бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Бухгалтер дізнався про відкритий лікарняний з запізненням. Або ж лікарняний був відкритий за вже відпрацьований день. Як обчислити лікарняні такому працівникові з прикладом заповненого Додатка Д1, – у даній консультації.
Ситуація, коли зарплата працівнику вже нарахована, а потім виявилось, що у нього лікарняний, на практиці непоодинока. Як правило, це ситуації відкриття лікарняного у кінці місяця. Впровадження е-лікарняних зменшило кількість таких ситуацій, але не зовсім позбавило від них. Крім того, впродовж воєнного стану та впродовж 3-х місяців з дня його припинення або скасування продовжена дія паперових листків непрацездатності (здійснено наказ МОЗ від 27.12.2022 р. № 2360). Можна назвати такі типові ситуації:
працівник з тих чи інших причин не повідомив, що у нього лікарняний і продовжував приходити на роботу. Потім йому стало гірше, й він вирішив усе ж таки лікуватися. Бухгалтер теж з тих чи інших причин не перевіряв в електронному кабінеті відкриті е-лікарняні, так як працівник відвідував роботу й нікого не повідомляв;
у викладачів закладів вищої освіти відвідування навчального закладу може відбуватися не кожного робочого дня, а тільки тоді коли є заняття. Між такими «навчальними» днями у розкладі може бути й перерва у кілька днів, коли працівник може встигнути і захворіти, і навіть видужати. Через минулу ситуацію з COVID-19 і поточну з воєнним станом, поширенням зараз дистанційної форми роботи у сфері освіти викладач узагалі може провести заняття з дому чи іншого місця, а потім раптом вирішити, що все ж таки треба «піти на лікарняний», якщо він у нього й так відкритий;
працівник міг хворіти у щорічній відпустці, а потім після виходу повідомив бухгалтерію з бажанням продовжити щорічну відпустку та отримати страхові виплати. Бухгалтер з тих чи інших причин теж не перевіряв електронний кабінет щодо відкритих лікарняних у час відпустки працівника;
працівнику відкрили лікарняний у той день, який він уже відпрацював. Це окремий випадок, який розглянемо наприкінці консультації. Однак дана ситуація більше стосується паперових листків непрацездатності, якщо такий було використано;
певна ситуація зі зміною бухгалтера в установі – особливо, якщо він єдиний. Під час воєнного стану ймовірність різних таких ситуацій зростає – захворів, загинув, виїхав, евакуювався, призупинив дію трудового договору, не встигли замінити чи передати справи тощо. І лікарняними працівників певний час просто не займалися;
е-лікарняний з хвороби був відкритий, а потім на 7-й день після дати закриття не змінив свій статус на «готовий до сплати». Бухгалтер з тих чи інших причин вирішив чекати далі, хоча можна було вже працювати з лікарняним на 8-й день, так як Фонд раніше роз’яснював – не зважати на статус е-лікарняних.
Зверніть увагу, що якщо працівник повідомив про лікарняний пізніше, то ніякої відповідальності у нього немає, а лікарняний має бути все одно оплачений. Більше того, Держпраці може й перевірити, чи були оплачені всі відкриті лікарняні – таке теж було. З появою е-лікарняних варіант, що працівник «загубив» листок непрацездатності – не проходить й треба оплачувати.
Працівник має попередити роботодавця у будь-який зручний для себе спосіб про відкриття лікуючим лікарем медичного висновку та по реєстрацію за ним е-лікарняного. Якщо запроваджується дистанційна робота, слід передбачити в трудовому договорі, коли і в який спосіб працівники подає звіти про виконану роботу (ст. 602 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП). Адже роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної роботи й належно вести табель обліку робочого часу (далі – Табель).
Приклад 1. Листок непрацездатності надійшов після виплати зарплати. Викладачу університету Сидоренку Олексію Олександровичу нараховується зарплата за 21 р. день вересня 2024-го у повному обсязі – 15 000,00 грн. Роботу він виконує дистанційно. Йому відкривається лікарняний ще 25 вересня 2024 року. Про нього він вчасно не повідомляє і проводить спершу заняття з дому. Однак потім на початку жовтня 2024 року йому стає гірше й швидка забирає його у жовтні 2024 в лікарню. Бухгалтер у кінці жовтня 2024 не помічає відкриття е-лікарняного, так як нараховує зарплату всім працівникам якраз 25 вересня 2024 року вранці, а наступного дня бухгалтер йде у відпустку за власний рахунок до кінця місяця.
