Оцифрування трудової книжки до 10.06.2026: що зміниться для працівника

Індексація-2026: практичний інтенсив для бухгалтера-бюджетника

ПФУ роз'яснює, якщо не відсканувати трудову книжку до 10.06.2026, це не призведе до втрати страхового стажу, проте значно ускладнить процес призначення пенсії у майбутньому, оскільки дані про період роботи до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично.

Обґрунтування

1. Статус страхового стажу

Страховий стаж, набутий до 01.01.2004, підтверджується на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Якщо ці дані не будуть оцифровані до завершення перехідного періоду, вони не зникнуть, але при призначенні пенсії особі доведеться особисто надавати оригінал паперової книжки до ПФУ для підтвердження стажу (Закон України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV). Стаж після 01.01.2004 вже обліковується в електронному реєстрі на підставі звітів роботодавців і додаткового оцифрування не потребує.

2. Перехідний період

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 №1217-IX встановлює п’ятирічний перехідний період (з 10.06.2021 до 10.06.2026) для включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Після 10.06.2026 паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним.

3. Обов’язки роботодавця та зберігання:

• до 10.06.2026 роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників (прийнятих до 10.06.2021), зобов’язаний забезпечити їх сканування та передачу до ПФУ;
• після завершення оцифрування (або після 10.06.2026) паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис на зберігання (ст. 48 КЗпП);
• якщо книжка не була відсканована роботодавцем, працівник може зробити це самостійно через особистий кабінет на порталі електронних послуг ПФУ навіть після дедлайну, проте офіційний період масового оцифрування завершується саме в червні 2026.

4. Ризики

Головний ризик — втрата або пошкодження паперового документа. Якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10.06.2026, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.

Важливо: наразі у ВРУ зареєстрований законопроєкт «Про внесення змін до Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» щодо подовження строку оцифрування трудових книжок» від 27.11.2025 № 14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення, проте станом на березень 2026 року він ще не прийнятий. Тому чинним залишається дедлайн 10.06.2026.

Висновок

Процес оцифрування документів про трудову діяльність відбувається в інтересах самої особи для забезпечення коректного та швидкого розрахунку пенсійних виплат у майбутньому. Подати сканкопії може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг ПФУ.