Електронний проїзний документ оплачений особистою карткою працівника: коли не оподатковувати витрати

Повернення коштів на рахунок: нюанси та ризики

Роботодавець звернувся до податківців за індивідуальною податковою консультацією з питань:

• Чи може сам по собі квиток/електронний проїзний документ вважатися достатнім документом для підтвердження понесених витрат за проїзд у розумінні підпункту 170.9.2 ПК без надання виписки та/або відомостей з рахунку за платіжною операцією?
• Якщо працівник відмовляється надати виписки/відомості з особистого рахунку і надає лише квиток (без іншого рівнозначного підтвердження платіжної операції), чи вважається така компенсація вартості проїзду доходом працівника, що оподатковується ПДФО відповідно до пункту 170.9 ПК та військовим збором?
• Чи зобов’язаний роботодавець утримувати ПДФО та військовий збір із суми компенсації, якщо працівник не надав виписку/відомості з рахунку і відсутні інші рівнозначні документи що підтверджують саме платіжну операцію?

В ІПК від 30.10.2025 № 5783/ІПК/99-00-24-03-03 податківці зазначили — якщо працівник для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Тобто, якщо працівник з метою підтвердження витрат на проїзд не надає зазначений документ, суму відшкодованих витрат включають до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника та оподатковують ПДФО і військовим збором на загальних підставах. При цьому роботодавець зобов’язаний виконати усі функції податкового агента визначені ПК.