У жовтні 2024 бухгалтер, коли дізнається про ситуацію з працівником, бачить у електронному кабінеті три листки непрацездатності, що є продовженням один одного, за період із 25 вересня по 14 жовтня 2024 року (20 к. днів). За жовтень 2024 бухгалтер зарплату ще нарахувати не встигає, а вересень уже проведений. Університет має 5-денний робочий тиждень, тому з 25 вересня по 30 вересня 2024 маємо 4 р. дні.
Бухгалтеру потрібно сторнувати зарплату за робочі дні, що припадають на період вересня 2024 року:
– за 4 р. дні вересня 2024: денна зарплата – 714,29 грн (=15 000,00 грн ÷ 21 р. днів). Сторнуємо 2857,16 грн (=714,29 грн × 4 р. дні).
Однак це ще не все – треба відкоригувати Табель та розрахувати лікарняні.
Коригування табелю обліку робочого часу
Оскільки зарплату працівникові нарахували за повний місяць – вересень 2024 року, відповідно, у Табелі всі робочі дні цих місяців були позначені як «Р» із кількістю відпрацьованих годин.
Після того як працівник надав листки непрацездатності, треба відкоригувати раніше подані до бухгалтерії Табелі. Як це зробити?
Установа на свій розсуд визначає, як вносити зміни до Табелів за попередні місяці. Але в будь-якому разі потрібно скласти додатковий Табель за відповідний місяць, а не замінити раніше поданий. Тобто має бути ще окремий Табель на вересень 2024 року.
Виправити Табель можете так:
в одному рядку показати «червоне» сторно, у другому – виправлені позначки;
або
написати слово «зняти» і неправильний рядок, далі – «додати» і правильний рядок.
У ситуації, яку розглядається, потрібно зняти позначки «Р» («01») і замість них проставити «ТН» («26»). Основна ідея всіх цих виправлень – у додатковому Табелі треба бачити, що саме було виправлено, тобто просто зробити один Табель з правильними даними – не вийде. Старий же варіант теж залишаємо.
Додатковий Табель за вересень 2024 року і дані про відкритий листок непрацездатності із протоколом комісії соціального страхування (рішення уповноваженого) – підстава сторнувати зарплату і нарахувати лікарняні за ці місяці. Листок непрацездатності має бути зі статусом «Готовий до сплати (виданий)», який він отримує лише через 7 днів після дня закриття.
Сторнування зарплати за попередні місяці
Така ситуація не є помилкою бухгалтера. Зарплату за вересень 2024 року можна сторнувати на підставі додаткового Табелю за цей місяць. Можна також скласти бухгалтерську довідку з поясненням причини ситуації та виконаного сторнування.
Після того як статус е-лікарняного змінився на «Готовий до сплати (виданий)» уповноважені керівником особи, наприклад комісія із соціального страхування (далі – комісія), мають 10 р. днів (з вагітності та пологів – 3 р. дні), щоб призначити матеріальне забезпечення чи страхові виплати (ч. 3 ст. 22, ч. 1 ст. 24 Закону «Про загальнодержавне обов’язкове соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105, далі – Закон № 1105). Для допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами даний термін скорочується до 3-х робочих днів. До бухгалтерії надходять належно оформлені рішення упроваджених, наприклад протоколи комісій.
Приклад 2. Визначаємо середню зарплату. Скористаємося даними Прикладу 1. Сидоренка Олексія Олександровича прийняли на роботу 14.12.2021. Загальний страховий стаж – понад 8 років, за останніх 12 місяців – понад 6 місяців. Отже, лікарняні нараховуємо у розмірі 100% на основі середньоденної.
за 6 днів вересня 2024 – 2754,12 грн (= 459,02 грн × 6), у т. ч. 5 перших днів за рахунок роботодавця – 2295,10 грн і за рахунок Пенсійного фонду 1 день – 459,02 грн;
14 днів жовтня за рахунок Пенсійного фонду – 6426,28 грн (= 459,02 грн × 14).
На підставі даних листка непрацездатності, протоколу комісії і сум нарахованих виплат заповніть заяву-розрахунок для отримання фінансування з Фонду.
Визначення бази нарахування ЄСВ та оподаткування ПДФО
Суми сторнованої зарплати з метою оподаткування ПДФО та військовим збором слід включити до бази оподаткування за жовтень 2024 року. А суми нарахованих лікарняних віднести до бази оподаткування того місяця, за який їх нарахували (абз. 3 пп. 169.4.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). Це важливо, коли застосовується податкову соціальну пільгу. Однак в нашому прикладі працівник не має на неї права.
Оскільки зарплату сторнували і лікарняні нарахували у жовтні 2024 року, ці операції слід відобразити у Податковому розрахунку за ІV квартал – у Додатках Д1 і 4ДФ за жовтень 2024-го.
Приклад 3. Відображаємо виплату лікарняних у Податковому розрахунку.
Скористаємося даними Прикладів 1 і 2. Сидоренку Олексію Олександровичу нараховується зарплата за жовтень 2024 року (13 р. днів з 23-х за нормою) – 8478,26 грн (= 15000 грн × 13 ÷ 23).
У Додатку Д1 за жовтень 2024-го виплати відображаються чотирма рядками:
ряд. 1 – нарахована за жовтень 2024-го зарплата 8478,26 грн і нарахований на неї ЄСВ – 1865,22 грн (= 8478,26 грн × 0,22);
ряд. 2 – нараховані лікарняні за вересень 2024-го – 2754,12 грн, нарахований на них ЄСВ – 605,91 грн (=2754,12 грн × 0,22);
ряд. 3 – нараховані лікарняні за жовтень 2024-го – 6426,28 грн, нарахований на них ЄСВ – 1413,78 грн (=6426,28 грн × 0,22);
ряд. 4 – сторновану суму зарплати за вересень 2024-го – «–2857,16 грн» і сторновану суму ЄСВ – «–628,58 грн» (=2857,16грн ×0,22).
Як заповнити Додаток Д1 до Податкового розрахунку за жовтень 2024 року, показано у файлі нижче. Для лікарняних застосовується код категорії ЗО – «29».
Зразок заповнення додатка Д1 до Податкового розрахунку наведений нижче.
Сторнування як спосіб уточнення даних минулих місяців у Додатку Д1
Той нюанс, що у Додатку Д1 з прикладу 3 за жовтень (IV квартал) 2024 будуть дані щодо вересня 2024 (ІІІ квартал) – бентежити не повинно, так як дана ситуація є винятковою – застосування сторно. Це особливий спосіб виправлення помилок у Податковому розрахунку. Особливий, так як він є скоріше перерахунком (коригуванням) після уточнення інформації за минулий місяць, аніж виправлення помилки. Та це й, по-суті, не було помилкою бухгалтера – він нарахував зарплату за вересень 2024 виходячи з тої інформації, яка в нього була на час нарахування.
Вищеописаний спосіб коригування нарахованих сум минулого періоду Додатку Д1 описаний у п. 1 розділу IV Порядку № 4. За ним «внесення від’ємних значень сум нарахованої зарплати (доходу) допускається зокрема у разі відображення сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з … тимчасовою непрацездатністю». Таким чином, застосування знаку «мінус» у графах 16, 17, 20 хоча й є незвичним. Виправлення методом сторно проводиться у місяці, у якому листок непрацездатності отримав статус «Готовий до сплати (виданий)». У даному випадку це буде жовтень 2024 (у листка було продовження).
Без сторно можна обійтися, якщо всі місяці будуть в одному Податковому розрахунку, наприклад, у листопаді 2024 уточнюється сума за жовтень 2024 – тоді можна одразу показати все правильно, так як IV квартал 2024 ще не відзвітований.
