Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати

2015

⭐ Дізнавайтеся про зміни першими. Додайте «Бухгалтерію для бюджету та ОМС» в улюблені Google, щоб не пропустити найсвіжіші новини та роз’яснення

Автор
Ірина Чигир
шеф-редактор «Експертус Головбух Бюджет»
Казначейство роз’яснило порядок відшкодування витрат працівнику, який оплатив товари чи послуги для установи власними коштами.

Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати Заміна вікон після обстрілів: документи та бухоблік

Казначейство у листі від 27.08.2025 № 12-12-12/18764 наголошує, законодавство прямо не передбачає обов’язку працівника фінансувати витрати установи. Проте на практиці бувають ситуації, коли це необхідно — наприклад, термінова оплата адміністративного збору за державну реєстрацію змін у ЄДР.

У такому випадку працівник має право на компенсацію всіх підтверджених витрат. Це відповідає вимогам ст. 1159 і 1160 Цивільного кодексу України, які зобов’язують організацію відшкодувати витрати, якщо придбані товари/послуги своєчасно оприбутковані й відображені в бухобліку.

Щоб оформити відшкодування:

  1. працівник складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
  1. додає всі підтвердні документи (чеки, квитанції тощо);
  2. установа відшкодовує витрати після перевірки та відображення в обліку.

Строки відшкодування законом не визначені. Згідно з ч. 2 ст. 530 ЦКУ, працівник може вимагати повернення коштів у будь-який час після подання Звіту.

КЕКВ обирають за економічною суттю витрат.

Наприклад: якщо працівник оплатив адміністративний збір, компенсація здійснюється за КЕКВ 2800 «Інші поточні видатки».

Тож якщо працівник змушений оплатити витрати за власний рахунок, установа має їх компенсувати. Для цього потрібен Звіт і підтвердні документи. Але бухгалтерам варто пам’ятати: такі випадки повинні залишатися поодинокими.

додаток
Теми:
Бюджетний процес ... всі

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Як підготувати бюджетний запит на 2027 рік

Бюджетний запит — це початок циклу щорічного бюджетного процесу. Як його готувати при складанні проєктів місцевих бюджетів, якими правилами та нормативними документами керуватися, про інструкцію з підготовки бюджетних запитів, типовий перелік результативних показників, типові недоліки підготовки бюджетних запитів — питання цього огляду
60928

Бюджетні орієнтири — 2027: мінімальна зарплата, прожитковий мінімум та ЄТС

Уряд опрацював орієнтовні базові соціальні стандарти та гарантії в оплаті праці на 2027 рік. Ключовими регуляторами розрахунку видатків на оплату праці працівників бюджетної сфери, нарахування соціальних виплат, пенсій та податкових навантажень традиційно залишаються мінімальна зарплата, прожитковий мінімум та посадовий оклад працівника першого тарифного розряду Єдиної тарифної сітки (ЄТС)
1949

Програмно-цільовий метод: як застосувати на практиці

В основу процесу складання місцевих бюджетів, їхнього виконання та звітування покладений програмно-цільовий метод (ПЦМ). Що це таке та яка бюджетна документація з цим методом пов’язана — у цьому огляді
13058

Благодійна допомога ОМС

Стаття присвячена питанню законного способу отримання благодійної допомоги органами місцевого самоврядування
24078

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді