Податкова накладна 2024: порядок заповнення

ТАБЛИЦЯ-ДОВІДНИК ДЛЯ ЗАПОВНЕННЯ ЛІВОГО ВЕРХНЬОГО КУТКА ПН*

Поле «Зведена податкова накладна»

Поле «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини»**

цифрові коди типів зведеної ПН (див. п. 11 Порядку № 1307):

• «1» ­– це «компенсуючі» ПН у разі нарахування ПЗ відповідно до п. 198.5 ПКУ;
• «2» – це теж «компенсуючі» ПН у разі нарахування ПЗ відповідно до п. 199.1 ПКУ («розподіл» ПДВ);
• «3» – у разі складання зведених ПН на суму перевищення мінімальної бази оподаткування ПДВ над фактичною ціною постачання (особливості заповнення яких викладені у п. 15 Порядку № 1307);
• «4» – у разі складання зведених ПН на ритмічні постачання (особливості заповнення яких викладені у п. 19 Порядку № 1307)

цифрові коди типів причин невидачі ПН покупцю такі (див. пп. 10-15 Порядку № 1307):

• «01» – на суму збільшення компенсації вартості поставлених товарів/послуг
• «02» – на постачання неплатнику податку;
• «03» – на постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізособам, які перебувають у трудових відносинах із платником податку;
• «04» – на постачання у межах балансу для невиробничого використання;
• «05» – у зв’язку з ліквідацією ОЗ за самостійним рішенням платника податку;
• «06» – у зв’язку з переведенням виробничих ОЗ до складу невиробничих;
• «07» – на операції з вивезення товарів за межі митної території України;
• «08» – на постачання для операцій, які не є об'єктом оподаткування ПДВ;
• «09» – на постачання для операцій, які звільнені від оподаткування ПДВ;
• «10» – з метою визначення при анулюванні реєстрації платника податку ПЗ за товарами/послугами, необоротними активами, суми податку за якими були включені до складу ПК та не були використані в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності;
• «11» – за щоденними підсумками операцій;
• «12» – на постачання неплатнику, в якій зазначається назва покупця;
• «13» – у зв’язку з використанням виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності;
• «14» – ПН складена отримувачем (покупцем) послуг від нерезидента;
• «15» – на суму перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і ст. 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання;
• «21» – на постачання послуг отримувачу (покупцю) нерезиденту, місце постачання яких розташоване на митній території України

* ПЗ ­= податкові зобов’язання, ПК ­= податковий кредит;

** для ПН всього 16 типів причин невидачі. Однак ще є тип причини «20», але він використовується лише у РК (п. 24 Порядку № 1307)

ЗАПОВНЕННЯ НОМЕРА ПН І ДАТИ СКЛАДАННЯ ПН

Поле

Як заповнити

дата складання

зазначається дата, коли виникають податкові зобов’язання. Здебільшого, це дата першої з двох подій: отримання від покупця попередньої оплати або її частини (1) або відвантаження йому товарів, надання послуг (2). В інших випадках це може бути дата, коли отримали кошти від покупця (при використанні касового методу), дата оформлення митної декларації (у разі експорту), останній день місяця (для зведених ПН). Дату складання ПН записується у такій послідовності: день місяця (перші 2 цифри), місяць (наступні 2 цифри), рік (4 останні цифри). Ніяких крапок, ком та інших розділових знаків у даті не ставиться (п. 5 Порядку № 1307)

податковий номер (до знака «/»)

у першій частині (до знака дробу «/») ставиться порядковий номер ПН. Цей цифровий номер відповідає послідовному номеру ПН, що складаються впродовж певного періоду. Нумерація ведеться у довільній формі. Можна її починати навіть щомісяця з одиниці або робити наскрізну нумерацію впродовж всього року. Головна умова – порядковий номер має містити лише цифри, тобто літери чи інші символи неприпустимі.

