Спецодяг: облік та оподаткування

Спецодяг на підприємстві

Питання спецодягу постає через наявність схожих речей: форменого одягу та корпоративного (фірмового) одягу. Питання носіння спецодягу врегульовано ст. 8 Закону «Про охорону праці» від 14.10.1992 р. № 2694 (далі – Закон № 2694).

Первинні документи: що перевірять ревізори

Спецодяг – це засіб індивідуального захисту (ЗІЗ) працівника. Захист від несприятливих чинників, з якими він має справу під час роботи на підприємстві, наприклад хімічного, фізичного, біологічного, метеорологічного характеру, різного роду забрудненням.

Безоплатно забезпечити працівника спецодягом, безплатно замінити у разі зношення – це обов’язок роботодавця (ч. 1 ст. 8 Закону № 2694). Деталі використання й носіння такого одягу врегульовують:

• Перелік заходів та засобів з охорони праці, затверджений постановою КМУ від 27.06.2003 р. № 994. За ним обсяги і джерела фінансування придбання спецодягу визначаються Колективним договором;
• Мінімальні вимоги безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці, затверджений наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 р. № 1804 (далі – Вимоги № 1804);
• Норми безплатної видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, затверджений наказом від 16.04.2009 р. № 62 (далі – Норми № 62);
• внутрішні документи організації, у першу чергу колективний договір.

Обчислюємо кількість працівників для Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ

• Як заповнити оновлені рядки Податкового розрахунку
• Правила розрахунку кількості працівників

Приклади спецодягу: спеціальні захисні рукавички, фартух з нагрудником, плащ з капюшоном, берет, які відповідають ДСТУ та іншим стандартам щодо спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту (див. Норми № 62). На питання, що є, а що ні спецодягом має дати відповідь спеціаліст з охорони праці, який має бути у кожній бюджетній установі.

Увага: Вимоги безплатного забезпечення працівників одягом поширюються тільки на спецодяг, який належить до ЗІЗ, а не на спеціалізований робочий одяг.

Що не вважається спецодягом

Не належить до спецодягу будь-який одяг, який не пов’язаний з індивідуальним захистом працівника:

• формений одяг. Він показує лише приналежність до певної сфери діяльності. Як приклад, можна назвати форму поліції, армії, СБУ, Держслужби надзвичайних ситуацій («камуфляж» і т.п.), прокуратури. За ними, як правило, є галузеві нормативні документи відповідних служб і відомств щодо обов’язкового носіння такого одягу, його вигляду й правил його носіння, є внутрішньогалузеві норми його видачі. Щоправда у цих служб на випадок виконання певних робіт може бути й спецодяг, який носить ознаки й форменого одягу і спецодягу одночасно (брезентові костюми, шоломи пожежника тощо);
• спеціалізований робочий одяг. У побуті його також часто називають спецодягом. Однак відмінність від спецодягу – спеціалізований робочий одяг не належить до ЗІЗ, тобто з точки зору законодавства про охорону праці не розглядається як такий, що виконує функцію індивідуального захисту (п. 4 розділу І Вимог № 1804). Відмінність такого одягу від форменого – його носіння й вигляд не регулюється галузевою нормативкою. Як правило, такий одяг довільний і працівник сам собі його обирає. Часто він купує його за власний кошт. Приклади такого одягу: робочі комбінезони, одяг кухара, одяг будівельника, комбінезон бджоляра. Також сюди можна віднести й одяг медика: медичні халати, ковпаки, косинки тощо. Останні ні від чого медиків не захищають, а виконують більше гігієнічну функцію, цей одяг може бути довільного дизайну, тому не є ЗІЗ чи форменим одягом;
• корпоративний (фірмовий) одяг. Цей одяг вказує на приналежність працівників до певної організації. У бюджетних установ зустрічається нечасто. Корпоративним одягом можна назвати впровадження певної форми у спеціалізованих школах, гімназіях, ліцеях. Ще один приклад для бюджетної сфери – академічні мантії в університетах, наприклад чорна габардинова мантія з червоним коміром – магістерська мантія. Цей одяг відрізняється від форменого тим, що галузеві, загальні норми його носіння відсутні. Обов’язок одягати корпоративний одяг може встановлюватися внутрішніми розпорядчими документами установи або взагалі нічим – «традиціями»;
• спортивний одяг. Він також не розглядається як спецодяг, але може поєднувати в собі ознаки корпоративного одягу;
• акторський одяг у театрах, філармоніях. Такий одяг можна розглядати як різновид корпоративного (фірмового), так як його носіння не є обов’язком, а визначається вимогами режисера та бажаннями самого актора чи виконавця.

