бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Забезпечити працівників спецодягом – це обов’язок, який покладається на роботодавця. Належним чином відобразити його надходження, використання та списання у бухгалтерському обліку – це обов’язок, який покладається на бухгалтера. Тема сьогоднішньої консультації – облік спецодягу у бюджетних установах.
Спецодяг – це засіб індивідуального захисту (ЗІЗ) працівника. Захист від несприятливих чинників, з якими він має справу під час роботи на підприємстві, наприклад хімічного, фізичного, біологічного, метеорологічного характеру, різного роду забрудненням.
Безоплатно забезпечити працівника спецодягом, безплатно замінити у разі зношення – це обов’язок роботодавця (ч. 1 ст. 8 Закону № 2694). Деталі використання й носіння такого одягу врегульовують:
Перелік заходів та засобів з охорони праці, затверджений постановою КМУ від 27.06.2003 р. № 994. За ним обсяги і джерела фінансування придбання спецодягу визначаються Колективним договором;
Приклади спецодягу: спеціальні захисні рукавички, фартух з нагрудником, плащ з капюшоном, берет, які відповідають ДСТУ та іншим стандартам щодо спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту (див. Норми № 62). На питання, що є, а що ні спецодягом має дати відповідь спеціаліст з охорони праці, який має бути у кожній бюджетній установі.
Увага: Вимоги безплатного забезпечення працівників одягом поширюються тільки на спецодяг, який належить до ЗІЗ, а не на спеціалізований робочий одяг.
Не належить до спецодягу будь-який одяг, який не пов’язаний з індивідуальним захистом працівника:
формений одяг. Він показує лише приналежність до певної сфери діяльності. Як приклад, можна назвати форму поліції, армії, СБУ, Держслужби надзвичайних ситуацій («камуфляж» і т.п.), прокуратури. За ними, як правило, є галузеві нормативні документи відповідних служб і відомств щодо обов’язкового носіння такого одягу, його вигляду й правил його носіння, є внутрішньогалузеві норми його видачі. Щоправда у цих служб на випадок виконання певних робіт може бути й спецодяг, який носить ознаки й форменого одягу і спецодягу одночасно (брезентові костюми, шоломи пожежника тощо);
спеціалізований робочий одяг. У побуті його також часто називають спецодягом. Однак відмінність від спецодягу – спеціалізований робочий одяг не належить до ЗІЗ, тобто з точки зору законодавства про охорону праці не розглядається як такий, що виконує функцію індивідуального захисту (п. 4 розділу І Вимог № 1804). Відмінність такого одягу від форменого – його носіння й вигляд не регулюється галузевою нормативкою. Як правило, такий одяг довільний і працівник сам собі його обирає. Часто він купує його за власний кошт. Приклади такого одягу: робочі комбінезони, одяг кухара, одяг будівельника, комбінезон бджоляра. Також сюди можна віднести й одяг медика: медичні халати, ковпаки, косинки тощо. Останні ні від чого медиків не захищають, а виконують більше гігієнічну функцію, цей одяг може бути довільного дизайну, тому не є ЗІЗ чи форменим одягом;
корпоративний (фірмовий) одяг. Цей одяг вказує на приналежність працівників до певної організації. У бюджетних установ зустрічається нечасто. Корпоративним одягом можна назвати впровадження певної форми у спеціалізованих школах, гімназіях, ліцеях. Ще один приклад для бюджетної сфери – академічні мантії в університетах, наприклад чорна габардинова мантія з червоним коміром – магістерська мантія. Цей одяг відрізняється від форменого тим, що галузеві, загальні норми його носіння відсутні. Обов’язок одягати корпоративний одяг може встановлюватися внутрішніми розпорядчими документами установи або взагалі нічим – «традиціями»;
спортивний одяг. Він також не розглядається як спецодяг, але може поєднувати в собі ознаки корпоративного одягу;
акторський одяг у театрах, філармоніях. Такий одяг можна розглядати як різновид корпоративного (фірмового), так як його носіння не є обов’язком, а визначається вимогами режисера та бажаннями самого актора чи виконавця.
Однак щодо форменого одягу, спеціалізованого робочого одягу, корпоративного (фірмового) одягу, спортивного та акторського одягу застосовуються такі ж самі правила бухгалтерського обліку, як і для спецодягу. З економічної точки зору все це є однаковими за суттю активами. Окрім одного податкового нюансу – видача спецодягу, навіть понад норми не розглядається як додаткове благо для працівника, чого не скажеш про інший одяг. Детальніше про це – нижче.
Увага: Спецодяг, формений одяг, спеціальний робочий одяг, корпоративний (фірмовий) одяг, спортивний одяг, акторський одяг обліковуються практично однаково.