Щодо податкового номера також зверніть увагу також на такі правила:

• порядковий номер ПН не може починатися на «0»
• якщо в ньому менше ніж 7 цифр, то незаповнені комірки залишаються порожніми, а самі цифри номера розміщуються справа, тобто порожніми залишаються ліві клітинки;
• не можна складати за однією датою кілька ПН з однаковим порядковим номером (п. 6 Порядку № 1307);
• якщо впродовж однієї доби складаються дві чи більше ПН з однаковим номером, друга і наступні ПН з таким номером не зареєструються в ЄРПН. Натомість якщо однакові номери будуть у ПН з різними датами, це не помилка (роз’яснення ДПС 101.28 ЗІР)

податковий номер (після знака «/»)

Друга частина (після знаку дробу «/») заповнюється лише по угодам про розподіл продукції та при використанні максимально роздрібних цін. Тут може бути лише два значення:

• код «5» – для ПН, які складають оператори угод про розподіл продукції;
• код «6» – для ПН, що складається для операцій з постачання товарів, базою оподаткування для яких встановлена максимальна роздрібна ціна (див. пп. 14.1.106 ПКУ). Це стосується першого постачання тютюнових виробів (п. 189.18 ПКУ, пп. 14.1.106 ПКУ). ПН з кодом «6» у своєму номері не повинна містити інших операцій, окрім «максимально роздрібних».

Отже, бюджетні установи заповнюватимуть лише першу частину порядкового номера. У незаповнених клітинках нулів, прочерків та інших знаків чи символів ставити не треба

ЗАПОВНЕННЯ ДАНИХ ЩОДО ПОСТАЧАЛЬНИКА

Поле

Як заповнити

найменування

У загальному випадку у даній графі продавець-юрособа зазначає своє повне або скорочене найменування, яке міститься у статутних документах. Тобто зазначаємо організаційно-правову форму і назву бюджетної установи (наприклад, НДІ «Зразковий»).

Якщо найменування змінилося до дати перереєстрації платником ПДВ, то продавець зазначає одночасно обидва найменування: нове і колишнє (п. 4.3 розд. IV Положення № 1130*)

індивідуальний податковий номер

Тут зазначається індивідуальний податковий номер (ІПН) згідно з Реєстром платників ПДВ. Тобто для юросіб — 12-значний номер, у якому перші 7 знаків відповідають першим 7 знакам коду за ЄДРПОУ; 8-й і 9-й знаки — код області; 10-й та 11-й — код адміністративного району; 12-й — контрольна цифра (п. 1.6 розд. І Положення № 1130).

Однак при складанні ПН на послуги від нерезидента із місцем їхнього постачання на митній території України у даному полі зазначається умовний ІПН постачальника «500000000000» (п. 12 Порядку № 1307)

номер філії

Коли товари/послуги постачає структурний підрозділ, який фактично є стороною договору від імені головної установи — платника ПДВ, у цьому полі зазначається числовий номер структурного підрозділу.

Якщо головна установа не делегувала структурному підрозділу право складати ПН, тоді ПН заповнює сам платник ПДВ. Поле «номер філії» у такому разі не заповнюється і нулів, прочерків та інших знаків чи символів не ставиться (п. 1, п. 7 Порядку № 1307)

податковий номер платника податків

Для юросіб та їх відокремлених підрозділів це 8-значний код ЄДРПОУ. Перші 7 знаків ІПН і коду ЄДРПОУ в юросіб збігаються.

Продавець зазначає свій податковий номер в усіх ПН, крім ПН на отримані від нерезидента послуги. Тоді тут зазначається ІПН постачальника «500000000000», а податковий номер продавця і паспортні дані – не заповнюється

код

У даному полі зазначається ознаку джерела податкового номера відповідно до реєстру, якому належить податковий номер особи. Для бюджетних установ це буде ознака «1» — ЄДРПОУ

*Положення № 1130 – Положення про реєстрацію платників ПДВ, затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2014 р. № 1130

ЗАПОВНЕННЯ ДАНИХ ЩОДО ОТРИМУВАЧА

Поле

Як заповнити

найменування; ПІБ (за наявності) - для ФОП

Заповнюємо аналогічно найменуванню постачальника, а саме:

• для юрособи зазначаємо повне або скорочене найменування згідно зі статутними документами;
• ФОП – вказуємо його ПІБ.

Якщо товари/послуги постачаються філії (структурному підрозділу), то у даній графі зазначаються спочатку найменування головного підприємства (покупця) і потім (через кому) найменування філії (структурного підрозділу), яка від імені головного підприємства (покупця) фактично є стороною договору (п. 1 Порядку № 1307).

