керівник групи експертів з бюджетного обліку Експертус Головбух Цифрового видавництва Експертус, Київ
Потрібен графік документообігу чи можна без нього? Коли його складати обов’язково, а коли допустима відсутність? Пояснюємо, які ризики приховує відсутність графіка для бюджетної установи. Коротко й по суті — у відео.
Чи траплялися у вас ситуації, коли працівники несвоєчасно здавали до бухгалтерії документи? Це може статися, якщо в установі немає затвердженого графіка документообігу або працівники не ознайомлені з ним. Тож чи варто нехтувати цим документом та до яких наслідків може призвести його відсутність? Розберімося
Якщо документ затримується на будь-якому етапі документообігу — неприємні наслідки гарантовані!
Головні бухгалтери бюджетних установ часто підходять до складання графіка документообігу формально або обмежуються лише записом у наказі про організацію бухгалтерського обліку. Однак не варто недооцінювати важливості цього документа.
Саме графік документообігу допомагає розв’язати багато питань, пов’язаних із рухом документів. Він надає головному бухгалтеру право вимагати від працівників подачі документів у чітко визначені строки. А в разі порушення графіка керівник установи може застосувати матеріальні санкції — наприклад, позбавити премії на певний період або зменшити її розмір. Без графіка не можна бути впевненим у тому, що бухгалтер складе фінансову звітність своєчасно та якісно.
Графік документообігу складайте під керівництвом головного бухгалтера. Затвердити його має керівник установи. У графіку відображайте роботи зі створення, перевірки та обробки документів, які виконують структурні підрозділи. Обов’язково зазначайте строки виконання та відповідальних виконавців.
Кожному працівнику під підпис надайте витяг із графіка документообігу. Працівник має знати, які документи він має створювати, коли і до якого підрозділу їх подавати.
Отже, матимуть право накласти штрафні санкції за порушення встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку за статтею 164-2 КпАП.
Цю ситуацію може спричинити неналежний контроль або повна відсутність контролю за дотриманням графіка документообігу працівниками. Головбух разом із керівником установи відповідатиме за ці порушення.
Більше інформації та порад, як захиститися від ревізорів і вирішувати інші складні робочі ситуації, шукайте в електронному журналі «Головбух Бюджет». Долучайтеся до нашої спільноти в соцмережах, щоб завжди бути в курсі змін.
У статті — зразок положення про оплату праці працівників на прикладі комунального підприємства. Скористайтеся прикладом і складіть власне положення без помилок.
Укладіть цивільно-правовий договір правильно за зразком. Які формулювання обрати, як нараховувати податки, що з лікарняними, чим договір ЦПХ відрізняється від трудового договору — розповідає експерт у статті.
Колективний договір — обов’язковий документ для бюджетної установи. Як правильно його укласти у 2025 році, хто його підписує, що в колективному договорі перевіряють ревізори? У статті — зразок та роз’яснення від експерта.
Прийняли на роботу нового бухгалтера? Ознайомте його з посадовими обов’язками, правами та відповідальністю. Для цього скачайте актуальний зразок посадової інструкції бухгалтера бюджетної установи
Акт приймання-передачі основних засобів, майна, робіт, послуг має не одну форму. Коли та яку застосовувати у 2025 році, а також їх бланки та зразки – читайте у статті експерта
Підпишіться на Telegram-канал 
