетать в себе признаки корпоративной одежды;
  • актерская одежда в театрах, филармониях. Такую одежду можно рассматривать как разновидность корпоративной (фирменной), так как ее ношение не является обязанностью, а определяется требованиями режиссера и желаниями самого актера или исполнителя.

Однако, по форменной одежде, специализированной рабочей одежде, корпоративной (фирменной) одежде, спортивной и актерской одежде применяются такие же правила бухгалтерского учета, как и для спецодежды. С экономической точки зрения все это является одинаковыми по сути активами. Кроме одного налогового нюанса — выдача спецодежды, даже сверх норм, не рассматривается как дополнительное благо для работника, чего не скажешь о другой одежде. Подробнее об этом — ниже.

Внимание: Спецодежда, форменная одежда, специальная рабочая одежда, корпоративная (фирменная) одежда, спортивная одежда, актерская одежда учитывается практически одинаково

На каком счете учитывать спецодежду?

В бюджетных учреждениях спецодежда учитывается на счете 1114 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь". На нем же учитывается и форменная, специализированная рабочая одежда, спортивная одежда и другая упомянутая выше.

Получается, что с точки зрения бухгалтерского учета спецодежда — это прочий необратимый материальный актив в составе основных средств, так как:

  • во-первых, соответствует определению основных средств в п. 4 НП(С)БУГС 121 "Основные средства". Спецодежда — материальный актив, который используется более одного года;
  • во-вторых, в п. 1.2 Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора (приказ Минфина от 23.01.2015 г. № 11, далее — Методрекомендации № 11) спецодежда прямо отнесена к подгруппе "белье, постельные принадлежности, одежда и обувь" в составе прочих необоротных материальных активов (ПНМА). Костюм, пальто, кожух, плащ, платье, кофта, юбка, куртка, брюки — это все спецодежда с точки зрения п. 1.2 Методрекомендаций № 11.

Внимание: Спецодежда в бухучете — это прочий необоротный материальный актив (в составе основных средств)

Однако, если спецодежда и другие виды одежды имеют высокий износ и не выдерживают больше года эксплуатации, то ее следует отнести к МБП (счет 1812 "Малоценные быстроизнашивающиеся предметы"). В случае разового использования (медицинские перчатки и т.д.) возможен учет и на счету 1518 "Прочие производственные запасы".

Спецодежда в бюджетном учреждении может быть как выдана работникам, так и храниться на складе. И все это счет 1114. Поэтому желательно выделить аналитические счета для учета таких подвидов одежды:

  • 1114.1 — Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь (на складе);
  • 1114.2 — Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь (в эксплуатации).

Какие первичные документы нужны для учета спецодежды?

Для спецодежды в составе других необоротных материальных активов используются те же первичные документы, и для учета всех основных средств, то есть с приказа Минфина от 13.09.2016 г. № 818. Это будут:

  • Акт приема-передачи основных средств и Акт ввода в эксплуатацию основных средств — при приобретении спецодежды и выдачи ее работникам;
  • Инвентарная карточка учета основных средств (для индивидуального учета спецодежды как по инвентарным, так и номенклатурным номерам) или Инвентарная карточка группового учета основных средств (если присвоен номенклатурный номер на целую группу однородных объектов) — для учета выдачи спецодежды и учета данных о ней;
  • Расчет амортизации прочих необоротных материальных активов — для начисления амортизации спецодежды;
  • Акт списания основных средств или Акт списания группы основных средств — при списании спецодежды.

Амортизация спецодежды в составе ПНМА

Как и все прочие необоротные материальные активы, спецодежда подлежит амортизации по методу 50/50 (п. 6 раздела V Методрекомендаций № 11), то есть:

  • 50% износа начисляется в месяце передачи в использование;
  • 50% износа — в месяце списания спецодежды.

Переоценка спецодежды не проводится.

Можно ли списать медицинское оборудование без утилизации

Номенклатурный номер для спецодежды

Спецодежде рекомендуется присваивать не инвентарный, а номенклатурный номер (п. 1.4 Методрекомендаций № 11). Если инвентарный индивидуальный для каждого объекта основных средств, то номенклатурный может объединять целую группу объектов одинаковой номенклатуры.

Согласно п. 4 Методрекомендаций № 11 номенклатурный номер состоит:

  • первые 4 знака — номер субсчета по Плану счетов;
  • следующие 5 — подгруппа (может быть нулевым, если подгруппы не выделены);
  • другие знаки — порядковый номер предмета в подгруппе.

