Типове положення про облік використання робочого часу
Положення про табельний облік робочого часу є обов’язковим для виконання всіма особами, відповідальними за ведення обліку використання робочого часу (далі – відповідальна особа). Зміни, уточнення, доповнення вносяться до положення про облік використання робочого часу працівників наказом керівника установи на підставі пропозицій (доповідних записок) відповідальних осіб, а також працівників бухгалтерії та відділу кадрів.
Від того як організований облік робочого часу в установі залежить і правильність нарахування заробітної плати. Тому важливо правильно оформляти первинні документи з обліку робочого часу, унормувати усі нюанси їх заповнення.
Порядок організації та оформлення обліку використання робочого часу
Облік використання робочого часу ведеться окремо для апарату управління та за кожним структурним підрозділом. Керівник установи наказом визначає відповідальних осіб за ведення обліку використання робочого часу.
Облік використання робочого часу ведеться за допомогою табеля, форму якого затверджено наказом керівника установи. Як правило, за основу беруть форму П-5, яка затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489.
У положенні про табельний облік робочого часу зазначаються відмітки про використання робочого часу кожним працівником протягом календарного місяця.
Відповідальна особа оформлює протягом місяця два підсумкових табеля.
Порядок оформлення підсумкових табелів
Підсумкові табелі оформлюють двічі на місяць, наприклад:
- за першу половину місяця (з 1-го до 15-го числа) – 15-го числа відповідного місяця;
- за другу половину місяця (з 1-го до останнього числа місяця) – в останній день відповідного місяця.
У день оформлення підсумкові табелі подаються на перевірку до відділу кадрів. Строки визначають у наказі, як терміни передачі табелів до підрозділу бухгалтерського обліку.
У Положенні прописують як вести табель та як фіксувати, підтверджувати відсутність працівника на роботі, які відмітки про причини відсутності коли використовувати, які для цього потрібні документи.
Працівник відділу кадрів (відповідно до обов’язків, визначених посадовими інструкціями) перевіряє правильність заповнення табелів (прізвища, посади, професії, місця роботи, відповідність фактичної роботи графікам та наказам тощо), візує їх і не пізніше наступного дня після отримання передає табелі до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.
Якщо після оформлення і подання до бухгалтерії підсумкового табеля стали відомі (підтверджені документально) фактичні причини відсутності працівника, позначені у підсумковому табелі шифром НЗ, або продовжується/переноситься щорічна відпустка у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, для працівника складається окремий уточнюючий табель, в якому зазначається достовірна інформація за весь період відсутності.
Уточнюючий табель подається до відділу кадрів і бухгалтерії у наступний найближчий термін подання підсумкових табелів (15-го або останнього числа місяця).
Якщо працівник був відсутнім на роботі із нез’ясованих причин протягом тривалого часу і відповідно до наказу керівника установи дні відсутності визнано прогулами, то на підставі зазначеного наказу скориговані табелі складаються за весь час відсутності працівника на роботі.
Зберігання підсумкових табелів забезпечує бухгалтерія.
Перевірки Держпраці під час воєнного стану
Порядок присвоєння працівникам табельних номерів
Табельний номер працівникам присвоюється під час прийняття на роботу працівником відділу кадрів, на якого відповідно до посадової інструкції покладено такий обов’язок (далі – працівник відділу кадрів).
Табельний номер складається із п’яти цифр: перші дві цифри – цифровий код структурного підрозділу за Класифікатором структурних підрозділів (Додаток), а наступні три – порядковий номер працівника за відповідним Реєстром табельних номерів.
Реєстри табельних номерів веде працівник відділу кадрів окремо за кожним структурним підрозділом з наскрізною нумерацією починаючи з дати введення в дію Положення. Відомості про працівника вносяться до відповідного Реєстру в день оформлення трудових відносин з працівником.
У разі переведення працівника до іншого структурного підрозділу йому присвоюється новий табельний номер. Відомості про працівника вносяться до відповідного Реєстру табельних номерів у день переведення.
Табельний номер працівника обов’язково зазначається в табелях та всіх наказах із кадрових питань (про прийняття, звільнення, переведення, виплату матеріальної допомоги, надання відпустки, встановлення доплат і надбавок, встановлення режиму неповного робочого часу, відрядження, стягнення тощо).
Права осіб, відповідальних за облік використання робочого часу
Відповідальні особи мають право:
- Контролювати додержання підлеглими працівниками трудової дисципліни.
- Вимагати від підлеглих надання документів, що підтверджують поважність причин відсутності на роботі, запізнень та інших порушень трудової дисципліни.
- Надавати керівнику установи пропозиції щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності порушників трудової дисципліни та щодо заохочення працівників, які сумлінно дотримуються трудового розпорядку та встановлених графіків роботи.
Відповідальність за неналежний облік використання робочого часу
За порушення порядку та правил ведення обліку використання робочого часу, внесення до табелів неправдивих, недостовірних відомостей, порушення строків складання, оформлення та подання табелів відповідальні особи несуть дисциплінарну відповідальність у межах, визначених законодавством про працю. Доцільно чітко прописати відповідальність відповідальних осіб, адже від їх дій залежить правильність нарахування зарплати, ЄСВ, податків і зборів.
