Спецодежда: учет и налогообложение

Спецодежда на предприятии

Вопрос спецодежды возникает из-за наличия похожих вещей: форменной одежды и корпоративной (фирменной) одежды. Вопрос ношения спецодежды урегулирован ст. 8 Закона «Об охране труда» от 14.10.1992 г. № 2694 (далее – Закон № 2694).

Первинні документи: що перевірять ревізори

Спецодежда – это средство индивидуальной защиты (СИЗ) работника. Защита от неблагоприятных факторов, с которыми он имеет дело во время работы на предприятии, например химического, физического, биологического, метеорологического характера, разного рода загрязнением.

Бесплатно обеспечить работника спецодеждой, бесплатно заменить в случае износа – это обязанность работодателя (ч. 1 ст. 8 Закона № 2694). Детали использования и ношения такой одежды регулируют:

• Перечень мероприятий и средств по охране труда, утвержденный постановлением КМУ от 27.06.2003 г. № 994. По нему объемы и источники финансирования приобретения спецодежды определяются Коллективным договором;
• Минимальные требования безопасности и охраны здоровья при использовании работниками средств индивидуальной защиты на рабочем месте, утвержденный приказом Минсоцполитики от 29.11.2018 г. № 1804 (далее – Требования № 1804);
• Нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утвержденный приказом от 16.04.2009 г. № 62 (далее – Нормы № 62);
• внутренние документы организации, в первую очередь коллективный договор.

Обчислюємо кількість працівників для Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ

• Як заповнити оновлені рядки Податкового розрахунку
• Правила розрахунку кількості працівників

Примеры спецодежды: специальные защитные перчатки, фартук с нагрудником, плащ с капюшоном, берет, которые соответствуют ДСТУ и другим стандартам по спецодежде, спецобуви и другим средствам индивидуальной защиты (см. Нормы № 62). На вопрос, что является, а что нет спецодеждой, должен дать ответ специалист по охране труда, который должен быть в каждом бюджетном учреждении.

Внимание: Требования бесплатного обеспечения работников одеждой распространяются только на спецодежду, которая относится к СИЗ, а не на специализированную рабочую одежду.

Что не считается спецодеждой

Не относится к спецодежде любая одежда, которая не связана с индивидуальной защитой работника:

• форменная одежда. Она показывает лишь принадлежность к определенной сфере деятельности. В качестве примера, можно назвать форму полиции, армии, СБУ, Госслужбы чрезвычайных ситуаций («камуфляж» и т.п.), прокуратуры. По ним, как правило, есть отраслевые нормативные документы соответствующих служб и ведомств относительно обязательного ношения такой одежды, ее вида и правил ее ношения, есть внутриотраслевые нормы ее выдачи. Правда у этих служб на случай выполнения определенных работ может быть и спецодежда, которая носит признаки и форменной одежды и спецодежды одновременно (брезентовые костюмы, шлемы пожарного и т.п.);
• специализированная рабочая одежда. В быту ее также часто называют спецодеждой. Однако отличие от спецодежды – специализированная рабочая одежда не относится к СИЗ, т.е. с точки зрения законодательства об охране труда не рассматривается как выполняющая функцию индивидуальной защиты (п. 4 раздела І Требований № 1804). Отличие такой одежды от форменной – ее ношение и вид не регулируется отраслевой нормативкой. Как правило, такая одежда произвольная и работник сам себе ее выбирает. Часто он покупает ее за свой счет. Примеры такой одежды: рабочие комбинезоны, одежда повара, одежда строителя, комбинезон пчеловода. Также сюда можно отнести и одежду медика: медицинские халаты, колпаки, косынки и тому подобное. Последние ни от чего медиков не защищают, а выполняют больше гигиеническую функцию, эта одежда может быть произвольного дизайна, поэтому не является СИЗ или форменной одеждой;
• корпоративная (фирменная) одежда. Эта одежда указывает на принадлежность работников к определенной организации. В бюджетных учреждениях встречается нечасто. Корпоративной одеждой можно назвать внедрение определенной формы в специализированных школах, гимназиях, лицеях. Еще один пример для бюджетной сферы – академические мантии в университетах, например черная габардиновая мантия с красным воротником – магистерская мантия. Эта одежда отличается от форменной тем, что отраслевые, общие нормы ее ношения отсутствуют. Обязанность одевать корпоративную одежду может устанавливаться внутренними распорядительными документами учреждения или вообще ничем – «традициями»;
• спортивная одежда. Она также не рассматривается как спецодежда, но может сочетать в себе признаки корпоративной одежды;
• актерская одежда в театрах, филармониях. Такую одежду можно рассматривать как разновидность корпоративной (фирменной), так как ее ношение не является обязанностью, а определяется требованиями режиссера и желаниями самого актера или исполнителя.