Покупцем може бути і неплатник ПДВ (юридична або фізична особа). Тоді слід зазначити:

• «Неплатник» (як найменування) – якщо це резидент (п. 12, 13 Порядку № 1307);
• найменування нерезидента і (через кому) країну нерезидента — коли відбувається експорт товарів (п. 12 Порядку № 1307);
• найменування покупця — неплатника ПДВ — у разі пільгових постачань особливим неплатникам, перелік яких містить п. 10 Порядку № 1307

Однак є ситуації, коли як назва покупця зазначається власне ім’я продавця. Зокрема це ситуація, коли продавець донараховує сам собі податкові зобов’язання:

• на повне або часткове використання придбаних з ПДВ товарів (послуг, необоротних активів) у неоподатковуваних операціях або негосподарській діяльності;
• при складанні ПН на суму перевищення мінімальної бази оподаткування над фактичною ціною постачання – в інших випадках (пп. 11, 12, 15 Порядку № 1307)

індивідуальний податковий номер

Якщо покупець – платник ПДВ, то тут зазначається його ІПН згідно з Реєстром платників ПДВ (п. 1.6 розд. І Положення № 1130). Коли постачаються товари/послуги філії (структурному підрозділу) платника ПДВ, яка від імені головного підприємства (покупця) фактично є стороною договору, то зазначається ІПН головного підприємства — платника ПДВ (п. 7 Порядку № 1307).

Однак у даному полі також можуть ставитися умовні ІПН у таких випадках:

• «100000000000» – постачання неплатникам ПДВ;
• «200000000000» – пільгові постачання особливим неплатникам ПДВ, постачання за п. 10 Порядку № 1307 (потреби дипмісій, ЧАЕС, боротьба зі СНІД, туберкульозом, малярією);
• «300000000000» – експорт товарів;
• «400000000000» – нарахування ПЗ у ситуації ліквідації ОЗ за самостійним рішенням платника ПДВ, переведення виробничих ОЗ до складу невиробничих, а також – постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізосіб, які перебувають у трудових відносинах із платником ПДВ;
• «500000000000» – постачання послуг нерезиденту на митній території України;
• «600000000000» — нарахування компенсувальних податкових зобов’язань за п. 199.1 ПКУ і п. 198.5 ПКУ.

Коли складається ПН на суму перевищення мінімальної бази оподаткування над фактичною ціною постачання, то продавець зазначає свій власний ІПН (п. 15 Порядку № 1307)

номер філії

коли товари/послуги постачаються філії (структурному підрозділу) платника ПДВ, яка від імені головного підприємства (покупця) фактично є стороною договору, то тут зазначається числовий номер філії (структурного підрозділу)

податковий номер платника податків

Заповнюючи рядок для покупця, слід дотримуватися тих самих вимог, що й для податкового номера продавця. При постачанні товарів/послуг філії (структурному підрозділу) платника ПДВ, яка від імені головного підприємства (покупця) фактично є стороною договору, то тут зазначається податковий номер головного підприємства – платника ПДВ (п. 7 Порядку № 1307). Якщо покупець зареєстрований платником ПДВ, то ставиться 8-значний код ЄДРПОУ юрособи або 10-значний ідентифікаційний код фізособи-підприємця.

Податковий номер покупця зазначається:

• в усіх ПН, що складаються на платників ПДВ (у т. ч. на отримані від нерезидента послуги, які складає сам отримувач послуг – платник ПДВ);
• у ПН на неплатників ПДВ з умовним ІПН «200000000000».

Єдиний випадок, коли продавець у цьому рядку має зазначити власний податковий номер, – коли складається ПН на суму перевищення мінімальної бази оподаткування над фактичною ціною постачання (п. 15 Порядку № 1307).

Податковий номер покупця не зазначається:

• в усіх ПН, що складені на неплатників ПДВ з умовними ІПН «100000000000», «300000000000»
• у ПН з умовними ІПН покупця «400000000000», «500000000000», «600000000000».

код

Вимоги аналогічні коду продавця. Це ознака джерела податкового номера, зокрема:

• код «1» – для ЄДРПОУ;
• код «2» – для ДРФО (Державний реєстр фізосіб), тобто номерів облікових карток платників податків-звичайних фізосіб і ФОП.