На якому рахунку обліковувати спецодяг
У бюджетних установ спецодяг обліковується на субрахунку 1114 «Білизна, постільні речі, одяг та взуття». На ньому ж обліковується й формений, спеціалізований робочий одяг, спортивний одяг та інший згаданий вище.
Виходить, що з точки зору бухгалтерського обліку спецодяг – це інший необоротний матеріальний актив у складі основних засобів, так як:
по-перше, відповідає визначенню основних засобів у п. 4 НП(С)БОДС 121 «Основні засоби». Спецодяг – матеріальний актив, який використовується більше одного року;
по-друге, у п. 1.2 Методичних рекомендаціях з бухгалтерського обліку основних засобів суб'єктів державного сектору (наказ Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, далі – Методрекомендації № 11) спецодяг прямо віднесено до підгрупи «білизна, постільні речі, одяг та взуття» у складі інших необоротних матеріальних активів (ІНМА). Костюм, пальто, кожух, плащ, плаття, кофта, спідниця, куртка, штани – це все спецодяг з точки зору п. 1.2 Методрекомендацій № 11.
Увага: Спецодяг у бухобліку – це інший необоротний матеріальний актив (у складі основних засобів)
Однак, якщо спецодяг чи інші види одягу мають високу зношуваність і не витримують більше року експлуатації, то його слід віднести до МШП (субрахунок 1812 «Малоцінні швидкозношувані предмети»). У разі разового використання (медичні рукавички тощо) можливий облік і на субрахунку 1518 «Інші виробничі запаси».
Спецодяг у бюджетній установі може бути як виданий працівникам, так і зберігатися на складі. І все це субрахунок 1114. Через це бажано виділити аналітичні рахунки для обліку таких підвидів одягу:
1114.1 – Білизна, постільні речі, одяг та взуття (на складі);
1114.2 – Білизна, постільні речі, одяг та взуття (в експлуатації).
Для спецодягу у складі інших необоротних матеріальних активів використовуються ті ж самі первинні документи, що й для обліку усіх інших основних засобів, тобто з наказу Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818. Це будуть:
Інвентарна картка обліку основних засобів (для індивідуального обліку спецодягу як за інвентарними, так і номенклатурними номерами) або Інвентарна картка групового обліку основних засобів (якщо присвоєно номенклатурний номер на цілу групу однорідних об’єктів) – для обліку видачі спецодягу та обліку даних про нього;
Спецодягу рекомендовано присвоювати не інвентарний, а номенклатурний номер (п. 1.4 Методрекомендацій № 11). Якщо інвентарний індивідуальний для кожного об’єкта основних засобів, то номенклатурний може поєднувати цілу групу об’єктів однакової номенклатури.
Згідно п. 4. Методрекомендацій № 11 номенклатурний номер складається:
перші 4 знаки – номер субрахунку за Планом рахунків;
наступні 5 – підгрупа (може бути нульовим, якщо підгрупи не виділені);
інші знаки – порядковий номер предмета у підгрупі.
Кількість знаків не обмежена. Наприклад, брезентовий комбінезон може мати номенклатурний номер 111412, де 1114 – номер рахунку, 1 – група «спецодяг», «2» – комбінезони.
Видача спецодягу працівнику не оподатковується навіть, якщо це відбувається понад норми (лист ДФС від 07.04.2007 р. № 7308/6/99-99-15-02-15). Однак така понаднормова видача спецодягу має бути прописана у колективному договорі. Видача спецодягу не вважається додатковим благом для працівника, а тому не оподатковується ПДФО і військовим збором (пп. 165.1.9 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). Однак у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку таку видачу треба все одно показати від ознакою доходу «136» (роз’яснення ДПС у ЗІР 103.25).
При видачі у тимчасове користування форменого, робочого, спортивного та іншого одягу теж оподаткування не настає, так як це обумовлено виконанням ним трудових функцій (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). Але теж у Додатку 4ДФ треба показати, але під ознакою доходу «14».
Видача і списання спецодягу не позбавляє права на податковий кредит з ПДВ. Головне, щоб при списанні в актах були висновки комісії про непридатність його до подальшого використання.
Але все вищезазначене стосується лише спецодягу (ЗІЗ) і у разі його повернення працівником. Оподаткування виданого одягу як додаткового блага може настати в наступних ситуаціях:
працівник не повертає спецодяг при звільненні. Щоправда його можна списати ще як зношений, щоб не стягувати податки з працівника;
видача форменого, робочого, спортивного та іншого одягу у постійне користування працівника.
Нарахування ПДФО для додаткового блага проводиться з використання натурального коефіцієнта. Наприклад, якщо оподатковується одяг вартістю 1500 грн, то ПДФО = 1500×1,2195×0,18 = 329,27 грн. Однак військовий збір = 1500×0,015 = 22,50 грн. Їх треба утримати з зарплати такого працівника.