Інструкція до нових форм податкової накладної та розрахунку коригування

Стаття допоможе платникам ПДВ розібратися в змінах, які Мінфін вніс до форм податкової накладної та розрахунку коригування. Щойно вони наберуть чинності, до реєстрації в ЄРПН прийматимуть тільки податкові накладні й розрахунки коригування, складені за новими формами.

📝ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Однако в отношении форменной одежды, специализированной рабочей одежды, корпоративной (фирменной) одежды, спортивной и актерской одежды применяются такие же правила бухгалтерского учета, как и для спецодежды. С экономической точки зрения все это является одинаковыми по сути активами. Кроме одного налогового нюанса – выдача спецодежды, даже сверх нормы не рассматривается как дополнительное благо для работника, чего не скажешь о другой одежде. Подробнее об этом – ниже.

Внимание: Спецодежда, форменная одежда, специальная рабочая одежда, корпоративная (фирменная) одежда, спортивная одежда, актерская одежда учитываются практически одинаково.

На каком счете учитывать спецодежду

В бюджетных учреждениях спецодежда учитывается на субсчете 1114 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь». На нем же учитывается и форменная, специализированная рабочая одежда, спортивная одежда и прочая упомянутая выше.

Получается, что с точки зрения бухгалтерского учета спецодежда – это прочий необоротный материальный актив в составе основных средств, так как:

• во-первых, соответствует определению основных средств в п. 4 НП(С)БУГС 121 «Основные средства». Спецодежда – материальный актив, который используется более одного года;
• во-вторых, в п. 1.2 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора (приказ Минфина от 23.01.2015 г. № 11, далее – Методрекомендации № 11) спецодежда прямо отнесена к подгруппе «белье, постельные принадлежности, одежда и обувь» в составе прочих необоротных материальных активов (ПНМА). Костюм, пальто, кожух, плащ, платье, кофта, юбка, куртка, брюки – это все спецодежда с точки зрения п. 1.2 Методрекомендаций № 11.

Внимание: Спецодежда в бухгалтерском учете – это прочий необоротный материальный актив (в составе основных средств)

Однако, если спецодежда или другие виды одежды имеют высокую изнашиваемость и не выдерживают более года эксплуатации, то ее следует отнести к МБП (субсчет 1812 «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы»). В случае разового использования (медицинские перчатки и т. п.) возможен учет и на субсчете 1518 «Прочие производственные запасы».

Лікарняні в Об’єднаній звітності

• Приклад і зразок до кожного додатка. Ділимося! 👇

Спецодежда в бюджетном учреждении может быть как выдана работникам, так и храниться на складе. И все это субсчет 1114. Поэтому желательно выделить аналитические счета для учета таких подвидов одежды:

• 1114.1 – Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь (на складе);
• 1114.2 – Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь (в эксплуатации).

Учет спецодежды документальное оформление

Для спецодежды в составе прочих необоротных материальных активов используются те же самые первичные документы, что и для учета всех остальных основных средств, т. е. из приказа Минфина от 13.09.2016 г. № 818. Это будут:

• Акт приемки-передачи основных средств и Акт ввода в эксплуатацию основных средств – при приобретении спецодежды и выдаче ее работникам;
• Инвентарная карточка учета основных средств (для индивидуального учета спецодежды как по инвентарным, так и номенклатурным номерам) или Инвентарная карточка группового учета основных средств (если присвоен номенклатурный номер на целую группу однородных объектов) – для учета выдачи спецодежды и учета данных о ней;
• Расчет амортизации прочих необоротных материальных активов – для начисления амортизации спецодежды;
• Акт списания основных средств или Акт списания группы основных средств – при списании спецодежды.

Амортизация спецодежды в составе ПНМА

Как и все другие необоротные материальные активы спецодежда подлежит амортизации по методу 50/50 (п. 6 раздела V Методрекомендаций № 11), т. е:

• 50% износа начисляется в месяце передачи в использование;
• 50% износа – в месяце списания спецодежды.

Переоценка спецодежды не проводится.

Середня зарплата для лікарняних

За допомогою статті без труднощів обчислите середній заробіток для лікарняних. Помилково вважати, що він залежить лише від доходу працівника. Важливі й інші факти: як довго працює, чи підвищували його зарплату, коли хворів і відпочивав.