Рядок «код» заповнюється винятково тоді, коли заповнюєте рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта»

ЗАПОВНЕННЯ РОЗДІЛУ Б У ПН ЩОДО ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

Графа

Як заповнити

№ з/п:

1

Це порядковий номер рядка, тобто окремої позиції номенклатури у ПН. На ці номери слід зважати при складанні РК до ПН

опис (номенклатура) товарів/послуг продавця:

2

Наводиться повний перелік товарів і послуг, які постачаються (навіть якщо отримали попередню оплату). Він має відповідати переліку з первинних документів на цю операцію. Кількість найменувань товарів/послуг в одній ПН — до 99 999 позицій. Якщо позицій більше, складається друга ПН і присвоюється їй інший номер.

Однак у даній графі може бути не лише номенклатура. У деяких особливих ПН у даній графі наводиться:

• у ПН на суму перевищення – крім опису (номенклатури) товарів чи послуг у графі 2 зазначається «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання».
• у зведених ПН з «компенсуючими» ПЗ – зазначаються дати складання і порядкові номери вхідних ПН

код:

3

Графа 3.1 – містить код товару згідно з УКТ ЗЕД. Даний код зазначається суцільним порядком без будь-яких розділових знаків (пробілів, крапок тощо). Код товару згідно з УКТ ЗЕД – це єдиний з обов’язкових реквізитів ПН, в якому помилка неприпустима. ПН із помилкою у цій графі не дає покупцеві права на податковий кредит, навіть якщо решту реквізитів заповнили правильно (п. 201.10 ПКУ).

Для визначення відповідності товарів певному коду товарної класифікації згідно з УКТ ЗЕД слід керуватися Законом № 2697* та Поясненнями № 256**. Умовні коди товарів, що відсутні в УКТ ЗЕД, визначаються ДПС. Якщо у жодному з перелічених джерел немає потрібного коду УКТ ЗЕД, то звернутися слід по допомогу до Торгово-промислової палати України.

Для вітчизняного товару достатньо внести до графи 3.1 перші 4 цифри відповідного коду (пп. «і» п. 201.1 ПКУ). А для підакцизних та імпортних товарів тут потрібно зазначити код товару повністю (10 знаків).

Зверніть увагу, що графи 3.1-3.3 не заповнюються у зведених ПН на «компенсуючі» ПЗ і на суму перевищення мінімальної бази над фактичною ціною постачання. Тобто в ПН із типом причини «04», «08», «09», «13», «15» (роз’яснення ДПС 101.16 ЗІР)

Графа 3.2 – це ознака імпортованого товару. Коли постачається імпортований товар, то у графі 3.2 ставиться позначка «×»

Графа 3.3 – це код послуги за ДКПП. Якщо постачається не товар, а послуга, то графи 3.1, 3.2 не заповнюються. Тоді у графі 3.3 зазначається код послуги. Для його визначення слід скористатися Державним класифікатором продукції та послуг (ДКПП), а якщо виникли труднощі – звернутися до ДП «Науково-дослідний інститут метрології вимірювальних і управляючих систем», яке є розробником ДКПП.

Код ДКПП на відміну від УКТ ЗЕД вказується з крапками та дефісами. Наприклад, для 4-значного коду це буде формат «ХХ.ХХ», а для повного коду «ХХ.ХХ.ХХ-ХХ.ХХ» (ІПК ДФС від 10.05.2017 р. № 117/6/99-95-42-03-15/ІПК)

одиниця виміру товару/послуги, умовне позначення (українське):

4

Одиниці виміру товару (послуги) зазначаються відповідно до Класифікатора системи позначень одиниць вимірювання та обліку (КСПОВО), що є чинним на дату складання ПН. У графі 4 ставиться умовне (українське) позначення відповідної назви одиниці вимірювання/обліку з КСПОВО (шт., кг, т тощо)

одиниця виміру товару/послуги, код:

5

Вказується код одиниці вимірювання/обліку, зазначений у КСПОВО. Наприклад такі:

• шт. – «2009»;
• тис. шт. – «2013»;
• кг – «301»;
• л – «138» і т.д.

Щодо особливих ситуацій маємо:

• у зведених ПН на «компенсуючі» ПЗ у графі 4 зазначається «грн», а графа 5 – не заповнюється;
• у зведених ПН на суму перевищення мінімальної бази над фактичною ціною постачання графи 4, 5 – не заповнюються.

