бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Розрахунок середньої зарплати потрібен при нарахування відпускних, оплати днів відрядження, лікарняних і декретних. Правила розрахунку середньої з Порядку 100 за останні роки змінювалися кілька разів. Якраз у частині премій. В консультації – як рахувати середню для різних виплат, коли є премії, що стосуються розрахункового періоду.
«Преміальні» складнощі у розрахунку середньої зарплати
Здавалося б, середню порахувати просто – додали всі виплати за період розрахунку й поділили на кількість днів. Однак премії – це досить специфічні виплати працівникам, які через свої особливості ускладнюють бухгалтеру розрахунок середньої заробітної плати, що демонструє таблиця нижче.
ПРЕМІЇ ТА ПРОБЛЕМИ, ЯКІ ВОНИ СТВОРЮЮТЬ У РОЗРАХУНКУ СЕРЕДНЬОЇ ЗАРПЛАТИ
«Преміальна» проблема
Питання, яке постає у бухгалтера
Місяць нарахування премії та місяць, якого вона стосується різні. Наприклад, нарахована у вересні, а за результати роботи у серпні
до якого місяця та як зараховувати таку премію – вересня чи серпня?
Премія* за 2 та більше місяців. Наприклад, премія нарахована за якийсь тривалий період – квартал, рік тощо
таку премію враховувати повністю чи частково?
Річні премії. Премія нарахована у поточному році, але стосується минулого. Також премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності (такі є у держслужбовців)
враховувати чи ні таку премію, якщо вона потрапляє у розрахунковий період**
Разові премії. Приклади таких премій (виплат*):
премія приурочена до певної ювілейної чи святкової дати, події й потрапила у розрахунковий період;
грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків (так є у педпрацівників)
чи взагалі враховувати таку премію (виплату)?
*якщо до певної виплати у документах і не вживається слово «премія», але це виплата за підсумками роботи за певний період часу, то правила застосовуємо такі ж, як і до премій (див., наприклад, абз. 2 і абз. 3 п. 3 Порядку 100);
** типові розрахункові періоди для розрахунку різних виплат: 12 місяців (відпускні, лікарняні, декретні), 2 місяці (оплата днів відрядження, вихідна допомога)
Знайдемо тепер відповіді на ці та інші проблемні питання.
Ситуація ускладняється тим, що правил розрахунків середньої зарплати при нарахуванні виплат працівникам існує два варіанти, а саме є розрахунок середньої для:
відпускних, оплати днів відрядження та інших днів збереження середнього заробітку. Це Порядок обчислення середньої заробітної плати, який затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок 100). Саме Порядок № 100 в останні роки щодо розрахунку премій кілька разів змінювався;
І правила врахування премій у Порядку 100 та Порядку 1266 суттєво відрізняється. Однак насправді і це ще не всі «середні», так як у бюджетників існують і більш специфічні правила, зокрема для розрахунку пенсій, допомоги у звʼязку з безробіттям (Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, який затверджений постановою Кабміну від 26.09.2001 р. № 1266). Однак ці «інші середні» у даній консультації не розглядаються, так як вони не стосуються зарплатних виплат.
Керівники бюджетних установ, закладів та організацій мають право преміювати працівників відповідно до їхнього особистого внеску в загальні результати роботи у межах коштів на оплату праці (п. 4 Постанови 1298). Конкретні умови, порядок та розміри преміювання працівників керівник установи має затвердити у внутрішньому Положенні про преміювання та погодити з профспілковим комітетом установи.
☛ Необхідні умови нарахування премії: положення про преміювання та наказ про преміювання
Отже, щоб нарахувати та виплатити премію працівникам, установа має самостійно розробити положення про преміювання. Пам’ятайте, що аудитори, аби виявити порушення, уважно вивчають умови преміювання працівників установи. Наприклад, такі обставини:
залежність премії від фактично відпрацьованого часу. Так, у Положенні про преміювання працівників в установі може передбачатися, що розрахунок працівникам премії за місяць відбувається пропорційно до фактично відпрацьованого часу. У такому разі працівникам, які були у відпустці, лікарняному тощо, премії буде нараховано менше;
за що або за які саме показники преміювали працівника. Чи допускається це Положенням про преміювання. Наприклад, премія за своєчасне і в повному обсязі виконання обов’язків, які встановлені посадовими інструкціями та положенням про відповідну установу, а також ініціативність, особистий вклад у загальні результати роботи тощо.
Навіщо це все при розрахунку середньої? Бухгалтеру з цього всього слід звернути увагу на вид премії: разова вона чи систематична, а також період, до якого премія відноситься. Усе це беремо з наказу про преміювання та звіряємося з положенням про преміювання, якщо останнє призабули.
Зразок Положення про преміювання працівників наведений нижче.
Премії у розрахунку середньої – відпускні, відрядження, дні збереження заробітку
Виходячи з вищерозглянутих проблем премій при розрахунку середньої, правила щодо врахування премій у розрахунку середньої для відпускних, відряджень та інших днів збереження середнього заробітку такі, як наведені у таблиці нижче.
ПРАВИЛА ВРАХУВАННЯ ПРЕМІЙ У РОЗРАХУНКУ СЕРЕДНЬОЇ ЗАРПЛАТИ ЗА ПОРЯДКОМ 100 (розрахунок відпускних, оплата днів відряджень, вихідної допомоги при звільненні)
№
«Преміальні» проблеми
Правила врахування премій та супутні приклади
1
місяць нарахування премії та місяць, якого вона стосується, різняться
Премія відноситься до складу виплат того місяця, у якому вона була нарахована (див. п. 3 Порядку 100). Однак при цьому застосовується такий перерахунок:
сума премії до врахування у місяці РП = (фактичний розмір нарахованої премії / кількість відпрацьованих р. днів місяця, за який премія нарахована)×кількість відпрацьованих днів місяця нарахування премії
Приклад 1 (сума премії внаслідок перерахунку зменшується). Премія 1000 грн за серпень 2024, яка нарахована у вересні 2024. Така премія враховується у доході вересня 2024, якщо він потрапив до розрахункового періоду (РП). Однак здійснюється це шляхом перерахунку. Так, якщо працівник відпрацював повністю всю норму у серпні 2024 (22 р. дні) та вересні 2024 (21 р. день), то маємо:
премія за серпень до врахування у вересень РП = (1000/22)×21 = 954,55грн.
Це значить, що при розрахунку середньої ЗП при врахуванні доходів за вересень 2024 береться премія у розмірі не фактичному (1000 грн), а перерахованому (954,55 грн). Це не означає, що працівнику треба зменшити премію, а лише те, що при розрахунку середньої використовуємо перераховану суму – 954,55 грн.
Приклад 2 (сума премії при перерахунку збільшується та «обрізається»). У ситуації, коли працівник не виконав місячну норму та відпрацював у серпні 2024 р. лише 17 р. днів (був на лікарняному тощо), маємо такий перерахунок:
премія за серпень до врахування у вересень РП = (1000/17)×21 = 1235,29 грн > 1000 грн. Розмір премії перевищив її фактичний розмір, так як кількість відпрацьованих днів у місяці перерахунку більша за кількість днів у місяці, за який премія нарахована;
«обрізаємо» перераховану суму премії до її фактичного розміру, тобто до 1000 грн. Дане «обрізання» використовуємо лише, якщо період, за який нараховано премію (серпень 2024), відпрацьовано частково, – тоді премія нараховується у розмірі не більшому за фактичний (див. абз. 3 п. 3 Порядку № 100)*.
Як наслідок, за неповністю відпрацьованого серпня 2024, при розрахунку середньої ЗП використовуємо суму премії у розмірі 1000 грн.
Приклад 3 (сума премії враховується без перерахунку). Премія у розмірі 1000 грн за серпень 2024 нарахована у цьому ж місяці – серпні 2024. У такій ситуації потреби у перерахунку взагалі немає. Премія враховується у сумі 1000 грн, якщо серпень потрапив у РП
2
премія за 2 та більше місяців
Перерахунок премії за відпрацьованими днями, починаючи з місяця нарахування. Такий перерахунок здійснюється «ВПЕРЕД» на ту кількість місяців, яка відповідає кількості місяців, за які нараховувалася премія (квартал – 3 місяці, річна – 12 місяців і т.д.). Першим місяцем вважається місяць нарахування. Для перерахунку використовується аналогічний підхід, що й для перерахунку місячних премій. Однак суму премії ділимо на кількість відпрацьованих р. днів не одного місяця, а кількох.
Приклад 4 (перерахунок квартальної премії). Нарахована премія 1000 грн за ІІІ квартал 2024 (липень-вересень, 3 місяці, відпрацьовано 66 р. днів), яка нарахована у жовтні 2024. Така премія враховується у доходи 3-х послідовних місяців:
жовтень 2024 (1-й місяць нарахування, відпрацьовано 23 р. дні);
листопад 2024 (2-й місяць нарахування, відпрацьовано 21 р. день);
грудень 2024 (3-й місяць нарахування, відпрацьовано 22 р. дні).
