бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Табель обліку робочого часу – це первинний документ, який містить перелік усіх працівників установи з відмітками про те, як вони відпрацювали робочий час протягом облікового періоду. Без цієї інформації заробітну плату працівникові не нарахуєш. То хто, коли і як складає табель?
Табель обліку робочого часу складає особа, яку визначає керівник окремим наказом або у посадовій інструкції якої визначений такий обов’язок.
Так, робочий час обліковує:
працівник структурного підрозділу – працівників структурного підрозділу, наприклад старший лаборант кафедри університету;
секретар, помічник або кадровик – керівника установи, його заступників та спеціалістів, які не входять до складу структурних підрозділів;
кадровик – усіх працівників, якщо установа невелика.
Для чого треба табель робочого часу?
Табель – це одночасно документ для контролю роботи працівника, наприклад підтвердження прогулу чи іншої причини неявки, тобто засобом контролю за тим, чи дотримується працівник встановленого режиму роботи. Крім того, це зарплатний документ, так як без нього неможливе нарахування заробітної плати за місяць – бухгалтеру треба ж знати відпрацьовану кількість днів, кількість днів відпустки, лікарняного тощо. Табель має відповідати іншій документації установи – наказам про відрядження, про відпустку, а також даним листків тимчасової непрацездатності, медичних довідок тощо.
Коли складати табель обліку робочого часу 2024 року
Якщо в установі за першу половину місяця нараховується аванс з заробітної плати без урахування відпрацьованого часу, табель складаємо раз на місяць – лише для нарахування зарплати. Наприклад, аванс нараховується рівно як половина окладу.
Якщо ж відпрацьований час на аванс враховується, то табель робочого часу на 2024 рік складаємо 2 рази на місяць:
для нарахування авансу;
для нарахування зарплати.
Його подаємо до бухгалтерії установи. При цьому перед подачею даємо на підпис відповідальній особі, керівнику структурного підрозділу і кадровику. Без підпису бухгалтер його не прийме. Коли подавати табель – визначає графік документообігу в установі.
Табель обліку робочого часу працівників або журнал відвідувань є додатковою формою контролю за дотриманням працівниками режиму роботи. Наразі на зміну їй вводять електронно-пропускну систему, яка фіксує, коли працівник покинув робоче місце чи повернувся. Як правило, ці системи впроваджені в центральних органах виконавчої влади та інших держорганах.
Особі, що відповідальна за ведення табеля, достатньо прописати постійні реквізити у бланку та заповнювати для кожного періоду лише реквізити, що змінюються.
Реквізити, які містить табель робочого часу, можна доповнювати іншими. Однак уже затверджені у ній реквізити краще не виключати, так як вести облік за ними треба обов’язково (лист Держкомстату вiд 19.03.2010 р. № 17/1-25/ж-61/10/59). Тобто нові реквізити додаємо за потребою, а затверджені не виключаємо, хоча саму форму табелю (розташування реквізитів) можна й змінити, якщо є така потреба.
Умовні позначення в табелі обліку робочого часу
Ті умовні позначення (літерні або цифрові), які використовуються при заповненні табелю обліку робочого часу наведено у таблиці нижче. Частіше використовуються літерні позначення.
щорічна додаткова відпустка (ст. 7, ст. 8 Закону «Про відпустки»)
Д
9
додаткова відпустка, передбачена ст. 20, ст. 21, ст. 30 Закону «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи»
відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (ст. 17 Закону «Про відпустки») та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (ст. 18 Закону України «Про відпустки»)
неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень)
НД
20
неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання
НП
21
інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т.ін.)
ІН
22
простої
П
23
прогули
ПР
24
масові невиходи на роботу (страйки)
С
25
оплачувана тимчасова непрацездатність
ТН
26
неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін. підтверджена довідками лікувальних закладів)
НН
27
неявки з нез’ясованих причин
НЗ
28
інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами
ІВ
29
інші причини неявок (наприклад, призупинення трудових відносин на період воєнного стану на підставі ст. 13 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»)
І
30
Ведення табеля обліку робочого часу 2024
Особа, що відповідальна за облік робочого часу в структурному підрозділі, спершу прописує постійні реквізити:
назву установи;
назву структурного підрозділу;
код ЄДРПОУ установи;
відомості про працівника структурного підрозділу (порядковий і табельний номер, стать, посаду, прізвище, ім’я, по батькові).
Табель обліку робочого часу 2024 року заповнюємо за періодами, зазначаючи дату складання і звітний період. Наприклад, якщо табель подаємо два рази на місяць, тобто за першу й за другу половину місяця, звітним періодом буде проміжок часу:
з «01.09» по «15.09» – для нарахування авансу за першу половину місяця;
з «01.09» по «30.09» – для нарахування зарплати.
