Скільки зберігати графіки відпусток

Відповідь

Можете знищити графіки відпусток, строк зберігання яких минув. Зберігати графіки відпусток потрібно один рік (ст. 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578).

Строк зберігання визначайте за Переліком № 578 і відлічуйте з 1 січня року, що настає за роком завершення справи у діловодстві. Зберігати графік відпусток до перевірки з праці не потрібно (ст. 515 Переліку № 578).

Наприклад, строк зберігання графіка відпусток:

• за 2019 рік відлічуйте з 01.01.2020, знищити цей графік можна з 01.01.2021;
• 2021 рік відлічуйте з 01.01.2022, знищити цей графік можна з 01.01.2023.

У 2021 році можете знищити графіки відпусток за 2000–2019 роки. Але перед знищенням цих документів проведіть експертизу їх цінності (п. 1 гл. 1 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Не поспішайте знищувати графіки, якщо є заборгованість за відпустками, недоліки у відображенні відпусток у П-2. Можливо, інформація із графіків ще стане у пригоді під час внутрішнього аудиту боргів за відпустками.

Якщо інспектор праці запитає графіки за ці роки, скажіть, що знищили їх у зв’язку із закінченням строку зберігання, і надайте йому акт про виділення документів до знищення.