Інвентаризаційна комісія не виявила активи, які бухгалтерська служба установи обліковує. Якими документами оформити нестачу при інвентаризації, як оцінити, облікувати та відшкодувати збитки?
Порядком складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 № 44 (далі – Порядок № 44).
Розглянемо детально, які треба скласти документи, аби відобразити нестачу при інвентаризації в обліку та звітності.
Описи складайте окремо за місцезнаходженням активів та за кожною матеріально відповідальною особою (п. 16 розд. ІІ Положення № 879).
Усі матеріально відповідальні особи повинні дати розписку. Цією розпискою вони підтверджують, що були присутні, коли комісія перевіряла активи, тож надалі не буде претензій за виявлення лишків чи нестач.
Аби підбити підсумки, комісія передає інвентаризаційні описи та акти інвентаризації до бухгалтерської служби установи. Працівники бухгалтерської служби перевіряють, чи правильно комісія заповнила документи, та порівнюють, чи збігаються дані фактично наявних активів із даними бухгалтерського обліку.
Результати перевірки відображайте у звіряльних відомостях – зазначте виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку та інформацією з інвентаризаційних описів та актів інвентаризації. Також зазначте оцінену вартість лишків чи нестач (п. 20 розд. ІІ Положення № 879).
У звіряльних відомостях вартість лишків і нестач при унвентаризації наводьте відповідно до їх оцінки в регістрах бухгалтерського обліку. З дати виявлення нестачі потрібно протягом 5 днів підготувати відповідні матеріали та передати їх до правоохоронних органів (п. 7 розд. IV Положення № 879). Якщо винну особу встановлено, потрібно готувати цивільний позов на відшкодування збитків.
Підсумковим документом інвентаризації є протокол інвентаризаційної комісії. У ньому комісія наводить свої висновки з приводу виявлених розбіжностей та пропозиції, як їх урегулювати.
Усі інвентаризаційні документи разом із протоколом інвентаризаційної комісії передайте на розгляд та затвердження керівнику установи.
На основі протоколу інвентаризаційної комісії, який затвердив керівник установи, відобразіть результати інвентаризації у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчили інвентаризацію (п. 3 розд. IV Положення № 879).
Якщо за результатами інвентаризації виникли розбіжності між фактично наявними активами та обліковими даними, урегулюйте їх відповідно до пункту 4 розділу IV Положення № 879.
Тож як оцінити збитки та правильно оформити це документально?
Нестача активів при інвентаризації – як оцінити і відшкодувати збитки
Винна особа зобов’язана відшкодувати збитки установі. Порядок, за яким визначати їх розмір від розкрадання, нестачі, знищення/псування матеріальних цінностей, затверджує постанова КМУ від 22.01.1996 № 116 (далі – Порядок № 116).
Аби оцінити розмір збитків, керуйтеся Методикою оцінки майна, затвердженою постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891, в редакції постанови КМУ від 20.02.2019 № 224 (далі – Методика № 1891), зокрема:
пунктом 87 – для визначення розміру упущеної вигоди;
пунктом 88 –для оцінки збитків.
Розмір збитків збільшують на розмір упущеної вигоди. При нестачі розмір збитків визначатиме інвентаризаційна комісія шляхом проведення стандартизованої оцінки.
Своє рішення про оцінку завданих збитків комісія має оформити Актом оцінки збитків за формою, що містить додаток 12, 13, 15 до Методики № 1891, у випадках, що визначає пункт 88 Методики № 1891.
Стандартизовану оцінку збитків проводять, якщо:
відсутні вихідні дані, які містять інформацію про пошкоджене майно установи до та після його розкрадання/нестачі/знищення/псування, крім даних бухобліку;
виконавець оцінки не може особисто оглянути пошкоджене майно установи та отримати відомості про стан майна до та після розкрадання/нестачі/знищення/псування;
майнову шкоду установі завдали внаслідок неправомірних дій з коштами (п. 88 Методики № 1891).