Інструкція до нових форм податкової накладної та розрахунку коригування

Стаття допоможе платникам ПДВ розібратися в змінах, які Мінфін вніс до форм податкової накладної та розрахунку коригування. Щойно вони наберуть чинності, до реєстрації в ЄРПН прийматимуть тільки податкові накладні й розрахунки коригування, складені за новими формами.

📝ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Однак щодо форменого одягу, спеціалізованого робочого одягу, корпоративного (фірмового) одягу, спортивного та акторського одягу застосовуються такі ж самі правила бухгалтерського обліку, як і для спецодягу. З економічної точки зору все це є однаковими за суттю активами. Окрім одного податкового нюансу – видача спецодягу, навіть понад норми не розглядається як додаткове благо для працівника, чого не скажеш про інший одяг. Детальніше про це – нижче.

Увага: Спецодяг, формений одяг, спеціальний робочий одяг, корпоративний (фірмовий) одяг, спортивний одяг, акторський одяг обліковуються практично однаково.

Спецодяг: який рахунок 

У бюджетних установ спецодяг обліковується на субрахунку 1114 «Білизна, постільні речі, одяг та взуття». На ньому ж обліковується й формений, спеціалізований робочий одяг, спортивний одяг та інший згаданий вище.

Виходить, що з точки зору бухгалтерського обліку спецодяг – це інший необоротний матеріальний актив у складі основних засобів, так як:

• по-перше, відповідає визначенню основних засобів у п. 4 НП(С)БОДС 121 «Основні засоби». Спецодяг – матеріальний актив, який використовується більше одного року;
• по-друге, у п. 1.2 Методичних рекомендаціях з бухгалтерського обліку основних засобів суб'єктів державного сектору (наказ Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, далі – Методрекомендації № 11) спецодяг прямо віднесено до підгрупи «білизна, постільні речі, одяг та взуття» у складі інших необоротних матеріальних активів (ІНМА). Костюм, пальто, кожух, плащ, плаття, кофта, спідниця, куртка, штани – це все спецодяг з точки зору п. 1.2 Методрекомендацій № 11.

Увага: Спецодяг у бухгалтерському обліку – це інший необоротний матеріальний актив (у складі основних засобів)

Однак, якщо спецодяг чи інші види одягу мають високу зношуваність і не витримують більше року експлуатації, то його слід віднести до МШП (субрахунок 1812 «Малоцінні швидкозношувані предмети»). У разі разового використання (медичні рукавички тощо) можливий облік і на субрахунку 1518 «Інші виробничі запаси».

З основного місця роботи на сумісництво?

• Поради для вас + зразок заповнення Додатка Д5. Ділимося! 👇

Спецодяг у бюджетній установі може бути як виданий працівникам, так і зберігатися на складі. І все це субрахунок 1114. Через це бажано виділити аналітичні рахунки для обліку таких підвидів одягу:

• 1114.1 – Білизна, постільні речі, одяг та взуття (на складі);
• 1114.2 – Білизна, постільні речі, одяг та взуття (в експлуатації).

Облік спецодягу на підприємстві: які первинні документи треба

Для спецодягу у складі інших необоротних матеріальних активів використовуються ті ж самі первинні документи, що й для обліку усіх інших основних засобів, тобто з наказу Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818. Це будуть:

• Акт приймання-передачі основних засобів та Акт введення в експлуатацію основних засобів – при придбанні спецодягу та видачі його працівникам;
• Інвентарна картка обліку основних засобів (для індивідуального обліку спецодягу як за інвентарними, так і номенклатурними номерами) або Інвентарна картка групового обліку основних засобів (якщо присвоєно номенклатурний номер на цілу групу однорідних об’єктів) – для обліку видачі спецодягу та обліку даних про нього;
• Розрахунок амортизації інших необоротних матеріальних активів – для нарахування амортизації спецодягу;
• Акт списання основних засобів чи Акт списання групи основних засобів – при списанні спецодягу.

Амортизація спецодягу у складі ІНМА

Як і всі інші необоротні матеріальні активи спецодяг підлягає амортизації за методом 50/50 (п. 6 розділу V Методрекомендацій № 11), тобто:

• 50% зносу нараховується у місяці передачі у використання;
• 50% зносу – у місяці списання спецодягу.

Переоцінка спецодягу не проводиться.

