Головний документ для звільнення померлого – свідоцтво про смерть. Допоки його немає, то й не можна звільнити померлого працівника. Документ, що підтверджує смерть, мають надати родичі працівника. Про родичів можете дізнатися з особової картки працівника – типової форми № П-2.
Звільнити померлого працівника можна лише після того, як отримали свідоцтво про смерть або рішення суду.
Свідоцтво про смерть видає орган держреєстрації актів цивільного стану.
Працівник зник безвісти
Інша ситуація, коли працівник зник безвісти, – тоді його смерть визнають на підставі судового рішення (ст. 46 Цивільного кодексу України,далі – ЦКУ).
Людину визнають такою, що пропала безвісти:
у загальному випадку – за 3 роки;
після закінчення військових дій – 2 роки;
за наявності певних обставин, що дають змогу припустити її смерть, – 6 місяців;
після надзвичайної ситуації техногенного чи природного характеру — 1 місяць.
трудову книжку, тобто роблять у ній відповідний запис.
Розберемо тепер кожний з цих кроків.
Як оформити табель за померлим працівником
Цивільно-правові відносини між роботодавцем і працівником припиняють у день його смерті, оскільки в цей день зникає цивільна правоздатність однієї зі сторін відносин.
Щоб належно оформити у табелі обліку робочого часу період між датою, коли працівник фактично помер, і датою наказу про його звільнення, застосовуються літерні коди, які наведено у таблиці нижче.
ЛІТЕРНІ КОДИ ДЛЯ ПОЗНАЧЕННЯ ВІДСУТНОСТІ ПРАЦІВНИКА, ЯКЩО ВІН ПОМЕР ЧИ ЗНИК БЕЗВІСТИ
Код у табелі
Пояснення
літерний код «І» або цифровий код «30»
дні неявки позначаються через причину «Інші причини нез’явлень», якщо існує інформація, що працівник помер, і установа очікує, коли родичі нададуть свідоцтво про смерть
літерний код «НЗ» або цифровий код «28»
дні неявки позначаються через причину «Нез’явлення з нез’ясованих причин», якщо працівник зник безвісти
Як оформити наказ про звільнення померлого працівника
Після отримання документа, що підтверджує смерть працівника, керівник має видати наказ/розпорядження про його звільнення (припинення трудових відносин з ним). У наказі зазначається причина звільнення, наприклад:
«Робота двірника (ПІБ) припинена (дата) у зв’язку зі смертю.»
або
«Робота двірника (ПІБ) припинена (дата) у зв’язку з тим, що суд визнав його таким, що помер.»
Дата припинення трудових відносин у наказі має збігатися з датою, що зазначена в підтвердному документі (свідоцтві про смерть або рішення суду).
У трудовій книжці померлого працівника робляться записи, які наведено у таблиці нижче.
ЗАПОВНЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ ПОМЕРЛОГО ПРАЦІВНИКА
Місце запису у трудовій книжці
Пояснення, приклад запису
у графі 2
(колонка «Дата»)
Вноситься дата здійснення запису – це дата видачі наказу про звільнення
графа 3
Здійснюється запис «Робота припинена (дата) у зв’язку зі смертю» – ставиться дата смерті зі свідоцтва про смерть
графа 4
Вказується дата і номер наказу про звільнення працівника
Трудову книжку видайте найближчим родичам під підпис або на їх прохання надішліть поштою (п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінʼюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58, далі – Інструкція № 58). Для цього родичі мають подати заяву на ім’я керівника, а також надати документи, що підтверджують:
смерть працівника;
спорідненість із померлим працівником.
Якщо по трудову книжку ніхто не звернувся, зберігайте її впродовж 50 років. Після спливу цього строку трудову можна знищити (п. 6.2 Інструкції № 58).
Дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть, буде датою припинення трудового договору незалежно від:
дати, коли видали наказ;
того, чи працював померлий у цей день (перебував у відпустці, хворів тощо).
Такої позиції дотримує Мінсоцполітики у своєму листі від 10.06.2015 р. № 230/06/186-15.
Якщо працівник помер у вихідний, під час відпустки чи хвороби, то датою припинення трудового договору вважається дата смерті.
Днем звільнення вважають останній день роботи (п. 2.26 Інструкції № 58). Якщо смерть працівника настала в робочий день чи після того, як він завершився, саме цей день має бути днем припинення трудового договору.
Якщо працівник помер під час відпустки, хвороби чи в день, коли за графіком роботи в нього був вихідний, датою припинення трудового договору вважається дата смерті, а не фактичний останній день роботи. Інакше вийде, що трудовий договір припинили раніше, ніж для цього виникла підстава.
Усі виплати, що нарахували померлому працівникові, оподатковуються в загальному порядку. Тобто потрібно утримати з них ПДФО, військовий збір та нарахувати на них ЄСВ
Якщо листок непрацездатності померлого оформлений як належить, то слід оплатити й його. Закон не передбачає обмежень щодо оплати лікарняних у разі смерті застрахованої особи. До дати припинення трудових відносин працівник був застрахованою особою, тому треба нарахувати лікарняні. Виплати у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю нараховуються за весь період хвороби, у т. ч. за день смерті (лист ФСС від 12.02.2015 № 5.2-32-316).
Якщо працівник не встиг подати паперовий листок непрацездатності особисто, це можуть зробити його родичі. З е-лікарняними такої проблеми не виникає.
Строк звернення застрахованих осіб, щоб отримати матеріальне забезпечення, обмежений 6 календарними місяцями із дня відновлення працездатності закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, смерті застрахованої особи або члена сім’ї, який перебував на її утриманні (ч. 5 ст. 24 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105, далі – Закон № 1105).
Лікарняні, нараховані працівникові, яких він не отримав у зв’язку зі смертю, виплачують членам сім’ї, які мешкали разом із ним, або спадкоємцям (ч. 4 ст. 24 Закону № 1105). Лікарняні зможете виплатити членові сім’ї або спадкоємцю померлого лише після того, як на спецрахунок організації надійдуть кошти від Фонду.
