НДФЛ с отпускных: основные аспекты

Прежде чем раскрыть тему расчета НДФЛ с отпускных, обратимся немного к основным правилам предоставления отпуска работнику и его оплаты.

Итак, право на оплачиваемые дни отдыха имеет каждый работник, состоящий в официальных трудовых отношениях, при чем как основной, так и совместитель, сроком не менее 24 календарных дней в году.  Об этом позаботились Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ) и Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее — Закон № 504).

Какие виды отпусков можем позволить работнику? Законом об отпусках (ст. 4) предусмотрены следующие:

• ежегодные;
• дополнительный — в связи с обучением;
• социальные;
• творческий;
• для подготовки и участия в соревнованиях;
• без сохранения зарплаты.

Если последний мы не оплачиваем, то в остальных случаях придется повозиться с расчетами. То есть нужно правильно рассчитать, удержать налоги и выплатить заслуженные отпускные. Перейдем к краткой инструкции.

Начисляем отпускные

Как начисляются отпускные, определяем по Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.1995 № 100 (далее — Приказ № 100). Исходя из его пункта 2, расчет можно представить в виде формулы:

Для определения среднедневного заработка воспользуемся следующей формулой:

При этом важно помнить, что:

• из общего количества дней, участвующих в расчете, вычитаем: дни, взятые за свой счет (предусмотренные статьями 25 и 26 Закона № 504, но не более), отпуска по уходу за ребенком до трех лет, простоя;

• в общую сумму годового дохода для расчета включаем: начисленную зарплату (без вычета налогов), суммы начисленных отпускных, командировочных и больничных, а также премии (учитывают в месяце их начисления);

• при отсутствии заработка отпускные рассчитываем исходя из тарифной ставки.

Выплачиваем отпускные

Согласно статье 21 Закона № 504 выплатить их мы обязаны за 3 дня до отпуска. То есть отложить выплаты не получится. А что по поводу их налогообложения?

Начисляем НДФЛ с отпускных

Отпускные относятся к дополнительной заработной плате (Инструкция № 5, пп. 2.2.12). Следовательно, как и остальные начисления фонда оплаты труда, они принадлежат к базе налогообложения налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Как, впрочем и военным сбором — база у них одна.

Ведь как предписывает подпункт 164.2.1 Налогового кодекса Украины (НК), к общему месячному налогооблагаемому доходу относим доходы плательщика налога, в т. ч. заработную плату, начисленную ему по условиям трудового договора/контракта.

Ставка к доходам в виде заработной платы применяется в размере 18% (пп. 167.1 НК).

Прислушаемся к абзацу 3 подпункта 169.4.1. НК, и для удержания НДФЛ начисленную суму отнесем к доходу того месяца, в котором она начислена. При этом правильно определим базу начисления — уменьшим начисленный заработок на суму единого взноса и НСЛ, если такое право у работника имеется.

Когда у нас отпуск начинается и заканчивается в том же месяце, вопросов с этим нет. Но если начало в одном, а окончание — в другом месяце, можно говорить о переходящих отпускных.

Подпункт 1.6.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5), гласит, что начисленные суммы отпускных должны распределяться пропорционально дням отпуска и отражаться в соответствующем месяце.

Значит, они должны быть учтены в общей сумме начисленного дохода работника для определения его права на налоговую социальную льготу (пп. 169.4.1 НК).

Распределение отпускных будет способствовать правильному удержанию налога — мы не удержим с работника его больше, чем необходимо. То есть мы отпускные разносим по месяцам и излишне удержанную сумму возвращаем при перерасчете НДФЛ в конце года (пп. 169.4.2 НК). А можно сделать перерасчет налога в следующем месяце. НК, пп. 169.4.3, позволяет нам это делать в любое время. Прислушаемся к нему — отнесемся бережно к средствам работника.

Сроки уплаты НДФЛ

Для этого отпускные и заработную плату одного месяца складываем, уменьшаем на сумму НСЛ и умножаем на ставку 18%. Полученную сумму налога уплачиваем в бюджет одновременно с выплатой отпускных (пп. 168.1.2).

Если выплату осуществляем авансом, то НДФЛ удерживаем только с нее, а при выплате в конце месяца зарплаты и отпускных пересчитаем с НСЛ. В любом случае, подпункт 168.1.5 НК позволяет уплатить налог в течение 30 дней, следующих за месяцем начисления заработка.

Отчетность по НДФЛ с отпускных

Составление отчета по форме 1ДФ произведем в соответствии с Порядком № 4 и приложением к нему.

Отпускные указываем в форме 1ДФ в графе 5 — в составе заработной платы с признаком дохода «101».

В графах 3а и 3 указываем общую сумму начисленного и выплаченного дохода с отпускными, а в графах 4а и 4 — сумму начисленного и удержанного с него НДФЛ.

Переходящие отпускные в форме 1ДФ показываем в квартале, в котором они начислены и выплачены (ОИР, категория 103.25).

Рассмотрим для наглядности простой пример.