група експертів з бюджетного обліку об'єднаної редакції Експертус Головбух
Наказ про проведення інвентаризації в бюджетних установах — документ, що встановлює порядок проведення установою щорічної інвентаризації напередодні складання нею річної звітності. Скачайте актуальний зразок наказу про проведення інвентаризації у 2026 році.
Що потрібно врахувати, коли складаєте наказ про інвентаризацію
Під час інвентарізації потрібно перевірити всі види зобов’язань та всі активи установи незалежно від їхнього місцезнаходження. Не виняток — предмети, що установа передала в прокат, оренду або які перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.
Також інвентаризуйте активи і зобов’язання, які обліковуєте на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать установі, але тимчасово перебувають у її користуванні, розпорядженні або на зберіганні:
об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів;
матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі;
умовні активи і зобов’язання установи (застави, гарантії, зобов’язання тощо);
Положення № 879 передбачає, коли суцільну інвентаризацію певних активів можна проводити не щорічно або не в повному обсязі, а саме:
земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти можна інвентаризувати один раз на три роки;
інструменти, прилади, інвентар (меблі) — щороку в обсязі не менше 30% від усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом трьох років;
бібліотечні фонди від 100 до 500 тис. одиниць — протягом п’яти років з охопленням щорічно не менше 20%, а понад 500 тис. одиниць — протягом десяти років з охопленням щорічно не менше 10% одиниць. Однак інвентаризацію книжкових пам’яток проводьте щороку.
Тому в наказі потрібно обов’язково зазначати, які об’єкти обліку перевіряти. Наприклад, якщо керівник у цьому році не планує перевіряти наявність і стан земельних ділянок, то в наказі потрібно зазначити:
«Провести інвентаризацію необоротних активів, крім земельних ділянок».
Також саме керівник визначає, який обсяг інструментів, приладів, інвентарю (меблів) інвентаризувати, зокрема 30%, 40% чи 50%.
Як оформити наказ про поведення інвентаризації
Вимоги стандарту ДСТУ 4163:2020, який діє з 01.09.2021, поширюються на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, які державні органи, органи місцевого самоврядування, установи створюють у результаті діяльності. Тому, коли готуєте проєкт наказу про інвентаризацію, врахуйте вимоги інструкції з діловодства, прийнятої у вашій установі. Інструкції з діловодства держорганів розроблені за настановами Інструкції, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі — Інструкція № 55).
Органам місцевого самоврядування також рекомендовано власні інструкції з діловодства привести у відповідність до постанови, яка затверджує цю інструкцію.
Основні вимоги щодо оформлення наказів
Наказ оформлюйте на бланку наказу. Вимоги до бланків також передбачає Інструкція № 55.
У заголовку наказу коротко викладайте його зміст.
Текст наказу про інвентаризацію має складатися з преамбули і розпорядчої частини. Адже саме такі вимоги встановлює Інструкція № 55 до наказів з питань основної діяльності установи та адміністративно-господарських питань.
У преамбулі зазначте підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Цю частину наказу починайте зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видаєте на підставі іншого розпорядчого документа, в констатуючій частині (преамбулі) зазначте посилання на відповідний нормативний документ.
Розпорядчу частина наказу починайте зі слова «наказую», яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.
Обов’язково поділяйте розпорядчу частину на пункти і підпункти, які нумеруйте арабськими цифрами. У кожному пункті зазначте конкретне завдання (доручення) зі строком його виконання та структурні підрозділи — його виконавці.
Наказ про проведення інвентаризації друкується на бланку установи.
Наказ про проведення інвентаризації — зразок від експерта
Зразок наказу про проведення інвентаризації в бюджетній установі спростить вашу роботу. З ним не треба думати, чи все правильно прописали і чи про всіх осіб, задіяних в інвентаризації активів і зобов’язань, згадали.
