Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати

1867

⭐ Дізнавайтеся про зміни першими. Додайте «Бухгалтерію для бюджету та ОМС» в улюблені Google, щоб не пропустити найсвіжіші новини та роз’яснення

Автор
Ірина Чигир
шеф-редактор «Експертус Головбух Бюджет»
Казначейство роз’яснило порядок відшкодування витрат працівнику, який оплатив товари чи послуги для установи власними коштами.

Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати Заповнюємо Об’єднану звітність за новою формою із 17 липня 2026-го

Казначейство у листі від 27.08.2025 № 12-12-12/18764 наголошує, законодавство прямо не передбачає обов’язку працівника фінансувати витрати установи. Проте на практиці бувають ситуації, коли це необхідно — наприклад, термінова оплата адміністративного збору за державну реєстрацію змін у ЄДР.

У такому випадку працівник має право на компенсацію всіх підтверджених витрат. Це відповідає вимогам ст. 1159 і 1160 Цивільного кодексу України, які зобов’язують організацію відшкодувати витрати, якщо придбані товари/послуги своєчасно оприбутковані й відображені в бухобліку.

Щоб оформити відшкодування:

  1. працівник складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
  1. додає всі підтвердні документи (чеки, квитанції тощо);
  2. установа відшкодовує витрати після перевірки та відображення в обліку.

Строки відшкодування законом не визначені. Згідно з ч. 2 ст. 530 ЦКУ, працівник може вимагати повернення коштів у будь-який час після подання Звіту.

КЕКВ обирають за економічною суттю витрат.

Наприклад: якщо працівник оплатив адміністративний збір, компенсація здійснюється за КЕКВ 2800 «Інші поточні видатки».

Тож якщо працівник змушений оплатити витрати за власний рахунок, установа має їх компенсувати. Для цього потрібен Звіт і підтвердні документи. Але бухгалтерам варто пам’ятати: такі випадки повинні залишатися поодинокими.

додаток
Теми:
Бюджетний процес ... всі

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Благодійна допомога ОМС

Стаття присвячена питанню законного способу отримання благодійної допомоги органами місцевого самоврядування
23445

Мінімальна зарплата у 2027 році

Із 1 січня 2027 року мінімальну зарплату пропонують встановити у розмірі 9 546 грн. Таке зростання мінімалки заклав Мінфін у ході підготовки Бюджетної декларації на 2027–2029 роки та проєкту закону про Державний бюджет України на 2027 рік. На що вплине зміна мінімальної зарплати — розповідаємо у статті
475

Платні послуги бюджетних установ

Бюджетні установи хоча й знаходяться на державному утриманні, але мають право, а часто й нагальну необхідність заробляти шляхом надання платних послуг. В консультації про те, якими можуть бути ці послуги, правила їхнього надання, ціноутворення, оподаткування, застосування РРО та відображення в бухгалтерських проведеннях
35850

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді