Типова форма № 5 «Табель обліку використання робочого часу», в якій роботодавці фактично ведуть облік робочого часу, затверджена наказом Держстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489 (далі — Наказ № 489).
Форма рекомендована, тож у разі потреби застосовуйте іншу форму табеля обліку використання робочого часу. Однак обов’язково ведіть первинний облік показників використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначають форми державних статистичних спостережень з праці (лист Держстату «Щодо заповнення табеля обліку використання робочого часу» від 12.01.2012 № 9/4-10/9).
Табель є підставою, аби нарахувати працівникам заробітну плату, допомогу по тимчасовій непрацездатності, суму за період щорічних відпусток, інших виплат. Відповідальна особа складає табель, підписує, погоджує з керівником та подає до бухгалтерії.
Процедуру за якою складають табель, Наказ № 489 не передбачає. Відповідних положень та роз’яснень також немає. Тож затвердіть в установі самостійно порядок, у який складатимете табель, відповідно до своїх локальних нормативних документів, та визначте:
- осіб, які оформлюватимуть табелі;
- посадових осіб, які мають засвідчувати своїми підписами інформацію, яку містять табелі;
- строки, у які відповідальні особи передають табелі на підпис відповідним посадовим особам, та до бухгалтерії, аби вона нарахувала заробітну плату;
- порядок за яким відповідальна особа вносить до табеля відомості про нових працівників та вилучає з нього відомості про звільнених працівників;
- правила та порядок, за яким присвоюватимете працівникам табельні номери та коригуватимете відомості про фактичну роботу/ відсутність працівників.
Табель заповнюйте двiчi на мiсяць:
- за першу половину мiсяця — аби нарахувати авансові платежi;
- за весь мiсяць — аби розрахувати заробiтну плату за мiсяць.
Наприкiнцi мiсяця в табелi пiдрахуйте загальну кiлькiсть вiдпрацьованих днiв i днiв неявок на роботу. Табель подавайте до бухгалтерiї завчасно для своєчасного розрахунку заробiтної плати.
За умови, що кількість працівників у штаті невелика, зазвичай, табель ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за два-три дні до розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.
Наголошуємо, що роботодавець зобов’язаний вести достовірний облік роботи, яку виконує працівник, і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Однак роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів, якщо він веде облік робочого часу в інший спосіб.
За інформацією ГУ Держпраці у Львівській області
