Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати

1465

Блок під заголовком новини 1 Підпишіться на Telegram-канал Головбух Бюджет. Новини! Тримаємо руку на пульсі усіх змін без паніки та зайвої води

Автор
Ірина Чигир
шеф-редактор «Експертус Головбух Бюджет»
Казначейство роз’яснило порядок відшкодування витрат працівнику, який оплатив товари чи послуги для установи власними коштами.

Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати Посадові оклади за ЄТС 2026: таблиці + підказки

Казначейство у листі від 27.08.2025 № 12-12-12/18764 наголошує, законодавство прямо не передбачає обов’язку працівника фінансувати витрати установи. Проте на практиці бувають ситуації, коли це необхідно — наприклад, термінова оплата адміністративного збору за державну реєстрацію змін у ЄДР.

У такому випадку працівник має право на компенсацію всіх підтверджених витрат. Це відповідає вимогам ст. 1159 і 1160 Цивільного кодексу України, які зобов’язують організацію відшкодувати витрати, якщо придбані товари/послуги своєчасно оприбутковані й відображені в бухобліку.

Щоб оформити відшкодування:

  1. працівник складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
  1. додає всі підтвердні документи (чеки, квитанції тощо);
  2. установа відшкодовує витрати після перевірки та відображення в обліку.

Строки відшкодування законом не визначені. Згідно з ч. 2 ст. 530 ЦКУ, працівник може вимагати повернення коштів у будь-який час після подання Звіту.

КЕКВ обирають за економічною суттю витрат.

Наприклад: якщо працівник оплатив адміністративний збір, компенсація здійснюється за КЕКВ 2800 «Інші поточні видатки».

Тож якщо працівник змушений оплатити витрати за власний рахунок, установа має їх компенсувати. Для цього потрібен Звіт і підтвердні документи. Але бухгалтерам варто пам’ятати: такі випадки повинні залишатися поодинокими.

додаток
Теми:
Бюджетний процес ... всі

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Бюджетна програма і програмна класифікація видатків 2026: як не помилитись

Програмна класифікація видатків — основа для правильного формулювання бюджетної програми. У статті пояснимо, як правильно визначити код бюджетної програми у 2026 році та код відповідних підпрограм, як сформулювати назву.
17864

Як провести видатки з благоустрою території

Висадка квітів до свята, озеленення території, вивезення сміття, косіння трави, облаштування автобусних зупинок та інші заходи з утримання території у належному стані. Усі ці заходи з благоустрою потребують належного проведення видатків. Якими вони бувають, їхні КЕКВ, бухгалтерські рахунки та облік — у консультації
21593

Кошторис 2026: як заповнити, внести зміни та відзвітувати

Кошторис — це головний плановий документ бюджетної установи. Без нього витрачання бюджетних коштів стає нецільовим. Тому складати кошторис бюджетної установи — важливий процес, за якого норми закону потрібно чітко дотримати, а всі витрати-доходи перерахувати.
202682

ІАС «LOGICA» методичні рекомендації

Впровадження інформаційно-аналітичної системи управління плануванням та виконанням місцевих бюджетів дозволило оперативно взаємодіяти Мінфіну, ДПС, Казначейству, ОМС та учасникам бюджетного процесу на місцевому рівні. Як і будь-яка інша ІАС має свої правила реєстрації, перереєстрації, взаємодії її учасників. Розглянемо що таке ІАС «LOGICA», які правила встановлені щодо реєстрації та взаємодії користувачів та які НПА при цьому потрібно враховувати, які ІАС «LOGICA» рекомендації використовувати
23423

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді