Як відомо, первинні документи є підставою для відображення господарських операцій в обліку. Про зміни до вимог складання первинних документів та їх взаємозв’язок з фінансовою звітністю – в консультації.
Визначення терміну «первинні документи» знайшло своє відображення в декількох нормативно правових актах. Зокрема, Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року № 996-XIV говорить про те, що первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства).
Більш розширено визначення терміну «первинний документ» наведено в Положенні про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженому Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року №88. Відповідно до Положення № 88 первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Наприкінці 2022 року Мінфін своїм наказом від 28.12.2022 № 467 знов змінив Порядок №88. Зміни набули чинності у лютому 2023 р.
З визначення первинних документів виключено фразу «включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення» (мається на увазі дозволи на проведення господарських операцій). Надалі первинні документи – це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції.
З 28 квітня 2023 року діють нові строки зберігання первинних документів. Які – дивись далі у відповідному розділі.
Для чого потрібні первинні документи
Законом № 996-XIV та Положенням № 88 встановлено, що первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. В свою чергу, на підставі даних бухгалтерського обліку та зведених облікових регістрів підприємства та організації зобов’язані у строки, встановлені законодавством, складати та оприлюднювати (за умови дотримання критеріїв) фінансову звітність, у строки, встановлені законодавством.
Які документи мають статус первинних, а які не є первинними
Зважаючи на те, що первинні документи містять відомості про господарські операції, можемо проаналізувати найбільш поширені з них:
Договір: цей вид документа у загальному випадку не є первинним документом, оскільки його укладання не призводить до змін у структурі активів, зобов’язань та капіталу. Підписання договору лише свідчить про наміри двох суб’єктів господарювання здійснити певні дії щодо товарів, робіт чи послуг.
Рахунок: за загальним правилом цей документ не має статусу первинного, оскільки не містить відомостей про здійснення господарської операції. Проте, Мінфін у своєму листі від 16.02.2017 року № 31-11410-06-5/4339 визначив умови, за яких цей документ може отримати такий статус: рахунок-фактура має статус первинного документа у разі його сплати, що підтверджується відповідними документами (наприклад, банківська виписка або чек).
Акт прийому-передачі послуг: безумовно, цей документ має статус первинного, оскільки підтверджує факт виконання робіт або надання послуг.
Видаткова накладна також є первинним документом. Вона підтверджує передачу матеріалів, сировини, палива, товарів, необоротних активів тощо від продавця до покупця.
Товарно-транспортна накладна безумовно, теж первинний документ. Вона служить документом, шо підтверджує факт перевезення матеріальних активів від продавця до покупця, а також служить додатковим доказом факту здійснення господарської операції у разі виникнення спорів щодо цього з органами ДФС.
Прибутковий, видатковий касовий ордер є підтвердженням факту оприбуткування або видачі готівки з каси.
Банківська виписка служить підставою для відображення в бухгалтерському обліку операцій по рахунках у банку.
В той же час, платіжне доручення саме по собі первинним документом не є, воно виконує функцію розпорядження працівнику банку здійснити певні операції по поточному рахунку.
І, безперечно, первинним документом є бухгалтерська довідка. Як правило, на підставі цього документа здійснюється виправлення раніше допущених в бухобліку помилок. Окрім того, даний документ може бути використаний для підтвердження операцій, отриманих розрахунковим шляхом, наприклад, розрахунок забезпечень на виплату щорічних відпусток працівників.
Безперечно, до первинних документів існує ряд законодавчо врегульованих вимог. Так, всі первинні документи повинні мати обов’язкові реквізити, зазначені в статті 9 Закону про бухоблік:
назва документа;
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у її здійсненні.
Після змін в Порядку №88електронні первинні документи можна використовувати у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки.
УВАГА: складати первинні документи відтепер можна виключно українською мовою.
Олена СЕРДЮК провідний експерт із податкового обліку Експертус Головбух
З метою оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат, інших показників, що пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та податкових зобов’язань, на підставі: первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачає законодавство (п. 44.1 Податкового кодексу України; ПК).