Акт оцінки збитків затверджує керівник установи. Цей документ є підставою, аби винна особа відшкодувала збитки, за умови, що вину цієї особи встановили.
Якщо нестача при інвентаризації віднесена на винних осіб – працівників, вони нестимуть матеріальну відповідальність, тобто відшкодовуватимуть збитки у розмірі шкоди, яку завдали, але не більше свого середньогомісячного заробітку (п. 1 ст. 133 КЗпП). Якщо з працівником, який завдав збитків, установа уклала договір про повну матеріальну відповідальність, він відшкодовуватиме всі збитки повністю (п. 1 ст. 134 КЗпП).
Відшкодовувати збитки працівник може коштом своєї заробітної плати. Для цього керівник установи має видати наказ, у якому зазначить таке рішення. Наказ складайте не пізніше двох тижнів з дня, коли виявили заподіяну працівником шкоду. Працівника обов’язково ознайомте з наказом під особистий підпис.
Загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20% заробітної плати працівника (ст. 128 КЗпП).
Відраховувати збитки із заробітної плати працівника правомірно, якщо їх сума не перевищує його середнього заробітку. Однак якщо працівник не надав на це згоди, бухгалтеру заборонено відраховувати із його зарплати суму збитків. Роботодавець має звернутись до суду з цивільним позовом:
для врегулювання трудового спору щодо відшкодування збитків працівником;
відшкодування збитків фізичною особою, яка не є працівником установи, але заподіяла шкоду установі.
Також позиватися до суду слід, аби покрити шкоду/збитки установи, якщо їх розмір є вищим за середню заробітну плату працівника.
Однак винна особа – працівник може й добровільно покрити шкоду/збитки, які завдав установі, повністю або частково – передати рівноцінне майно чи відремонтувати/поправити пошкоджене (абз. 5 ст. 130 КЗпП).
Матеріали про нестачі та витрати, які виникли внаслідок зловживань, протягом п’яти днів після того, як їх виявили, передайте до правоохоронних органів. На суму таких нестач та збитків подайте цивільний позов (п. 7 розд. IV Положення № 879).
Операції з нестач та оцінених збитків обліковуйте за Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.
Активи, виявлені як нестачі, потрібно списати. В обліку відображайте розмір збитків:
поза балансом (рахунок 073) – якщо винних осіб не встановлено;
за дебетом субрахунку 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» – якщо такі особи встановлені.
При цьому вартість витрат на відновлення (придбання) активу, який виявлено як нестача та включено до суми збитків, відображають за кредитом субрахунку 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)», а суму збитків за мінусом витрат на відновлення (придбання) активу, які згідно з пунктом 10 Порядку № 116 потрібно перерахувати до бюджету, – за кредитом субрахунку 6312 «Інші розрахунки з бюджетом».
Нестача при інвентаризації – як відобразити у звітності
Дебіторську заборгованість за розрахунками з відшкодування завданих збитків відображайте у рядку 1150 «Інша поточна дебіторська заборгованість» форми № 1-дс «Баланс». Такі рекомендації містить додаток до листа Мінфіну від 28.03.2017 № 35220-06-5/8303.
Нестачі при інвентаризації, які віднесли на винних осіб, як і доходи від оприбуткування лишків, що виявили за інвентаризації, включайте до складу доходів від продажу активів. Відображайте їх у рядку 2030 «Доходи від продажу активів» форми № 2-дс «Звіт про фінансовий результат».
Отже, результати інвентаризації у фінансовій звітності відображайте не розгорнуто, а лише у складі фінансових активів та доходів.
На підставі протоколу, який затверджує керівник установи, інвентаризаційна комісія оцінює суми збитків. Аби скласти Акт оцінки збитків, комісія враховує термін експлуатації втрачених активів, вартість на дату оцінки, нараховану амортизацію та інше.
На основі Акта оцінки збитків та матеріалів інвентаризації списуйте активи з балансу установи та заповнюйте бюджетну і фінансову звітність. Про факт крадіжки повідомте правоохоронні органи протягом п’яти днів із дати, коли виявили нестачу.
