Иногда для выполнения функций учреждения руководитель отправляет работников в командировки по Украине или за границу. При этом таким работникам возмещают расходы за время поездки — выплачивают суточные командировочные расходы. Выясним, какие именно расходы и в каком размере возмещать.
Командировка — это поездка работника в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения по приказу руководителя. При этом законодательство обязывает учреждение:
Нормативные документы для оформления командировок
Чтобы правильно оформить командировку работника и возместить расходы 2022 года, нужно руководствоваться:
- статьей 121 Кодекса законов о труде. Гарантирует за время пребывания в командировке оплату суточных, возмещение стоимости проезда к месту назначения и на обратную дорогу, расходы на аренду жилья в законодательно установленных размерах. Обязывает сохранять за работником должность и место работы во время командировок;
- Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу от 13.03.1998 № 59 с изменениями и дополнениями (далее — Инструкция № 59). Регулирует правила оформления пребывания в командировке;
- Постановлением КМУ «О суммах и составе расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98 с изменениями и дополнениями (далее — Постановление № 98). Устанавливает сроки и суммы возмещения расходов на командировки 2022 года.
Сроки служебных командировок
На сколько отправлять работника в служебную поездку — определяет руководитель учреждения. Эту и другую обязательную информацию о поездке должен содержать приказ о командировке. От продолжительности поездки зависят суточные на командировку 2022 года. Однако при установлении продолжительности руководитель должен учитывать требования пункта 6 Постановления № 98.
Так, одна служебная поездка может длиться не дольше:
- 30 календарных дней — в пределах Украины;
- 60 календарных дней — за границу.
Срок командировки госслужащего в течение года не может превышать 60 дней (п. 61 Постановления № 98), (п.1 разд. ІІ Инструкции 59), кроме случаев, определенных законодательством.
Пункт 6 Постановления № 98 имеет исключения. Продолжительность служебной поездки можно увеличивать до:
- 1 года — рабочим, которых отправляют за границу по внешнеэкономическому договору на выполнение проектных, строительных работ, организаций выставок, культурных мероприятий; госслужащим для ликвидации стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий, а также устранения других обстоятельств, которые создали или могут создать угрозу жизни или условиям жизнедеятельности людей;
- 90 дней — военнослужащим, направляемым на обучение в военные учебные заведения, и до 18 месяцев, если возмещение расходов осуществляет учреждение, которое приняло такого военнослужащего на обучение;
- 2 лет — аспирантам, докторантам, научным сотрудникам, направляемым в учреждения высшего образования и научные учреждения за границу на стажировку.
• 6 месяцев - работникам авиационных компаний, которые направляются за границу для осуществления авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях Организации Объединенных Наций согласно контрактам между авиационными компаниями Украины и Организацией Объединенных Наций
• на срок, не превышающий период проведения таких мероприятий: командировки должностных лиц Государственной пограничной службы и Государственной фискальной службы, направляемых за границу для проведения контрольных мероприятий по грузам гуманитарной помощи, поступающим с территории Российской Федерации в район проведения антитеррористической операции на территории Украины, осуществление мероприятий по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпора и сдерживания вооруженной агрессии Российской Федерации в Донецкой и Луганской областях,
• Срок командировки военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава и работников, направленных для лечения и реабилитации в связи с ранением (контузией, травмой или увечьем), полученным во время непосредственного участия в антитеррористической операции и / или обеспечении ее проведения (осуществления мероприятий, связанных с предотвращением, выявлением и пресечением террористической деятельности), осуществлении мероприятий по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпора и сдерживания вооруженной агрессии Российской Федерации в Донецкой и Луганской областях, обеспечении их осуществления, находясь непосредственно в районах и в период осуществления указанных мероприятий и лиц, сопровождающих таких военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава и работников, не должен превышать срок лечения и реабилитации.
Предельный размер суточных на командировки 2022 года
Учреждения при наличии документов, подтверждающих расходы, компенсируют их за счет бюджетных средств в рамках предельных размеров, указанных в приложении 1 Постановления № 98. Так, максимальный размер суточных командировочных составляет:
- по Украине — 300 грн, а предельная сумма на аренду жилья — не более 900 грн в сутки;
- за границу — в пределах размера, указанного в приложении 1 Постановления № 98, в зависимости от государства, в которое учреждение направляет работника.
Обеспечение работников средствами в случае командировки за пределы Украины осуществляется с учетом утвержденной суммы расходов или в сумме, эквивалентной указанной сумме в иностранной валюте, по официальному курсу Национального банка, установленному на день представления уполномоченному банку расчета расходов, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка, установленному на день выдачи аванса.