Електронні первинні документи та електронний документообіг
Тим же Законом про бухоблік №996 (стаття 9) встановлено, що первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Як відомо, Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» був прийнятий ще у 2003 році, проте власне сам електронний документообіг почав широко застосовуватися лише в останні роки. Це пов’язано з тим, що певні питання, пов’язані з визнанням електронних документів, електронного цифрового підпису та інші в Законі від 2003 року врегульовані не були. Лише у 2017 році було прийнято ряд нормативно-правових актів та внесено необхідні зміни до прийнятих раніше. Зокрема, було прийнято Закон «Про електронні довірчі послуги», який закріпив юридичний статус електронного документообороту, та Постанову Кабміну №55 від 17.01.2018 «Деякі питання управлінської діяльності», яка рекомендувала виконавчій владі перейти на ЕДО та зафіксувала формат ЕДО для державних установ.
Наразі існує значна кількість електронних сервісів та програм, які дозволяють використовувати ЕДО. При цьому, при здійсненні перевірок контролюючими органами електронні документи мають такий же правовий статус, як і документи, що мають паперову форму, за умови наявності на них всіх обов’язкових реквізитів (лист ДФС від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15).
Зауважимо, що в електронному вигляді можна обмінюватись такими документами:
договір;
рахунок-фактура;
акт наданих послуг;
видаткова накладна;
товарно-транспортна накладна;
довіреність;
офіційний лист.
Окрім цього, установа може складати в електронному вигляді касові документи. Про це йде мова в п. 23 р. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні № 148. Звичайно, все це за умови дотримання законодавства у сфері електронного документообігу.
Хочемо звернути увагу, що у разі надання послуг платником ПДВ першою подією та, відповідно, датою виникнення податкових зобов’язань за цією операцією може бути дата оформлення (а не складання, як в Законі 996) документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку (п. 187.1 ПКУ). У цьому випадку слід звернути увагу на дати підписання за допомогою ЕЦП акту обома сторонами або оформити факт здійснення операції у паперовій формі, оскільки Мінфін у листі від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178 прямо на це питання не відповідає.
Після змін в Порядку №88 установа чи підприємство на вимогу інших учасників господарських операцій або правоохоронних органів повинні виготовити копії електронних первинних документів і регістрів бухгалтерскього обліку на паперових носіях.
Терміни зберігання первинних документів затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». При цьому, терміни зберігання електронних документів є аналогічними документам, складеним у паперовій формі (п. 1.8 Переліку). Останні зміни до Наказу № 578/5 набули чинності 09 лютого 2024 року.
Строки зберігання первинних документів, а також регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховують:
з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація;
граничного строку подання такої звітності згідно з ПК – у разі її неподання.
Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігають:
не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення;
протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи – у разі такого оскарження;
протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе – у разі оскарження такого судового рішення.
Попередніми змінами строки зберігання первинки збільшили для неприбуткових організацій, в тому числі для бюджетників. Мінімальний строк зберігання первинних документів збільшився з трьох до п’яти років (1825 днів). Вимога стосується документів, які розробили:
до 28 квітня 2023 року, строк зберігання яких не закінчився на цю дату;
починаючи з 28 квітня 2023 року;
юрособи, стосовно яких на 28 квітня 2023 року розпочали, але не завершили процедуру припинення (ліквідації);
юрособи, стосовно яких ухвалили рішення про ліквідацію після 28 квітня 2023 року.
Порушення термінів зберігання
Законом № 466 внесено ряд змін до ПКУ в частині незабезпечення термінів зберігання первинних документів. Так, починаючи з 23.05.2020 року штраф за відсутність первинних документів становить 1 020 грн (було 510 грн), а повторне порушення протягом року тягне за собою штраф 2 040 грн.
Взаємозв’язок первинних документів з фінансовою звітністю
Як було зазначено вище, первинні документи служать для складання регістрів бухгалтерського обліку (облікових регістрів), які, в свою чергу, є основою для підготовки фінансової звітності. Нижче ми наводимо декілька прикладів первинних документів, та у яких рядках фінансової звітності слід відобразити операції, відображені в цих документах.
прибутковий та видатковий касовий ордер, звіт касира: Ф.1 р. 1165, Ф.3 р. 3405, 3415;
банківська виписка: Ф.1 р. 1165, Ф.3 р. 3405, 3415;
видаткова накладна, акт по розрахунках з покупцями: Ф.1 р. 1125;
виписка банку на суму оплачених авансів: Ф1 р. 1130;
авансовий звіт (у частині непогашеної заборгованості): Ф 1 р. 1155;
видаткова накладна, акт по розрахунках з постачальниками: Ф.1 р. 1615;
довідка-розрахунок зі сплати податків: Ф.1 р.1620;
акт прийому-передачі основних засобів: Ф.1 р. 1011;