Правила обчислення

Номенклатурный номер для спецодежды

Спецодежде рекомендовано присваивать не инвентарный, а номенклатурный номер (п. 1.4 Методрекомендаций № 11). Если инвентарный индивидуален для каждого объекта основных средств, то номенклатурный может объединять целую группу объектов одинаковой номенклатуры.

Согласно п. 4. Методрекомендаций № 11 номенклатурный номер состоит:

• первые 4 знака – номер субсчета по Плану счетов;
• следующие 5 – подгруппа (может быть нулевым, если подгруппы не выделены);
• остальные знаки – порядковый номер предмета в подгруппе.

Количество знаков не ограничено. Например, брезентовый комбинезон может иметь номенклатурный номер 111412, где 1114 – номер счета, 1 – группа «спецодежда», «2» – комбинезоны.

При использовании одного номенклатурного номера на целый ряд однородных объектов лучше всего использовать Инвентарную карточку группового учета основных средств.

Налогообложение выдачи спецодежды работникам

Выдача спецодежды работнику не облагается налогом даже если это происходит сверх нормы (письмо ГФС от 07.04.2007 г. № 7308/6/99-99-15-02-15). Однако такая сверхурочная выдача спецодежды должна быть прописана в коллективном договоре. Выдача спецодежды не считается дополнительным благом для работника, а потому не облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и военным сбором (ВС) (пп. 165.1.9 Налогового кодекса Украины, далее – НКУ). Однако в Приложении 4ДФ Налогового расчета такую выдачу нужно все равно показать с признаком дохода «136» (разъяснение ГНС 103.25 ЗІР; разъяснение ГУ ГНС в Ровенской области). Этот признак означает стоимость бесплатного лечебно-профилактического питания и другого имущества, которыми работодатель обеспечивает налогоплательщика в соответствии с Законом № 2694, специальной (форменной) одежды и обуви, предоставляемых работодателем во временное пользование налогоплательщику, состоящему с ним в трудовых отношениях (пп. 165.1.9 НКУ).

При выдаче во временное пользование форменной, рабочей, спортивной и прочей одежды тоже налогообложение не наступает, так как это обусловлено выполнением им трудовых функций в соответствии с трудовым договором (контрактом) (пп. «а» пп. 164.2.17 НКУ). Однако, если такая одежда невозвращена и осталась у работника после его увольнения, то ее стоимость нужно обложить налогом и в Приложении 4ДФ показать под признаком дохода – «126» (письмо Миндоходов от 18.09.2013 г. №11298/6/99-99-17-02-01-15). Или работник в таком случае должен компенсировать его стоимость – тогда НДФЛ и ВС не удерживаются.

Выдача и списание спецодежды не лишает права на налоговый кредит по НДС. Главное, чтобы при списании в актах были выводы комиссии о непригодности ее к дальнейшему использованию.

Но все вышеуказанное касается только спецодежды (СИЗ) и в случае ее возврата работником. Налогообложение выданной одежды как дополнительного блага может наступить в следующих ситуациях:

• работник не возвращает спецодежду при увольнении. Правда, ее можно списать еще как изношенную, чтобы не взимать налоги с работника;
• выдача форменной, рабочей, спортивной и другой одежды в постоянное пользование работника.

📝 ПДВ ШПАРГАЛКИ

• Відлічуйте строк розблокування РК за новими правилами
• Чи можна включити до податкового кредиту ПН, «старшу» за 365 днів
• Чим відрізняються типи причини 04 та 13 у зведеній ПН
• Умовні коди причин коригування для РК

Начисление НДФЛ для дополнительного блага проводится с использованием натурального коэффициента. Например, если облагается одежда стоимостью 1500 грн, то НДФЛ = 1500 грн ×1,2195×0,18 = 329,27 грн. Однако ВС = 1500 грн × 0,05 = 75 грн. Их нужно удержать из зарплаты такого работника.

Учет спецодежды: проводки

Ниже приводим примеры бухгалтерских проводок по учету спецодежды бюджетного учреждения.

Пример 1. Приобретена спецодежда на сумму 180000 грн. Учреждение – неплательщик НДС.

Пример 2. Приобретена спецодежда на сумму 180000 грн, в т.ч. НДС. Учреждение – плательщик НДС.

Пример 3. Спецодежда выдана в эксплуатацию на сумму 56000 грн.

Пример 4. Списана спецодежда в сумме 20000 грн.