Вимоги до зберігання електронних документів

831
Теми:
Бюджетні новини ... всі
Мінцифри роз’яснило, що документи мають два види архівного зберігання:
  • постійне та тривале — 10 років;
  • тимчасове зберігання — до 10 років.

До першої групи відносяться статути, штатні розписи, установчі документи та особові справи, які варто мати і у паперовій формі. Якщо ви підписали їх в електронній формі, використовуйте формат даних PDF/A-1 (*.pdf), який убезпечить вас та ваших контрагентів від випадкового редагування документа.

А от документи другої групи достатньо зберігати лише в електронній формі. Це:

  • документи про відрядження (програми, технічні завдання, доповіді, довідки):
- закордонні або наукові в межах України — 10 років;
- у межах України — 3 роки;
  • дані про документообіг на підприємстві — 5 років;
  • кредитні договори, поруки, застави, гарантії, переведення боргу — 5 років;
  • первинні документи та додатки до них, що фіксують виконання господарських операцій (касові, банківські документи, ордери) — 3 роки;
  • податкові накладні та облікові регістри — 3 роки.

Після закінчення строків зберігання документи підлягають знищенню.

Мінцифри нагадало, що на порталі Дія можна підписати документ за 3 хвилини.

Із сторінки Мінцифри у мережі Fb

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Розробляємо первинні документи для обліку запасів

Нові типові форми первинних документів для обліку господарських операцій із запасами діють з початку 2023 року. Тож установи мають їх використовувати, а за галузевої потреби розробити та затвердити додаткові самостійно. Як визначити реквізити та форму, читайте у статті.
6709

Табель обліку робочого часу 2025 — бланк | зразок заповнення

Табель обліку робочого часу — це первинний документ, який містить перелік усіх працівників установи з відмітками про те, як вони відпрацювали робочий час протягом облікового періоду. Без цієї інформації заробітну плату працівникові не нарахуєш. То хто, коли і як складає табель?
177441

Наказ про відрядження директора: зразок

Стаття містить поради щодо правильного складання наказу про відрядження директора, рекомендації щодо уникнення помилок у формулюваннях, а також зразок наказу, який допоможе оформити відрядження керівника бюджетної установи без помилок
42280

Дефектний акт: зразок

Коли складається дефектний акт та хто може обстежити об’єкт щодо наявності дефектів. Експерт пояснює в деталях та надає дефектний акт – зразок 2024.
115768

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді