Роботодавець має організувати роботу та забезпечити працівника необхідними для роботи засобами. Якщо працівник регулярно купує матеріали або використовує власне обладнання для роботи, слід з’ясувати, хто має нести пов’язані з цим витрати та за яких умов роботодавець їх компенсує
Як підготувати бюджетний запит на 2027 рік
На практиці працівники іноді змушені власним коштом купувати матеріали, необхідні для роботи. Наприклад, якщо для друку службових документів немає паперу, працівник може придбати його самостійно. Якщо такі випадки мають системний характер, постає питання, хто має нести витрати, пов’язані з виконанням трудових обов’язків, — роботодавець чи працівник.
Кодекс законів про працю України (КЗпП) покладає на роботодавця обов’язок належним чином організувати роботу працівника. Зокрема, до початку роботи роботодавець має поінформувати працівника про визначене робоче місце та забезпечення необхідними для роботи засобами (п. 2 ч. 1 ст. 29 КЗпП).
Тобто працівник укладає трудовий договір для того, щоб виконувати роботу за певною посадою, а роботодавець, зі свого боку, має організувати трудовий процес і забезпечити працівника необхідними для роботи засобами. Тому ситуація, коли працівник регулярно змушений купувати необхідні для роботи речі за власні кошти, потребує уваги.
Якщо працівник одноразово придбав за власні кошти ручку чи папір, така ситуація може здаватися незначною. Однак систематичні витрати працівника на забезпечення роботи потребують іншої оцінки.
Зокрема, йдеться про випадки, коли працівник:
- щомісяця купує папір для службового друку;
- самостійно купує канцтовари;
- використовує власний принтер та оплачує картриджі;
- працює на власному ноутбуці;
- використовує особистий телефон для службових дзвінків;
- оплачує мобільний інтернет, необхідний для роботи.
За таких обставин постає питання, чи не покладає роботодавець на працівника витрати, пов’язані з організацією та забезпеченням трудового процесу.
Працівник може використовувати власне майно для виконання трудових обов’язків. Наприклад, якщо на робочому місці немає принтера, керівник може доручати працівнику друкувати документи вдома. У такому разі працівник використовує власне обладнання, електроенергію, папір і картриджі.
Аналогічна ситуація виникає, якщо роботодавець не надав комп’ютер, а працівник має працювати з електронними документами, поштою та робочими програмами. У такому разі потрібно з’ясувати, чи передбачили сторони використання особистого обладнання та хто має нести пов’язані з цим витрати.
Так само слід оцінювати використання особистого телефону для службових дзвінків. Якщо працівник протягом робочого дня телефонує клієнтам або колегам зі свого номера, важливо встановити, чи належать такі дзвінки до його трудових обов’язків і чи передбачили сторони компенсацію відповідних витрат.
Водночас не кожен випадок використання працівником власного майна автоматично зобов’язує роботодавця компенсувати витрати.
Варто врахувати конкретні обставини, зокрема:
- чи належить відповідна робота до трудових обов’язків працівника;
- чи потребує виконання роботи використання власного майна;
- хто ініціював використання власного майна;
- чи знав про це роботодавець;
- чи погодився працівник добровільно використовувати власне майно;
- чи передбачає трудовий або колективний договір відповідні умови;
- чи компенсує роботодавець працівнику такі витрати.
Отже, сам факт наявності у працівника власного ноутбука або принтера ще не свідчить про порушення з боку роботодавця.
На що звернути увагу роботодавцю
Роботодавцю варто заздалегідь визначити, якими засобами він забезпечує працівника для виконання трудових обов’язків. Зокрема:
- якщо працівник має друкувати документи, роботодавець повинен створити для цього належні умови;
- якщо робота потребує комп’ютера, роботодавець має забезпечити працівника відповідним обладнанням;
- якщо працівник використовує особисте майно, сторони мають визначити порядок такого використання та, якщо це передбачає законодавство або домовленість сторін, умови компенсації.
Що важливо для працівника
Якщо працівник регулярно витрачає власні кошти на виконання роботи, не варто обмежуватися усною домовленістю.
Працівнику доцільно зберігати документи та інші підтвердження, які засвідчують:
- доручення роботодавця;
- придбання матеріалів;
- використання власного обладнання;
- суму понесених витрат.
Це допоможе встановити, чи були витрати пов’язані саме з виконанням трудових обов’язків та відрізнити звичайне добровільне використання особистих речей від ситуації, коли на працівника фактично покладаються витрати, пов’язані з організацією та забезпеченням його роботи.
Джерело: сторінка Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради у Facebook
