бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Касова книга слугує для узагальнення обліку готівкових операцій за день. Як правильно вести касову книгу у бюджетній установі? Чим відрізняється ведення касової книги в електронному вигляді? З’ясуємо разом.
Форма касової книги єдина для всіх, тому бюджетні установи використовують форму касової книги таку ж, як і підприємства чи фізособи-підприємці (ФОП). Однаковими є й правила ведення касової книги, які визначаються Положенням № 148 та деякими роз’ясненнями податківців, які містить їхній Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс (ЗІР).
Форма касової книги з короткою інструкцією щодо її заповнення наведена нижче.
Сьогодні діє форма касової книги, що з’явилася ще 5 січня 2018 року. Використовуватися вона стала з 01 липня 2018 року. Зміни на той момент були несуттєві і суто редакційного характеру. Станом на червень 2024 року ніяких змін у формі касової книги не було.
Касова книга потрібна завжди, якщо в установи є каса та використовуються прибуткові та/або видаткові касові ордери (далі – ПКО та ВКО). При цьому головне тут не наявність відведеного для каси місця та посади касира, а саме наявність операцій, для оформлення яких потрібні ПКО та ВКО. У такому разі касова книга обов’язкова.
Увага:КОРО не заміняє касову книгу
Зверніть увагу, що касову книгу не заміняє Книга обліку розрахункових операцій (КОРО), яка використовується разом з касовими апаратами (РРО) та розрахунковими квитанціями (РК). Навіть якщо інших готівкових операцій, крім через РРО немає.
Без касової книги за дотримання певних правил можливо обійтися лише у відокремлених підрозділах.
При цьому у відокремлених підрозділах, якщо є видача/отримання готівки з використанням ПКО та ВКО, також касова книга завжди потрібна. Однак, можна без касової книги тим відокремленим підрозділам, які (п. 11, п. 39 Положення № 148):
не мають операцій з оформленням їх касовими ордерами;
використовують РРО та забезпечують зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів) в електронній формі.
В останньому випадку установа у такому разі має визначити місце та спосіб зберігання своїми відокремленими підрозділами щоденних електронних Z-звітів. Наприклад, це можна зробити у внутрішньому порядку оприбуткування готівки в касі (п. 12 Положення № 148), в обліковій політиці або в наказі про касову дисципліну. Місце – пам’ять РРО, а спосіб (формат збереження даних) визначається технічними особливостями касового апарату.
Увага: Касова книга завжди обов’язкова, якщо є готівкові операції, які оформляються прибутковими/видатковими касовими ордерами. Це стосується як установи, так і її відокремлених підрозділів
Також у відокремленого підрозділу може ще існувати КОРО на випадок виведення РРО з ладу чи відключення електроенергії. Тоді для оприбуткування готівки треба ще й запис у КОРО, якщо такий випадок трапився. Сама наявність КОРО визначається при реєстрації РРО. На сьогодні від КОРО можна відмовитися.
В касову книгу заносяться дані за кожним ПКО та ВКО за кожен день. Виняток – якщо за день взагалі не було касових операцій. У такий день касова книга не заповнюється.
При цьому ведення касової книги має здійснюватися щоденно незалежно від її форми, яка може бути як паперова, так і електронна (п. 41 Положення № 148).
Графа «Номер документа» касової книги
Номери ПКО та ВКО вносяться до графи касової книги «Номер документів». При цьому немає окремих граф для ПКО та ВКО, тому рекомендуємо поряд з номером ставити відповідне позначення, наприклад, писати «ПКО № 1», «ВКО № 1».
Окрім ПКО та ВКО можливим є ще використання видаткових відомостей (п. 40 Положення № 148). Вони теж розглядаються як касові документи. Однак вносити до касової книги номер видаткових відомостей не рекомендуємо, хоча якихось прямих вказівок щодо цього немає. Справа в тому, що за ними також складається видатковий касовий ордер на загальну суму, тому джерелом для касової книги все одно може бути ВКО, номер якого й заноситься до відповідної графи касової книги. Однак, можна додатково зазначити й номер відомості, але тоді: треба:
у графі «Номер документа» вказати, наприклад, «ВКО № 2, від. № 1»;
у графі «Підстава» самого ВКО теж вказувати дані щодо видаткової відомості, її номер, дату, призначення тощо.
