Що робити з кадровими записами після оцифрування трудових книжок

Об’єднану звітність оновлюють із липня 2026-го: що змінюється

Кадрові записи після цифровізації: як діяти

1. Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX — встановив облік трудової діяльності в електронній формі у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування з 10.06.2021.

2. П’ятирічний перехідний період з 10.06.2021 до 10.06.2026, під час якого дані з паперових трудових книжок мали бути внесені до електронного реєстру (за потреби шляхом сканування). 

3. Після оцифрування електронна трудова книжка має пріоритет як джерело інформації про трудову діяльність (реєстр застрахованих осіб). 

4. Паперова трудова книжка після внесення даних за бажанням працівника повертається йому на зберігання — роботодавець не зобов’язаний її зберігати після передачі скан-копій та оцифрування. 

Обов’язки роботодавця після оцифрування

Подання даних до ПФУ

Роботодавець має подати інформацію про трудову діяльність працівника, включаючи ті записи, яких немає в електронному реєстрі (до 10.06.2026 у перехідний період). 

Подання здійснюється через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП (кваліфікований електронний підпис) або через портал електронних послуг. 

Працівник також може самостійно подати свої скан-копії трудової книжки до ПФУ через особистий кабінет застрахованої особи. 

Перевірка наявності всіх записів та їх коректності

Після оцінки всіх даних роботодавець має:

• перевірити, чи всі періоди трудової діяльності працівника внесені у Реєстр;
• забезпечити подання інформації, якщо її бракує (особливо за періоди до 2004 року — важливо для пенсійних прав). 

Внесення інформації про переведення, ранги, нагородження

Важливо: незважаючи на перехід в електронний облік, порядок формування і підстави для внесення персональних даних залишаються такими, що визначаються трудовим законодавством та нормами ведення трудових книжок (на перехідному етапі ці дані ще могли фіксуватися в паперовій книжці, а після — обліковуватися в Реєстрі).

Переведення на іншу посаду

Такий запис вносять до трудової книжки за бажанням працівника на підставі наказу про переведення. У записі потрібно зазначити точну назву посади відповідно до Класифікатора професій України та використати формулювання з наказу.

В електронному реєстрі інформація про переведення фактично відображається через подану інформацію страхувальника (роботодавця) при поданні даних про кадрову подію.

Призначення чергового рангу або категорії

Поняття «чергового рангу» використовується, зокрема, у сфері державної служби та деяких професійних категоріях.

Такий факт оформлюють наказом. Його можна відобразити як кадрову подію в електронній системі обліку, якщо він впливає на трудові відносини або є підставою для внесення відомостей за наказом.

Запис із паперової трудової книжки не обов’язково автоматично переходить в електронну версію. Тому важливо подати відповідні документи до ПФУ або зберегти їх у кадрових документах роботодавця.

Нагородження та заохочення

Порядок внесення записів про державні нагороди та заохочення у паперову книжку визначався п. 2.2–2.25 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). 

За цією Інструкцією № 58 в окремий розділ «Відомості про нагородження» вносилися дані про державні нагороди та відзнаки України, а в «Відомості про заохочення» — заохочення за успіхи у праці. 

В електронному реєстрі ПФУ такі відомості безпосередньо не передаються як нагороди — вони можуть бути подані тільки як частина інформації роботодавця при заповненні даних. 

Практичні рекомендації

Для роботодавця:

1. Проведіть інвентаризацію даних працівників: визначте, які записи вже в електронному реєстрі, а які — ні.
2. Сформуйте і подайте комплект необхідної інформації про трудові події (прийняття, переведення, зміни умов праці, нагородження тощо) до ПФУ через електронну систему.
3. Після завершення оцифрування поверніть паперові трудові книжки працівникам під підпис. 

Для працівника:

1. Перевіряйте електронну трудову книжку на порталі ПФУ та у своєму особистому кабінеті.
2. Якщо якісь записи відсутні, подавайте скан-копії своїх документів самостійно через портал ПФУ або звертайтеся до роботодавця з відповідною заявою. 

Висновок

Електронна трудова книжка стала основним обліковим документом про трудову діяльність, а паперова — додатковою. Основні дії після оцифрування зводяться до контролю та коректного внесення подій трудової діяльності до Електронного реєстру застрахованих осіб ПФУ, включаючи переведення, нагородження та інші події, на підставі відповідних кадрових наказів або розпоряджень та з урахуванням вимог чинних інструкцій.

Джерело: сторінка Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради у Facebook