Суточные по Украине
За время командировки по Украине работнику нужно возместить расходы на (п. 2, п. 7 Постановления № 98, п. 5, п. 6 разд. II Инструкции № 59):
- аренду жилья, в т. ч. за время вынужденной остановки в пути — в пределах предельных сумм, указанных в приложении 1 Постановления № 98;
- бронирование места в гостинице — не более 50% его стоимости за сутки;
- бытовые услуги, включенные в счета по оплате стоимости проживания (стирка, глажка и т. п.) — не более 10% суммы суточных за все дни пребывания;
- телефонные разговоры — размер согласовывает руководитель;
- питания, включенное в стоимость проживания или проездных документов, — без определения конкретной суммы, то суточные уменьшаются и составляют: 80% — при одноразовом питании, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом (п. 5 раздела II Инструкции № 59);
- проезд (перевозку багажа, бронирование билетов) к месту командировки и обратно — в размере стоимости проезда, с учетом расходов, в нее включенных. Возмещают стоимость проезда любым транспортом, кроме такси.
Питание с определенной суммой, которое включено в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работникам за счет суточных расходов. Это значит, что эти средства в счета гостиницы не возмещаются (п. 2 Постановления № 98).
Суточные за границу
За время командировки за границу 2021 года работнику возвращают расходы на:
- проживание в гостинице, других жилых помещениях — в пределах предельных размеров на наем жилья, определенных в приложении 1 Постановления № 98;
- бытовые услуги, включенные в стоимость проживания (стирка, чистка одежды и т.п.) — не более 10% суточных расходов для государства, в которое командирован работник;
- проезд (включая перевозку багажа, пользование постельными принадлежностями в поездах и т.д.) к месту командировки и обратно, по месту командировки (в частности на арендованном транспорте);
- бронирование мест в гостиницах — не более 50% стоимости места за сутки;
- оформление загранпаспортов;
- оформление разрешений на въезд (виз);
- страховой полис, если это требуется по законам государства, в которую командирован работник;
- обязательное страхование и другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в стране командировки;
- служебные телефонные разговоры, если это согласовано с руководителем;
- комиссию в случае обмена валюты;
- питания, которое входит в счета на наем жилого помещения, проездных документов — без определения конкретной суммы, возмещают в процентах сумм суточных для соответствующего государства (80% — при одноразовом, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом питании) (п. 2, п. 7 Постановления № 98 и п. 5, п. 6 разд. III Инструкции № 59).
Питание с определенной суммой, которое включено в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работникам за счет суточных расходов. Это значит, что эти средства в счета гостиницы не возмещаются (пп. "д" п. 16.1 раздела III Постановления № 98).
За допомогою статті без труднощів обчислите середній заробіток для лікарняних. Помилково вважати, що він залежить лише від доходу працівника. Важливі й інші факти: як довго працює, чи підвищували його зарплату, коли хворів і відпочивав.
Оплата суточных расходов
Отдельным видом расходов, не требующим специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и другие нужды, понесенные в командировке). Суммы суточных расходов для работников утверждены Постановлением № 98.
Суточные 2022 года руководитель определяет в приказе о командировке на основе соответствующих документов (п. 4 разд. II Инструкции № 59).
При отсутствии приказа руководителя суточные на командировку не оплатят. Не возместят также расходы на командировку в бюджетных учреждениях (кроме суточных), если работник не подтвердит их расчетными документами (п. 4 разд. II Инструкции № 59).
Командированному работнику нужно вовремя выдать аванс на командировку в пределах определенной платы за проезд, аренду жилья, суточных.
Если работник получил аванс на командировку и не уехал, он должен в течение трех банковских дней со дня отмены поездки вернуть эти средства.
По возвращении из командировки работник обязан в течение пяти банковских дней представить авансовый отчет. Вместе с отчетом работник подает оригиналы документов, удостоверяющих расходы в командировке, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).
Чи можна скоригувати дані щодо кількості працівників у Податковому розрахунку?
Налогообложение суточных на командировки
Сумма возмещенных работнику расходов не является доходом работника и налогом не облагается в случае своевременной подачи авансового отчета и подтверждающих документов (пп. «а» пп. 170.9.1 НК). Сюда относятся расходы на:
- проезд,
- проживание в отелях или иных жилых помещениях,
- питания, которое входит в стоимость проживания или проезда,
- бытовые нужды,
- телефонные разговоры,
- оформление загранпаспортов,
- оформление разрешений на въезд (виз),
- обязательное страхование,
- другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки.
Также в налогооблагаемый доход не входят суточные 2022 года, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой.
Если авансовый отчет вовремя не подан или расходы документально не подтверждены и возмещены, то выданный аванс/возмещенные расходы подпадают под налогообложение как дополнительное благо. Лист ДФС від 13.03.2017 № 5002/6/99-99-13-02-03-15. Удерживается НДФЛ (с использованием натурального коэффициента 1,2195) (этот коэффициент предусмотренный п. 164.5 ст. 165 НКУ и вычисляется по формуле К = 100: (100-Сп), где Сн- ставка НДФЛ, установленная для таких доходов на момент их начисления) и военный сбор.