Якщо працівник відпрацював повністю всю норму у ІІІ кварталі 2024, то маємо такий перерахунок квартальної премії за фактично відпрацьованими р. дням:
премія до врахування у жовтень РП = (1000/66)×22 = 333,33 грн (1 р. день з 23-х за нормою працівник був на лікарняному);
премія до врахування у листопад РП = (1000/66)×21 = 318,18 грн;
премія до врахування у грудень РП = (1000/66)×22 = 333,33 грн.
Разом маємо:
333,33 + 318,18 + 333,33 = 984,84 грн < 1000,00.
Сума виходить менша за 1000 грн, так як жовтень-грудень 2024 має 65 р. днів, а не 66 р. днів, як було у ІІІ кварталі, за який нарахована премія
3
річні премії:
звичайні річні премії
так, враховуються незалежно від того, в якому році вони нараховані, – шляхом перерахунку за формулою. Врахування здійснюється аналогічно квартальним преміям (див. вище правила до проблеми 2 даної таблиці), але кількість місяців перерахунку – 12, а не 3
премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності у державних службовців
НЕ враховуються, тобто виключаються з розрахунку (пп. «г» п. 4 Порядку № 100)
4
разові премії
Виключаються. Наприклад, це такі премії (див. пп. «и», «о» п. 4 Порядку 100):
пов’язані з ювілейними та святковими датами, днями народження;
премії за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу;
грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків**
*якщо у місяці, за який премія була нарахована, відпрацьовано було повну кількість днів, то «обрізання» не застосовувалося б – навіть, якщо перерахована сума премії вийшла б більшою за її фактичний розмір. Норма абз. 3 п. 3 Порядку № 100 записана так: «якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати». По-суті, це означає, що у такій ситуації треба зменшити перераховану суму премії до фактичного розміру;
Премії у розрахунку середньої – лікарняні та декретні
За Порядком 1266 правила врахування премій при розрахунку лікарняних і декретних відрізняються. Ці правила простіші й їх показано у таблиці нижче.
ПРАВИЛА ВРАХУВАННЯ ПРЕМІЙ У РОЗРАХУНКУ СЕРЕДНЬОЇ ЗАРПЛАТИ ЗА ПОРЯДКОМ 1266 (розрахунок лікарняних і декретних)
№
«Преміальні » проблеми
Правила врахування премії та приклади
1
місяць нарахування премії та місяць, якого вона стосується різні
Пр>емія повністю відноситься до складу виплат того періоду, у якому вона була нарахована
Приклад 5 (місячна премія при розрахунку лікарняних). Премія за серпень 2024, яка нарахована у вересні 2024, враховується у доході вересня 2024, якщо він потрапив до розрахункового періоду*
2
премія за 2 та більше місяців
враховується повністю у доході місяця їхнього нарахування, який потрапив до розрахункового періоду*, так як Порядок № 1266 не передбачає часткового (пропорційного) врахування премій чи їхнього перерахунку
3
річні премії
розраховуються повністю у доході місяця їхнього нарахування, який потрапив до розрахункового періоду*
4
разові премії
включаються повністю, так як порядок № 1266 не передбачає виключення з розрахунку таких разових виплат*
* є ще правило повністю невідпрацьованого місяця. Якщо у місяці, у якому нарахували премію, працівник взагалі не працював жодного дня (з 1-го по останнє число), то тоді така премія:
повністю виключається з розрахунку, якщо працівник має поважну причину. Наприклад, це відпустка без збереження, лікарняний, відпустка у звʼязку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до 3(6) років тощо. Це правило стосується не тільки премій (місячних, квартальних, річних, разових, будь-яких), а взагалі всіх виплат за такий невідпрацьований місяць (абз. 2 п. 3 Порядку № 1266, лист Мінсоцполітики від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16);
враховується повністю, якщо причина невідпрацьованого місяця інша. Наприклад, у такому місяці була щорічна чи додаткова відпустка, то тоді премія враховується повністю
Приклади розрахунку середньої зарплати 2024
Розглянемо тепер приклади розрахунку середньої зарплати, якщо у розрахунковому періоді є премії.
