Первинні документи потрібно складати під час здійснення господарської операції, а якщо це не є можливим — безпосередньо після її закінчення. Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:
- назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;
- назва документа (форми);
- дата і місце складання;
- зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Аналогічні вимоги щодо оформлення первинних документів встановлені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88 (далі — Положення).
Рахунок-фактура за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа (оскільки ним не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції), а має лише інформаційний характер. Фактично рахунок-фактура є розрахунково-платіжним документом, що передбачає тільки виставлення певних сум до оплати покупцям за поставлені товари чи надані послуги. Факт отримання товарів (послуг) має підтверджувати видаткова накладна постачальника або акт виконання робіт надання послуг.
Зазначену позицію викладено в листах Міністерства фінансів України від 27.11.2006 № 31-34000-20-23/25136, від 09.07.2007 № 31-34000-20/23-4579/4800, від 30.05.2011 № 31-08410-07-27/13794..
Джерело: Лист ДФСУ від 14.11.2017 №2608/0/99-99-13-01-02-14/ІПК