Чи є альтернатива сторнуванню у Додатку Д1
Альтернативним варіантом такому сторнуванню у Додатку Д1 поточного періоду (ІV квартал 2024) є подати Податковий розрахунок «Звітний новий» або «Уточнюючий» за ІІІ квартал 2024 як для виправлення помилки. Такий варіант може бути доцільним, якщо за ІІІ квартал у Додатку Д1 треба виправити також допущені помилки, які не пов’язані з вищепроведеним перерахунком сум доходу.
Як показати коригування у Додатку 4ДФ податкового розрахунку
Принципи відображення даних у Додатку 4ДФ такі:
нарахування доходу і податків – у місяці нарахування;
виплата доходу і податків – у місяці виплати;
перерахування податків – у місяці перерахування.
Лікарняні з точки зору ПКУ є частиною зарплати, а тому мають однакову з зарплатою ознаку доходу – «101». Через це який саме дохід нараховувався й виплачувався у місяці – зарплата чи лікарняні – для Додатку 4ДФ не має значення. Розглянемо дану ситуацію як продовження прикладу 3.
У жовтні 2024 року нарахована зарплата – 8478,26 грн. Сторнована зарплата за вересень 2024-го – «–2857,16 грн»; нараховані лікарняні за вересень 2024 і жовтень 2024 – 2754,12 грн і 6426,28 грн.
Разом за жовтень 2024 року нарахували зарплати:
8478,26 – 2857,16 + 2754,12 + 6426,28 = 14801,50
Разом за жовтень 2024 року нарахували ЄСВ:
1865,22 – 628,58 + 605,91 + 1413,78 = 3256,33
Цю суму зазначимо в графі 3а Додатка 4ДФ. Однак це за умови, що страхові виплати з Фонду, тобто лікарняні, були отримані та виплачені.
Якщо лікарняні з Фонду забарилися та в жовтні 2024 не були отримані та виплачені, то виплачений у жовтні 2024 дохід зменшуємо на суму невиплачених лікарняних:
де 459,02грн – це частина лікарняних Фонду за 6-й день хвороби у вересні 2024.
Ця сума потрапить до графи 3 Додатка 4ДФ за жовтень 2024.
Припустимо, у листопаді 2024 року установа отримає фінансування з Фонду. Тоді в Додатку 4ДФ за листопад 2024 вона відобразить виплату доходу:
459,02 + 6426,28 = 6885,30 грн
Однак податки та ЄСВ з 6885,30 грн. на жаль, може знадобитися сплатити раніше. Так, ЄСВ з нарахованого, але не виплаченого доходу потрібно буде перерахувати впродовж 20 к. днів після закінченню такого місяця, тобто не пізніше ніж 20 грудня 2024 року. Щодо ПДФО та військового збору – розглянемо дану ситуацію детальніше.
Може вийти ситуація, що у жовтні 2024 року дохід був нарахований, але не виплачений. У такій ситуації ПДФО слід перерахувати до бюджету впродовж 30 к. днів після закінчення такого місяця, тобто до 30 листопада 2024 року включно (пп. 168.1.5 ПКУ). Це ж саме стосується військового збору. І якщо станом на 30-е число лікарняні з Фонду ще не надійшли (затримки по 2 місяці теж були), то може постати проблема:
ПДФО й військовий збір за лікарняними за правилами слід платити зі спецрахунку, на який зараховуються лікарняні. Однак грошей там немає, адже Фонд не перерахував;
виходить, що заплатити слід з поточного рахунку установи. Однак кошти потім усе одно ж рано чи пізно надійдуть, але на спецрахунок, і після виплати лікарняних на спецрахунку залишиться різниця – цей самий ПДФО та військовий збір.
І постає досить складна ситуація. Перерахувати кошти зі спецрахунку на поточний – не можна, адже з нього можна або платити лікарняні, або платити податки (абз. 4 ч. 2 ст. 26 Закону № 1105). Вихід з ситуації можливий такий:
заплатити кошти зі спецрахунку в оплату ПДФО та військового збору. Знову те саме, що було сплачено. Вийде переплата;
врахувати суму переплати, що виникла у майбутніх розрахунках з таким працівником.