Приклад 6 (місячна премія, яка враховується повністю). У жовтні 2024 року працівник вирушає у відрядження терміном на 3 дні. Розраховується середня за період серпень 2024-вересень 2024 (2 місяці). Доходи працівника:
серпень 2024 (22 р. дні) – оклад 8914 грн
вересень 2024 (21 р. день) – оклад 8914 грн.
У вересні 2024 також була нарахована місячна премія за вересень 2024 – 25% окладу. Це 2228,50 грн.
При розрахунку середньої для оплати днів відрядження премія включається повністю у дохід вересня 2024 року. Тоді середньоденна за Порядком 100 буде: (8914 + 8914 + 2228,50)/(22+21) = 20056,50/43 = 466,43 грн.
Оплата днів відрядження:
466,43 грн × 3 = 1399,29 грн
Якби працівник у жовтні 2024 йшов на лікарняний, то врахування премії тут буде аналогічне – її слід включити у повній сумі.
Приклад 7 (місячна премія, яку треба перерахувати). Ситуація та ж сама, що й у прикладі 6. Однак місячна премія була нарахована у вересні за серпень 2024 року. Тут уже треба її перерахувати:
премія до врахування у вересень РП = (2228,50/22)×21 = 2127,20 грн
Тоді середньоденна за Порядком 100 буде: (8914 + 8914 + 2127,20)/(22+21) = 19955,20/43 = 464,07 грн.
Оплата днів відрядження:
464,07 грн × 3 = 1392,21 грн
Однак, якби рахували оплату лікарняних (лікарняний у жовтні 2024), то таку б премію слід було включити повністю у фактичній сумі 2228,50 грн.
Приклад 8 (місячна премія, яку не враховуємо). Ситуація та ж сама, що й у прикладі 6. Однак місячна премія була нарахована у жовтні за вересень 2024 року. Тут її уже треба пропустити, так як жовтень (місяць нарахування) не входить у розрахунковий період – за правилами Порядку 100.
Тоді середньоденна за Порядком 100 буде: (8914 + 8914)/(22+21) = 17828/43 = 414,60 грн.
Оплата днів відрядження:
414,60 грн × 3 = 1100,58 грн
Для лікарняних врахування премії аналогічне – її теж слід виключити.
Приклад 9 (квартальна премія). У листопаді 2024 року працівник вирушає у відрядження терміном на 3 дні. Розраховується середня за період вересень 2024-жовтень 2024. Доходи працівника за розрахунковий період (РП):
вересень 2024 (21 р. день) – оклад 8914 грн
жовтень 2024 (23 р. дні) – оклад 8914 грн.
У жовтні 2023 також була нарахована квартальна премія за ІІІ квартал 2024 – 25% окладу. Це 2228,50 грн.
При розрахунку середньої для оплати днів відрядження премія перераховується на жовтень-листопад 2024. Однак у розрахунок середньої включається лише та частина перерахованої премії, що стосується жовтня 2024. Перерахунок премії такий:
кількість відпрацьований днів за ІІІ квартал 2024 = 23 + 22 +21 = 66. Вважаємо, що працівник відпрацював усі свої робочі дні;
премія до врахування у жовтень 2024 (РП) = (2228,50/66)×23 = 776,60 грн;
премія до врахування у листопад 2024 = (2228,50/66)×21 = 709,07 грн;
премія до врахування у грудень 2024 = (2228,50/66)×22 = 742,83 грн;
перевіряємо суму перерахованої премії: 776,60 + 709,07 + 742,83 = 2228,50 грн (перерахована сума премії співпадає з фактичною, так як період, за який премія нарахована, та період перерахунку мають однакову кількість відпрацьованих днів – 66 р. днів).
Місяці перерахунку листопад і грудень не входять до РП і результати перерахунку можуть бути використані у майбутньому (можливо, доведеться уточнити перерахунок на ці місяці після уточнення фактичної кількості відпрацьованих р. днів).
Оплата днів відрядження = 422,83 × 3= 1268,49 грн.
Однак, якщо середню рахуємо для оплати днів лікарняного у листопаді 2024 року, то тоді така премія враховується повністю (2228,50 грн), так як вона була нарахована у жовтні 2024 – місяці РП для лікарняних.
Приклад 10 (річна премія). Працівник йде у відпустку у вересні 2024 року. У січні 2023 року йому нарахована річна премія 5000 грн за результатами його роботи за 2023 рік.