Загальні правила стосуються як паперової, так і електронної касової книги. Правила наступні:
касова книга заповнюється не більше календарного року.Якщо не вистачило однієї, відкривається друга. Однак, у кінці року книга закривається незалежно від того, скільки там аркушів залишилося. Прямих вказівок щодо цього ніде немає, але на самій обкладинці касової книги вказується, що вона на рік. За такий варіант виступають і податківці (роз’яснення ДПС ЗІР 109.15);
аркуші книги мають бути пронумеровані, а титулка заповнена. Нумерація аркушів касової книги завжди починається з «1». Зверніть увагу, що нумеруються саме аркуші (абз. 5 п. 39 Положення № 148). Однак у самій касовій книзі вони названі сторінками. Кожний аркуш-сторінка паперової касової книги має лицьову та зворотну сторону, відривну та невідривну частини, які окремо не нумеруються. Якщо касова книга закінчилася й була заведена нова, то нумерацію починати слід знову з «1», але нумерацію ПКО та ВКО – продовжувати. На титулці у такому разі слід дописати у дужках поруч з роком період, якого стосується касова книга;
усі записи здійснюються у двох примірниках. 2-й примірник – це звіт касира. Його заповнюють з використанням спеціального копіювального паперу, який міститься в книзі. Це стосується як записів лицьової, так і зворотної частини;
у кінці дня підбивається підсумок операцій, який заноситься до графи «Разом за день», виводиться «Залишок на кінець дня».Цей же залишок буде залишком на початок наступного дня. Також указується сума, видана на зарплату у відповідному полі (входить у денний підсумок). Касир ставить свій підпис та вказує кількість прибуткових і видаткових касових ордерів прописом. Їх він разом зі звітом передає бухгалтеру. Для цього треба відірвати копіювальний папірець. Бухгалтер має в момент передачі все звірити та поставити підписи у відповідному полі на основному аркуші касової книги та на звіті касира;
зробити перенесення, якщо першої сторінки не вистачило. На цій сторінці потрібно підбити проміжні підсумки та занести їх до спеціальної графи внизу (відокремлена лінією без назви). Внизу рекомендуємо написати «Перенесення» та робити записи на наступному аркуші на лицьовій частині. При цьому дату на цьому аркуші слід поставити ту ж саму, але номер аркуша новий. Опісля рахуємо денні підсумки. Також можливий альтернативний варіант – зробити записи на зворотній частині (сторінці)аркуша, користуючись лініями розмітки, які просвічуються. Однак, за такого підходу обов’язково слід загорнути Звіт касира та підкласти копіювальний папір. Краще все ж таки перейти на наступний аркуш з новим номером.
Паперову касову книгу можна як виготовити самостійно, так і придбати готову у видавництві. Останній варіант кращий, адже така касова книга містить уже готові копіювальні аркуші («Звіти касира»).
На основі роз’яснень ДПС у категорії 109.15 ЗІР необхідно дотримуватися наступної послідовності дій при закритті касової книги:
порожні рядки паперової касової книги прокреслити або використати прочерк у вигляді латинської літери «зет зі штрихом» («Ƶ»). В електронній слідкуйте, щоб цих порожніх рядків або не було, або зробіть те саме в електронній версії або після друку її аркушів. Альтернативний варіант – поставити після останнього запису дату закінчення книги та засвідчити її підписами керівника та головного бухгалтера;
касова книга прошнурувати. При цьому на титульній останній сторінці на обороті слід зробити надпис «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано __ сторінок» та засвідчити підписами касира та головного бухгалтера. Використовувати печатку вже не обов’язково (абз. 2 п. 25 та абз. 5 п. 39 Положення № 148).
Виплата зарплати в касовій книзі
Готівка на зарплату відображається не за днями виплати, а після закінчення строків такої виплати, які містяться в п. 18 Положення № 148. Відображення здійснюється на основі виписаного ВКО на фактично видану суму готівки за відомістю. Готівка для виплати зарплати, премій, стипендії, дивідендів, якщо вона перевищує ліміт каси, може зберігатися впродовж 5 робочих днів. Якщо готівка бралася на інші виплати, вона має бути видана у той же день.
Відображення внесення та вибуття готівки на рахунок в казначействі (банку)
Такі операції особливі тим, що прибуткові та видаткові касові ордери за ними заповнюються з нюансами, які наведені у таблиці нижче.