Заповнення табеля робочого часу продовжуємо із відображення відомостей про кожного працівника:
явки та неявки за числами місяця із зазначенням годин;
кількість відпрацьованого часу за місяць;
кількість годин неявок за місяць для кожної з причин;
розмір посадового окладу чи тарифної ставки.
Це окремі розділи, які містить форма табелю обліку робочого часу. Тож розглянемо, як заповнювати кожен розділ та на що слід звернути увагу під час обліку робочого часу.
На титульному аркуші бланка є умовні позначення для різних ситуацій з кодами:
буквеним;
цифровим.
Відомості про працівника відображаємо у чотирьох рядках. У перших двох рядках відображаємо відомості у розрізі чисел місяця з 01 по 15, у інших двох рядках – з 16 по 31. В одному із двох рядків відображаємо код буквений, в іншому – кількість відпрацьованих годин відповідного числа місяця з урахуванням встановленого режиму праці.
Табель обліку використання робочого часу – правила ведення
При веденні табелю обліку використання робочого часу зверніть увагу на такі моменти:
дні неявки ставимо виключно на основі доказових документів (лікарняних листків, наказів про відрядження, відпустку);
ведемо табель щодня;
години ставимо по факту. У табель можна ставити, наприклад, 5.25 год, 5.5 год. Для працівника з неповним робочим часом це може бути нормою;
день перед святковим і неробочим днем скорочуємо на 1 год, тобто 7 год замість звичайних 8 год (ч. 1 ст. 53 КЗпП). Виняток – це працівники, для яких встановлено робочий тиждень меншої тривалості, ніж 40 год. Їхній перелік – у ст. 51 КЗпП. Наприклад, це медичні та науково-педагогічні працівники, у яких тривалість робочого тижня 36 год;
у працівників з 36-годинним і 6-денним робочим тижнем ставимо тривалість робочого дня 6 годин з Пн по Пт і 5 год у Сб (ч. 2 ст. 53 КЗпП, лист Мінсоцполітики від 22.03.2018 р. № 457/0/101-18/284, лист Мінсоцполітики від 16.02.2018 р. № 249/0/101-18). По факту у таких працівників існує 35-годинний робочий тиждень, що Мінсоцполітики не вважає порушенням. Якщо ж таким працівникам установити 5-денний робочий тиждень, то тоді у них будуть повні 36 год;
понаднормові години показуємо, але не більше 120 годин на рік та не більше 4 годин протягом 2-х днів;
у вихідні дні ніяких літерних чи числових кодів не ставимо. Як варіант можна ставити прочерк;
перенесення робочих днів ставимо по факту. Тобто роботу ставимо на ті дні, коли вона дійсно була (лист Мінпраці та соцполітики від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11). У такому випадку робочий тиждень може вийти й більше чи менше 40 год. Також має бути відповідний наказ керівника установи про таке перенесення робочих днів.
Після того, як відобразили відмітки про відвідування з кількістю відпрацьованих годин, у табелі обліку робочого часу вказуємо, скільки працівник відпрацював за місяць:
днів;
годин.
Якщо у табелі були буквені відмітки «ВЧ», «РН», «НУ», «РВ», додатково вказуємо, скільки годин відпрацював працівник:
у вечірні години (ВЧ);
у нічні години (РН);
надурочно (НУ);
у святкові і вихідні дні (РВ).
Тобто враховуємо режим та облік робочого часу для кожного працівника установи. Якщо за окремими посадами встановлено підсумований облік робочого часу за обліковий період, що дорівнює кварталу, півріччю, року, години роботи таких працівників визначені у графіках змінності. Фактичну кількість відпрацьованих годин визначаємо за даними табелю.
Наднормовий облік робочого часу здійснюємо по закінченню облікового періоду. Тобто кількість надурочних годин визначаємо як різницю кількості відпрацьованих годин в обліковому періоді і кількості годин за графіком змінності.
У наступному розділі зазначаємо загальну кількість днів і годин неявок на роботу з поважних чи інших причин. А в наступних стовпчиках розділу, що містить табель обліку робочого часу на 2024 рік, зазначаємо неявки в розрізі причин із зазначенням в комірках кількості днів/годин.
Аби з мінімальними зусиллями скласти табель обліку використання робочого часу, використовують програму автоматизованого обліку. Насьогодні для його складання є чимало безкоштовних пропозицій. Яким чином складати табель обліку робочого часу і чи впроваджувати для його складання програмне забезпечення – вирішувати керівникові установи.