місяці, за які була нарахована премія: січень 2023 – грудень 2023 (рік);
кількість відпрацьованих робочих днів за 2023 рік за даними табелю обліку робочого часу – 259 днів (для простоти у прикладі вважаємо, що працівник відпрацював усі можливі дні для 5-денного робочого тижня 2023 року; воєнний стан триває увесь рік, тому святково-неробочих днів офіційно не було);
кількість відпрацьованих робочих днів за січень-серпень 2024 року за даними табелю обліку робочого часу – 175.
Частина перерахованої премії, яка відноситься до січня-серпня 2024 року, складає:
5000×175/259 = 3378,38 грн
Якщо інша ЗП працівника за вересень 2024-серпень 2024 склала 215000 грн, то розрахунок середньої матиме вигляд:
(215000 + 3378,38)/366 = 596,66
Якщо у вересні 2024 буде не відпустка, а лікарняний, то тоді при розрахунку лікарняних премія потрапить до доходу січня 2024 повністю, тобто 5000 грн і середня буде іншою:
(215000 + 5000)/366 = 601,09
Приклад 11 (разова премія). Працівнику у кінці вересня 2024 року нарахована премія з нагоди його ювілею 5000 грн. У жовтні 2024 року працівник:
йде у відпустку. Тоді премія не бере участі у розрахунку середньої для оплати днів відпустки. Хоча й місяць нарахування премії потрапляє у РП (жовтень 2023-вересень 2024), але разові премії до ювілейних дат у розрахунку середньої за пп. «и» п. 4 Порядку № 100 не враховуються;
захворів та йде на лікарняний. Тоді премія візьме участь у розрахунку середньої для оплати днів лікарняного, так як вона потрапляє у РП (жовтень 2023-вересень 2024), а обмежень на разові премії до ювілейних дат Порядок № 1266 не містить.
Приклад 12 (премія у держслужбовців). За результатами щорічного оцінювання у грудні 2024 працівнику була нарахована премія 8000 грн. У лютому 2025 працівник:
йде у відпустку;
захворів та йде на лікарняний.
Розрахунковий період у обох варіантах буде лютий 2024 – січень 2025. Однак премія у розрахунку:
для відпускних – не включається;
для лікарняних – враховується у дохід грудня 2024. Підстав для її виключення немає, так як вона є частиною зарплати, на яку нарахований ЄСВ, а Порядок № 1266 винятків щодо разових премій не містить.
Як бачимо, в одних і тих же самих ситуаціях середня зарплата виходить різною через різні правила врахування премій.
Коли премія виплачується не в повному обсязі
Державні аудитори завжди звертають увагу, як бухгалтер нарахував премію працівникам, що відпрацювали неповний місяць. У положенні про преміювання краще передбачити таку норму:
якщо впродовж періоду, за який виплачують премію, працівник виконав показники і повністю відпрацював робочий час, премію йому треба виплачувати повністю;
якщо працівник частину періоду, за який виплачується премія, не працював, премію йому виплачують пропорційно.
Приклад 13 (премія нарахована не в повному обсязі). Працівник підприємства їздив у відрядження 12 по 16 серпня 2024 року – це 5 р. днів. Із 01 по 05 липня 2024 року перебував у відпустці за власний рахунок (зайняла 5 р. днів).
Посадовий оклад працівника – 5240,00 грн. Положення про преміювання передбачає щомісячну премію – 30% окладу. Її виплачують працівникам місяць у місяць пропорційно до відпрацьованого часу.
Зразок наказу про преміювання працівниківнаведений нижче.
У розрахунковому періоді (червень-липень 2024 року) працівникові нарахували:
червень (20 р. днів) – 6812 грн, у т.ч. премія за червень – 1572 грн (= 5240×0,3);
липень (23 р. днів) – 5672,87 грн, у т.ч. оплата за окладом за відпрацьовані 18 р. днів – 4100,87 грн (= 5240×18/23) та премія за серпень – 1572 грн (= 5240×0,3).
На розрахунок середньої ЗП нарахування премії не в повному обсязі ніяк не впливає, так як до уваги береться сама сума премії, а не дні, за які вона була нарахована.
Рахуємо середню для оплати відрядження:
(6812+ 5672,87) /(20+23 – 5) = 328,55 грн
Оплата днів відрядження:
328,55 грн × 5 днів = 1642,75 грн
У даному випадку місяць нарахування премій та місяць, до якого вона відноситься, співпадає, тому дана премія має враховуватися як для розрахунку відрядження у серпні 2024, так і можливих лікарняних у серпні 2024 чи пізніших місяцях.
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