Количество знаков не ограничено. Например, брезентовый комбинезон может иметь номенклатурный номер 111412, где 1114 — номер счета, 1 — группа "спецодежда", "2" — комбинезоны.

При использовании одного номенклатурного номера на целый ряд однородных объектов лучше всего использовать Инвентарную карточку группового учета основных средств.

Налогообложение выдачи спецодежды работникам

Выдача спецодежды работнику не облагается даже если это происходит сверх нормы (письмо ГФС от 07.04.2007 г. № 7308/6/99-99-15-02-15). Однако, такая сверхурочная выдача спецодежды должна быть прописана в коллективном договоре. Выдача спецодежды не считается дополнительным благом для работника, а потому не облагается НДФЛ и военным сбором (пп. 165.1.9 НКУ). Однако, в форме № 1ДФ такую ​​выдачу надо все равно показать под признаком дохода "136" (разъяснение ГФС в ОИР 103.25).

При выдаче во временное пользование форменной, рабочей, спортивной и другой одежды тоже налогообложения не наступает, так как это обусловлено исполнением ею трудовых функций (пп. "а" пп.164.2.17 НКУ). Но тоже в форме 1ДФ нужно показать, но под признаком дохода «14».

Выдача и списание спецодежды не лишает права на налоговый кредит по НДС. Главное, чтобы при списании в актах были выводы комиссии о непригодности его для дальнейшего использования.

Но все вышесказанное касается только спецодежды (СИЗ) и в случае ее возвращения работником. Налогообложение выданной одежды в качестве дополнительного блага может наступить в следующих ситуациях:

  • работник не возвращает спецодежду при увольнении. Правда, ее можно списать еще как изношенную, чтобы не взимать налоги с работника;
  • выдача форменной, рабочей, спортивной и другой одежды в постоянное пользование работника.

Начисление НДФЛ для дополнительного блага проводится с использованием натурального коэффициента. Например, если облагается одежда стоимостью 1500 грн, то НДФЛ = 1500×1,2195×0,18 = 329,27 грн. Однако, военный сбор = 1500×0,015 = 22,50 грн. Их надо удержать с зарплаты такого работника.

Примеры бухгалтерского учета спецодежды

Ниже приводим примеры бухгалтерских проводок по учету спецодежды бюджетного учреждения.

Пример 1. Приобретена спецодежда на сумму 18000 грн. Учреждение – неплательщик НДС.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

1

Получено целевое финансирование

2313

5411

18000

2

Получена спецодежда от поставщика

1312

6211

18000

3

Проведен расчет с поставщиком

6211

2313

18000

4

Оприходована спецодежда на склад

1114.1

1312

18000

5

Увеличен внесенный капитал бюджетного учреждения

5411

5111

18000

Пример 2. Приобретена спецодежда на сумму 18000 грн, в т.ч. НДС. Учреждение – плательщик НДС.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

1

Получено целевое финансирование

2313

5411

18000

2

Получена спецодежда от поставщика

1312

6211

15000

3

Отражен налоговый кредит с НДС

6311

6211

3000

4

Проведен расчет с поставщиком

6211

2313

18000

5

Оприходована спецодежда на склад

1114.1

1312

15000

6

Увеличен внесенный капитал бюджетного учреждения

5411

5111

18000

Пример 3. Спецодежда выдана в эксплуатацию на сумму 5600 грн.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

1

Выдана спецодежда в эксплуатацию

1114.2

1114.1

5600

2

Начислена амортизация спецодежды при введеннии в эксплуатацию

8014

1412

2800

3

Отнесены расходы на амортизацию на результат выполнения сметы

5511

8014

2800

Пример 4. Списана спецодежда в сумме 2000 грн.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

1

Начислена амортизация спецодежды при выбытии

8014

1412

1000

2

Списана спецодежда

1412

1114.2

1000

3

Уменьшен внесенный капитал и показан накопленный финрезультат выполнения сметы

5111

5512

2000

4

Отнесены расходы на амортизацию на результат выполнения сметы

5511

8014

1000

Облік спецодягу
Тетяна НИЖНИК,керівник експертної групи МСFR Головбух
Видаєте зарплату чи премію, виплачуєте аванси на господарські потреби чи відрядження, приймаєте кошти від контрагентів? Маєте знати готівкові новації.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"

Вебінарний марафон доя Дня бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді