Змінився керівник — як підписати податкові накладні

Окреслюємо межі відповідальності уповноваженої особи та керівника

Платник ПДВ звернувся за індивідуальною податковою консультацією з питання як без порушень зареєструвати податкові накладні на податкові зобов’язання, що виникли 14.10.2025 року, коли був чинний підписант попередній керівник, маючи сертифікат електронного підпису нового керівника після 14.10.2025.

В ІПК від 21.11.2025 № 6221/ІПК/99-00-12-02-05 податківці зазначили, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник ПДВ зобов’язаний:

• скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі — КЕП), уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII;
• зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН).

Вимоги щодо накладення кваліфікованого електронного підпису, у тому числі щодо делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платника податку визначені пунктом 10 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246 (далі — Порядок № 1246).

Так, до ЄРПН приймають податкову накладну та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням:

• КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або КЕП керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
• КЕП постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем (пункт 10 Порядку № 1246).

Після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки, у тому числі чинності КЕП, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податків такої податкової накладної та/або розрахунку коригування (п. 12 Порядку № 1246).

Перевірка набуття права складання та підписання податкової накладної  відповідальними особами платника ПДВ здійснюється на підставі отриманих даних про:

• керівника платника ПДВ відповідно до даних  Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
• головного бухгалтера відповідно до поданої до ДПС заяви за формою:
• 1-ОПП;
• уповноваженої особи відповідно до поданого повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (за формою визначеною Порядком № 557), яким керівником платника ПДВ уповноважено таку особу на підписання податкової накладної.

За результатами перевірок формується квитанція про прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування.

У разі надсилання на реєстрацію до ЄРПН посадовою особою податкових накладних, які складені посадовою/уповноваженою особою з накладенням КЕП, податкові накладні приймаються до реєстрації, за умови проходження всіх обов’язкових перевірок.