ВІДОБРАЖЕННЯ У КАСОВІЙ КНИЗІ РУХУ ГОТІВКИ,
ПОВ’ЯЗАНОГО З КАЗНАЧЕЙСЬКИМ РАХУНКОМ
Внесення в касу з Казначейства
Видача з каси в Казначейство
реквізит «Прийнято від» у прибутковому касовому ордері не заповнюється (абз. 5 п. 32 Положення № 148), ставиться прочерк
у реквізиті «Видати» видаткового касового ордера вказується прізвище, ім’я та по батькові касира або іншої особи, яка передає готівку до каси банку (лист НБУ від 12.06.2018 № 50-0007/32326)
У ситуації видачі готівки в графі 2 касової книги «Від кого отримано чи кому видано», що писати зрозуміло – ПІБ касира. Однак, у разі внесення готівки з казначейства (банку) ситуація за графою 2 не на стільки однозначна. Залишити порожньою, адже реквізит «Прийнято від» ПКО містить прочерк? Положення № 148 не містить прямої відповіді на це питання. Однак, щоб не залишати порожньою дану комірку, можна написати в ній інформацію з реквізиту «Підстава» відповідного ПКО, наприклад «Отримання готівки з банку за чеком № і дата».
Таким же чином можна зробити й у разі видачі: крім ПІБ касира з видаткового касового ордера вказати й підставу: передача готівки в банк. Однак це не обов’язково.
Закриття касової книги та відкриття нової
Закривати касову книгу потрібно в кінці року, або через закінчення самої касової книги. Також її слід закрити, якщо впродовж року відбувається перехід зі старої форми касової книги на нову. Закриття можна здійснити двома способами (роз’яснення ДПС ЗІР 109.15):
проставити прочерки на порожніх сторінках;
на наступній сторінці після останнього запису вказати дату закінчення книги та засвідчити підписами керівника й головного бухгалтера.
У другому випадку рекомендуємо зробити запис будь-де в порожньому рядку цього аркуша «Касову книгу закінчено».
Нумерацію сторінок в наступній касовій книзі треба розпочати з «1». Однак нумерацію прибуткових і видаткових касових ордерів слід продовжувати далі, так як їхні номери не можуть повторюватися впродовж року.
Касова книга в електронному вигляді
Касова книга може вестися і в електронному вигляді. Однак, це не є повноцінний електронний документ, на який можна поставити електронний цифровий підпис і забути про паперовий варіант. Касову книгу все одно треба переводити на папір, тобто друкувати як основну частину, так і звіт касира. Електронні підписи на ній не ставлять, так як ставлять підписи на паперових роздруківках.
Увага: Повноцінного формату електронної касової книги немає. Фактично він паперово-електронний
Виходить, що це паперовий спосіб ведення касової книги, але з заповненням на комп’ютері. При цьому:
касову книгу можна роздруковувати в кінці місяця або в кінці року (п. 6 приміток у додатку 5 Положення № 148). Але такі проміжки часу не завжди зручні для бухгалтера — п. 40 Положення № 148 вимагає щоденного звіту касира. Виходить, що все ж краще друкувати й підписувати щодня. Даний порядок слід закріпити у певному внутрішньому документі установи, наприклад, наказі про облікову політику чи наказі про касову дисципліну;
друкувати слід 2 однакових екземпляри кожного аркуша касової книги: один з 2-х екземплярів «Вкладений аркуш», а другий – «Звіт касира». Роздруківки вкладного аркуша касової книги слід зберігати окремо за кожним місяцем, а потім сформувати у хронологічному порядку у підшивку;
записи в електронній касовій книзі здійснюються в день видачі/внесення готівки. Залишки виводяться теж щодня;
в кінці року аркуші треба підшити, загальну кількість аркушів за рік завірити підписом керівника, головного бухгалтера. Підшивки слід зшити в книгу. Порядок зшивання хронологічний.
Касову книгу, як електронну, так і паперову, слід зберігати 1095 днів з кінця дня того звітного періоду, для якого використовувалися її дані (за умови завершення перевірки з боку ДПС).
У цілому виправлення в касових документах не допускаються (п. 39 Положення № 148). Однак, у цьому ж пункті Положення № 148 допускає виправлення коректурним способом:
неправильний запис закреслити одної лінією так, щоб він міг читатися;
засвідчити виправлення підписом касира та головного бухгалтера й поставити дату виправлення. Можна дописати «Виправленому вірити».
Такий порядок стосується як паперової касової книги, так і роздрукованих аркушів електронної.
Касова книга зразок 2024
На прикладі розглянемо, як виглядає заповнена касова книга 2024.