Мінус усієї цієї ситуації один – установі доведеться спочатку сплатити власні кошти за ПДФО та військовий збір з лікарняних.
Перерахування ПДФО і військового збору слід відображати у графах 4а і 5а Додатка 4ДФ за грудень 2024 року.
Як бути, якщо вже виплатили працівнику аванс
Якщо в жовтні 2024 року працівникові встигли виплатили аванс, то дану суму або слід врахувати при оплаті за другу половину місяця, або ж вважати боргом працівника. Останній варіант – якщо оплата за другу половину місяця менша за суму авансу. Такий борг може бути або врахований при нарахуванні зарплати у наступному місяці, або ж має бути повернути працівником на рахунок установи.
Однак на погашення боргу працівника в жодному разі не можна використати кошти, що надійдуть від Фонду як фінансування допомоги з тимчасової непрацездатності. Ці кошти з Фонду надходять на спецрахунок і витрачати їх можна, як уже зазначалося, лише на страхові виплати та сплату ПДФО й військового збору з них.
Якщо за перший день лікарняного працівнику вже нарахували зарплату
Повертаючись до ситуації, коли працівнику відкрили лікарняний у той день, який він уже відпрацював, звертаємо увагу: тут застосовується зовсім інший підхід. А він такий:
за такий відпрацьований день працівнику нараховується зарплата;
лікарняний оплачується починаючи з наступного дня, тобто з 2-го дня непрацездатності;
для роботодавця (установи) відлік перших 5 днів починається, як і звичайно, з першого дня лікарняного. Виходить, що установа сплачує на 1 день менше, аніж у стандартній ситуації.
З чим пов’язана така різниця у підходах? Причини тут такі:
по-перше, лікарняні є компенсацією втраченої зарплати (її частини) у період тимчасової непрацездатності (ч. 1 ст. 15 Закону № 1105). У даному випадку ж втрати заробітку немає – за цей день він є;
по-друге, якщо навіть є втрата заробітку, і працівник недоотримав зарплату за кілька недопрацьованих годин, так як йому стало зле, – немає лікарняних за кілька годин. Лікарняні сплачуються за повний день;
Аналогічне за суттю пояснення має з даної ситуації лист ФСС від 10.09.2018 р. № 6-14/Н-1231з-1589. Виходить, що такий день в оплаті лікарняного слід відкинути, навіть у ситуації, коли він не був повністю відпрацьований, але зарплата за нього (її частина) була. Розглянемо дану ситуацію на прикладі.
Приклад 4. Листок непрацездатності відкритий у відпрацьований день Лаборанту Клименко Тетяні Віталіївні, яка відпрацювала майже весь останній робочий день місяця, 29 вересня 2024 року на роботі стало зле й вона у другій половині дня звернулася до лікаря. Стаж – понад 8 років, тому лікарняні нараховуються у розмірі 100%.
Їй був відкритий лікарняний цим же днем, тобто з 30 вересня 2024 по 07 жовтня 2024 (8 к. днів). Заробітна плата за вересень 2024 – 8000 грн була нарахована з урахуванням 30 вересня 2024 року. Заробітна плата за розрахунковий період вересень 2023 – серпень 2024 становить 95000 грн.
Маємо розраховану середню:
95000,00 грн ÷ 366 к. дн. = 259,56 грн.
Нарахуємо лікарняні:
1-й к. день лікарняного, 30 вересня 2024 року – лікарняні не нараховуємо, тобто цей день пропускаємо. Точніше, даний день оплачується за рахунок нарахованої зарплати, 8000 грн;
2-й к. день лікарняного, 01 жовтня 2024 року – оплачуємо за рахунок установи – 259,56 грн (=259,56 грн × 1);
за 2 к. дні жовтня 2024 (за рахунок установи) – 519,12 грн (=259,56 грн × 2);
за 3 к. дні жовтня 2024 (за рахунок Пенсійного фонду) – 778,68 грн (=259,56 грн × 3).
Всього працівниці має бути нараховано 1557,36 грн лікарняних (= 259,56+ 519,12+778,68). Дане нарахування відображається у Додатках Д1 і 4ДФ, які стосуються жовтня 2024 року.
