Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати

2141

⭐ Дізнавайтеся про зміни першими. Додайте «Бухгалтерію для бюджету та ОМС» в улюблені Google, щоб не пропустити найсвіжіші новини та роз’яснення

Автор
Ірина Чигир
шеф-редактор «Експертус Головбух Бюджет»
Казначейство роз’яснило порядок відшкодування витрат працівнику, який оплатив товари чи послуги для установи власними коштами.

Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати Як повідомити ДПС про знищене або пошкоджене майно

Казначейство у листі від 27.08.2025 № 12-12-12/18764 наголошує, законодавство прямо не передбачає обов’язку працівника фінансувати витрати установи. Проте на практиці бувають ситуації, коли це необхідно — наприклад, термінова оплата адміністративного збору за державну реєстрацію змін у ЄДР.

У такому випадку працівник має право на компенсацію всіх підтверджених витрат. Це відповідає вимогам ст. 1159 і 1160 Цивільного кодексу України, які зобов’язують організацію відшкодувати витрати, якщо придбані товари/послуги своєчасно оприбутковані й відображені в бухобліку.

Щоб оформити відшкодування:

  1. працівник складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
  1. додає всі підтвердні документи (чеки, квитанції тощо);
  2. установа відшкодовує витрати після перевірки та відображення в обліку.

Строки відшкодування законом не визначені. Згідно з ч. 2 ст. 530 ЦКУ, працівник може вимагати повернення коштів у будь-який час після подання Звіту.

КЕКВ обирають за економічною суттю витрат.

Наприклад: якщо працівник оплатив адміністративний збір, компенсація здійснюється за КЕКВ 2800 «Інші поточні видатки».

Тож якщо працівник змушений оплатити витрати за власний рахунок, установа має їх компенсувати. Для цього потрібен Звіт і підтвердні документи. Але бухгалтерам варто пам’ятати: такі випадки повинні залишатися поодинокими.

додаток
Теми:
Бюджетний процес ... всі

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Субвенція місцевим бюджетам

Субвенція — це виплата із державного бюджету місцевим бюджетам, яку надають лише на конкретні цілі. На що вона виділяється щороку — у цьому огляді
86267

Реєстраційна картка учасника бюджетного процесу в ІАС «LOGICA» — заповнення з експертом

У консультації про заповнення електронної форми реєстраційної картки, яка використовується для реєстрації учасників бюджетного процесу. Розглянемо, хто і який розділ заповнює та як заповнити кожне поле форми
4058

Місцеві бюджети 2027: доходи та видатки

Місцеві бюджети — це основа фінансової автономії громад. У 2027 році принципи формування доходів і видатків залишаються стратегічно важливими. У статті пояснюємо, з чого складаються доходи місцевих бюджетів, як відбувається розподіл коштів та на що саме спрямовують видатки
65559

Кошторис бюджетної установи: як заповнити, внести зміни та відзвітувати

Кошторис — це головний плановий документ бюджетної установи. Без нього витрачання бюджетних коштів стає нецільовим. Тому складати кошторис бюджетної установи — важливий процес, за якого норми закону потрібно чітко дотримати, а всі витрати-доходи перерахувати.
207215

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді