До ПФУ подали трудову книжку іншого працівника: як виправити помилку

Конгрес бухгалтерів бюджетних установ — 2026: унікальна подія року

Помилка під час оцифрування трудових книжок може виникнути, зокрема, якщо на підприємстві працюють особи з однаковими або схожими прізвищами й страхувальник під час формування відомостей переплутав їхні документи.

Що робити, якщо до ПФУ подали трудову книжку іншого працівника

Якщо у відомостях про трудову діяльність працівника виявили помилку, до ПФУ подають виправлені відомості (п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1).

Тобто якщо страхувальник виявив, що до відомостей про одного працівника долучили скан-копії трудової книжки іншої особи, необхідно повторно подати коректні відомості.

Страхувальник не повинен залишати помилково подані документи без уваги. Якщо до відомостей одного працівника долучили документи іншої особи, у Реєстрі можуть відобразитися недостовірні дані про трудову діяльність і страховий стаж.

Правильність і достовірність відомостей, що подають до Реєстру застрахованих осіб, має принципове значення. Ці дані надалі використовують, зокрема, під час обчислення страхового стажу та призначення пенсійних виплат.

Як уникнути помилок

Перед направленням документів до ПФУ страхувальнику рекомендують уважно перевірити:

• ПІБ працівника;
• його персональні дані;
• відповідність усіх долучених скан-копій саме цьому працівнику.

Особливо уважно потрібно перевіряти документи, якщо на підприємстві працюють декілька осіб з однаковими або схожими прізвищами.

Джерело: сторінка ГУ ПФУ в Чернівецькій області у Facebook