Відповідь
Якщо оформлюєте протоколи комісії за допомогою Word, — реєструйте в Журналі реєстрації протоколів засідань комісії із соціального страхування (далі — Комісія).
Якщо формуєте протоколи Комісії у системі електронного документообігу (СЕД), — попросіть програмістів налаштувати автоматичну реєстрацію протоколів із присвоєнням порядкових номерів та можливістю роздрукувати реєстр за потреби.
Як реєструвати документи, регламентують Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Вимоги Правил № 1000/5 поширюються на підприємства всіх форм власності.
Закріплюють порядок реєстрації, у т. ч. правила присвоєння індексів/номерів документам, зразки реєстраційних форм, як-от: карток, журналів тощо у внутрішньому локальному акті підприємства — Інструкції з діловодства.
Реєстраційний номер — обов’язковий реквізит службового документа (п. 4.4 Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003).
Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт, що його створили або одержали. Мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.
Реєстраційний індекс протоколів містить порядковий номер у межах діловодного року, який збігається з календарним. Нумеруйте протоколи в межах року. Починайте з № 1.
Форма Журналу реєстрації протоколів засідань Комісії не унормована. Визначте її самостійно або скористайтеся примірною формою:
Після останнього запису за діловодний рік зробіть у Журналі підсумковий запис. У ньому зазначте кількість протоколів засідань Комісії у діловодному році.
Якщо форму протоколу заведено в 1С, «Парус» тощо, попросіть програміста, який адмініструє програму, щоб створені протоколи зводилися в один реєстр. Тоді система автоматично присвоїть номер протоколу.
Незалежно від того, як формуєте реєстр, уведіть Журнал реєстрації протоколів засідань Комісії до номенклатури справ. Строк зберігання справи — 5 років (ст. 699 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Не все просто в розрахунку лікарняних. Крок вліво чи право — і вже нюанси. Як не помилитися? Ми проаналізували випадки, з якими не впоралися ваші колеги, щоб ви не допустили таких помилок