Якщо одиниці виміру немає у КСПОВО, то у графі 4 записується умовне позначення одиниці вимірювання товару/послуги, яке використовується для обліку та у первинних документів. У такому разі графа 5 узагалі не заповнюється (ІПК ДПС від 17.12.2019 р. № 1931/6/99-00-07-03-02-15/ІПК; роз’яснення ДПС 101.16 ЗІР)

кількість (об’єм, обсяг):

6

У дану графу заносяться дані щодо кількості (об’єму, обсягу) постачання товарів (послуг), перелічених у графі 2.

Щодо послуг – якщо надана послуга або отриманий аванс за неї у повному обсязі, то ставиться «1». Якщо послуга постачається частково або отриманий частковий аванс на неї, то у цій графі зазначається відповідна частка наданої (оплаченої) послуги у вигляді десяткового дробу. Наприклад, коли отримали попередню оплату в розмірі 50% договірної вартості, то записується число «0,5» (роз’яснення ДПС 101.16 ЗІР).

У зведених ПН на «компенсуючі» ПЗ графа 6 не заповнюється

ціна постачання одиниці товару / послуги або максимальна роздрібна ціна товарів без урахування ПДВ:

7

Тут зазначається ціна ціну постачання одиниці товару чи послуги (без урахування ПДВ). Заповнюється у гривнях з копійками із двома знаками після коми. Більшу кількість знаків дозволено ставити лише у випадках, передбачених чинним законодавством.

У зведених ПН на «компенсуючі» ПЗ графа 7 не заповнюється

код ставки:

8

Тут зазначається код ставки ПДВ для відповідної номенклатури (рядка) у ПН:

• «20» – постачання товарів/послуг, що оподатковують за основною ставкою 20%;
• «7» – постачання товарів/послуг, що оподатковують за ставкою 7%;
• «14» – постачання товарів/послуг, що оподатковують за ставкою 14%;
• «901» – вивезення товарів за межі митної території України, що оподатковують за нульовою ставкою;
• «902» – постачання на митній території України товарів/послуг, що оподаткують за нульовою ставкою;
• «903» – постачання товарів/послуг, звільнених від оподаткування.

Коли одночасно постачаються одному покупцеві як оподатковувані товари/послуги, так і звільнені від оподаткування, то їх не потрібно змішувати в одній ПН (п. 17 Порядку № 1307). Натомість оподатковувані ПДВ операції за різними ставками (20%, 7%, 14% чи 0%) можна об’єднувати в одній ПН, але показати їх слід у різних рядках. Відповідно, за кожною операцією у графі 8 тоді ставиться належний код ставки ПДВ, а у розділі А підводяться окремі підсумки щодо обсягів та суми ПДВ за різними ставками.

У зведених ПН на «компенсуючі» ПЗ графа 8 не заповнюється

код пільги:

9

Наводиться код пільги при постачаннях товарів, робіт, послуг, які звільнені від оподаткування ПДВ, у разі її наявності. Код міститься у Довідниках податкових пільг, які можна знайти на сайті ДПС. Якщо така пільга відсутня у Довіднику, то ставиться «99999999».

У зведених ПН на «компенсуючі» ПЗ графа 9 не заповнюється

обсяги постачання (база оподаткування) без урахування ПДВ:

10

Зазначається обсяг постачання без урахування ПДВ. Для звичайних ПН начення графи 10 = графа 6 × графа 7.

У зведених ПН на компенсуючі» ПЗ сюди вноситься вартість (частиа вартості) товару/послуги, необоротного активу, на яку нараховується ПДВ

сума ПДВ:

11

Сума ПДВ зазначається на всі операції, оподатковувані за ставкою 20%, 7% або 14%. Графа 11 = графа 10 × 0,2 (або 0,07 чи 0,14 – у залежності від ставки ПДВ). Тобто якщо у графі 8 розділу Б ПН стоїть код ставки 20, 7 або 14 заповнюються відведені для ПДВ графи.

А коли у цих графах стоїть код 901, 902 або 903 — не заповнюються. Сума ПДВ у графі 11 може зазначатися із шістьма знаками після коми.

ПДВ рахуємо по кожній номенклатурній позиції. Сума по цій графі потрапляє до рядків ІІІ, IV чи V (по кожній ставці окремо) розділу А у ПН

* Закон № 2697* – Закон «Про Митний тариф України» від 19.10.2022 р. № 2697;

** Пояснення № 256 – Пояснення до Української класифікації товарів зовнішньоекономічної діяльності, затверджені наказом ДМС України від 14.07.2020 р. № 256