Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів.
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону № 996 (ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV).
Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку в електронному вигляді підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів. Крім того, платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки.
Під час перевірки посадові особи мають право отримувати копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). Також посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Отже, зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу копії документів, що належать до предмета перевірки, платники податків, які здійснюють ведення документів з:
- обліку доходів;
- витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань);
- первинних документів;
- регістрів бухгалтерського обліку;
- фінансової звітності;
- інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді.
При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері. Відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:
- слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);
- найменування посади;
- особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
- дати засвідчення копії.
Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на (п. 1.1 розд. 1 Наказу № 144):
- організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
Джерело: офіційний сайт ГУ ДПС у Запорізькій області
