Як оцифрувати трудову книжку працівника, який перебуває за кордоном

Мінзарплата, податкові ліміти та бюджетні обмеження в Держбюджеті 2026

ПФУ нагадує, електронна трудова книжка, яку запровадили у 2021 році, містить цифрові дані про:

• прийняття на роботу;
• переведення;
• звільнення;
• інші зміни щодо трудової діяльності.

Відомості до 01.01.2004 з паперової трудової книжки, яка була основним документом про трудову діяльність людини, можуть бути оцифровані та зберігати інформацію про всі періоди трудової діяльності людини в інформаційній системі ПФУ.

Важливо: страховий стаж обчислюється за даними системи персоніфікованого обліку, а за періоди до її впровадження — за даними, включеними на підставі документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, зокрема за оцифрованими документами, які містять дані про періоди трудової діяльності.

Увага: подати трудову книжку працівника на оцифрування можна онлайн, зокрема перебуваючи за кордоном. Для цього необхідно відсканувати всі сторінки трудової книжки, на яких було внесено записи.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;
• мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів — назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника;
• збережені у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi (щоб забезпечити високу деталізацію).

Для онлайн-подання скан-копій алгоритм дій такий:

Крок 1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису та натисніть кнопку «Увійти».

Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Крок 3. Заповніть загальну інформацію про особу (якщо вона не підтягнулась автоматично) та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Крок 5. З результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

Увага: Пенсійний фонд забезпечує доступ до сервісів на вебпорталі електронних послу ПФУ з територій дружніх до нашої країни держав.