Працівник оплатив витрати установи власним коштом: чи можна відшкодовувати

Як із 1 липня 2026 року роботодавців перевірятимуть щодо нормативу

Казначейство у листі від 27.08.2025 № 12-12-12/18764 наголошує, законодавство прямо не передбачає обов’язку працівника фінансувати витрати установи. Проте на практиці бувають ситуації, коли це необхідно — наприклад, термінова оплата адміністративного збору за державну реєстрацію змін у ЄДР.

У такому випадку працівник має право на компенсацію всіх підтверджених витрат. Це відповідає вимогам ст. 1159 і 1160 Цивільного кодексу України, які зобов’язують організацію відшкодувати витрати, якщо придбані товари/послуги своєчасно оприбутковані й відображені в бухобліку.

Щоб оформити відшкодування:

1. працівник складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;

2. додає всі підтвердні документи (чеки, квитанції тощо);
3. установа відшкодовує витрати після перевірки та відображення в обліку.

Строки відшкодування законом не визначені. Згідно з ч. 2 ст. 530 ЦКУ, працівник може вимагати повернення коштів у будь-який час після подання Звіту.

КЕКВ обирають за економічною суттю витрат.

Наприклад: якщо працівник оплатив адміністративний збір, компенсація здійснюється за КЕКВ 2800 «Інші поточні видатки».

Тож якщо працівник змушений оплатити витрати за власний рахунок, установа має їх компенсувати. Для цього потрібен Звіт і підтвердні документи. Але бухгалтерам варто пам’ятати: такі випадки повинні залишатися поодинокими.