Середня зарплата для лікарняних

За допомогою статті без труднощів обчислите середній заробіток для лікарняних. Помилково вважати, що він залежить лише від доходу працівника. Важливі й інші факти: як довго працює, чи підвищували його зарплату, коли хворів і відпочивав.

Правила обчислення

Облік спецодягу на підприємстві: номенклатурний номер

Спецодягу рекомендовано присвоювати не інвентарний, а номенклатурний номер (п. 1.4 Методрекомендацій № 11). Якщо інвентарний індивідуальний для кожного об’єкта основних засобів, то номенклатурний може поєднувати цілу групу об’єктів однакової номенклатури.

Згідно п. 4. Методрекомендацій № 11 номенклатурний номер складається:

• перші 4 знаки – номер субрахунку за Планом рахунків;
• наступні 5 – підгрупа (може бути нульовим, якщо підгрупи не виділені);
• інші знаки – порядковий номер предмета у підгрупі.

Кількість знаків не обмежена. Наприклад, брезентовий комбінезон може мати номенклатурний номер 111412, де 1114 – номер рахунку, 1 – група «спецодяг», «2» – комбінезони.

При використанні одного номенклатурного номера на цілу низку однорідних об’єктів краще всього використовувати Інвентарну картку групового обліку основних засобів.

Оподаткування видачі спецодягу працівникам

Видача спецодягу працівнику не оподатковується навіть, якщо це відбувається понад норми (лист ДФС від 07.04.2007 р. № 7308/6/99-99-15-02-15). Однак така понаднормова видача спецодягу має бути прописана у колективному договорі. Видача спецодягу не вважається додатковим благом для працівника, а тому не оподатковується податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) і військовим збором (ВЗ) (пп. 165.1.9 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). Однак у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку таку видачу треба все одно показати від ознакою доходу «136» (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР; роз’яснення ГУ ДПС у Рівненській області). Ця ознака означає вартість безоплатного лікувально-профілактичного харчування та іншого майна, якими роботодавець забезпечує платника податку відповідно до Закону № 2694, спеціального (форменого) одягу та взуття, що надаються роботодавцем у тимчасове користування платнику податку, який перебуває з ним у трудових відносинах (пп. 165.1.9 ПКУ).

При видачі у тимчасове користування форменого, робочого, спортивного та іншого одягу теж оподаткування не настає, так як це обумовлено виконанням ним трудових функцій відповідно до трудового договору (контракту) (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). Однак, якщо такий одяг неповернутий та залишився у працівника після його звільнення, то його вартість треба оподаткувати й у Додатку 4ДФ показати під ознакою доходу – «126» (лист Міндоходів від 18.09.2013 р. №11298/6/99-99-17-02-01-15). Або працівник у такому разі має компенсувати його вартість – тоді ПДФО та ВЗ не утримуються.

Видача і списання спецодягу не позбавляє права на податковий кредит з ПДВ. Головне, щоб при списанні в актах були висновки комісії про непридатність його до подальшого використання.

Але все вищезазначене стосується лише спецодягу (ЗІЗ) і у разі його повернення працівником. Оподаткування виданого одягу як додаткового блага може настати в наступних ситуаціях:

• працівник не повертає спецодяг при звільненні. Щоправда його можна списати ще як зношений, щоб не стягувати податки з працівника;
• видача форменого, робочого, спортивного та іншого одягу у постійне користування працівника.

📝 ПДВ ШПАРГАЛКИ

• Відлічуйте строк розблокування РК за новими правилами
• Чи можна включити до податкового кредиту ПН, «старшу» за 365 днів
• Чим відрізняються типи причини 04 та 13 у зведеній ПН
• Умовні коди причин коригування для РК

Нарахування ПДФО для додаткового блага проводиться з використання натурального коефіцієнта. Наприклад, якщо оподатковується одяг вартістю 1500 грн, то ПДФО = 1500 грн ×1,2195×0,18 = 329,27 грн. Однак ВЗ = 1500 грн × 0,05 = 75 грн. Їх треба утримати з зарплати такого працівника.

Бухгалтерський облік спецодягу

Нижче наводимо приклади бухгалтерських проведень з обліку спецодягу бюджетної установи.

Приклад 1. Придбано спецодяг на суму 180000 грн. Установа – неплатник ПДВ.

Приклад 2. Придбано спецодяг на суму 180000 грн, у т.ч. ПДВ. Установа – платник ПДВ.

Приклад 3. Спецодяг видано в експлуатацію на суму 56000 грн.

Приклад 4. Списано спецодяг у сумі 20000 грн.