Електронний документообіг у трудових відносинах: які документи перейдуть у цифру

Об’єднана звітність за липень: практичний навігатор

Наказ Мінекономіки від 26.03.2026 № 4408, який розробила Держпраці, набрав чинності та оновив Порядок впровадження електронного документообігу (далі — Порядок).

Раніше Порядок стосувався насамперед системи управління охороною праці. Тепер він охоплює сферу трудових відносин загалом, зокрема документи з питань охорони праці.

Що це означає для роботодавців

Роботодавець, який приймає рішення перейти на електронний документообіг, може організувати створення, ведення, підписання, пересилання та зберігання документів у цифровому форматі — відповідно до вимог законодавства про працю, законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.

У цифровому форматі можуть використовуватися, наприклад:

Важливо: перехід на електронний документообіг є альтернативним варіантом. Роботодавець самостійно приймає рішення про його впровадження та оформлює це відповідним наказом або розпорядженням.

Переваги для роботодавців і працівників:

• швидший обмін документами;
• менше паперової роботи;
• зручна взаємодія з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають в іншому місті чи країні;
• краща організація кадрового діловодства;
• можливість належного електронного зберігання документів.

Це ще один крок до зручнішого, безпечнішого та більш гнучкого кадрового адміністрування — особливо в умовах дистанційної роботи, релокації бізнесу та воєнного стану.

Електронний документообіг — це право роботодавця організувати кадрові процеси сучасніше, швидше та зручніше.

Джерело: сторінка Центрально-Західного міжрегіонального управління Держпраці у Facebook