У реквізитах, що містять підпис, новий ДСТУ 4163:2020 вимагає зазначати власне ім’я та прізвище. А як писати дані про працівника у тексті чи заголовку до нього? У стандарті відповіді на це запитання не знайдете. Але ж наш експерт допоможе!
Дізнаєтеся зі статті як правильно зазначати дані працівника в документах згідно з новим ДСТУ
Зразки документів для вас:
Зазначати в документах власне ім’я особи замість ініціалів — одна з ключових ідей ДСТУ 4163:2020 — нового стандарту з ведення документації. Він чітко вимагає замість ініціалів писати власне ім’я у 10 реквізитах. А ось щодо решти реквізитів, де фігурує особа, вказівок немає. Щоб дотримати концептуальних засад ДСТУ 4163:2020, радимо зазначати власне ім’я і в інших реквізитах. Керуйтеся нашим ґайдом, він допоможе швидше опанувати нові норми діловодства.
У реквізитах, що містять підпис, — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
У реквізитах, що містять підпис особи, зазначайте Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ, наприклад:
Гриф затвердження
ПРИКЛАД
Відмітка про засвідчення копії
ПРИКЛАД
У реквізиті «Адресат» — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ або Власне ім’я Прізвище
Коли адресуєте документ керівникові юрособи або його заступникові, пишіть Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ у давальному відмінку:
ПРИКЛАД
Якщо адресуєте документ фізособі, зазначайте Власне ім’я Прізвище адресата у давальному відмінку, а потім його поштову адресу:
ПРИКЛАД
У резолюції та відомостях про виконавця — Прізвище Власне ім’я
Посадова особа накладає резолюцію власноруч і зазначає Прізвище Власне ім’я виконавця у давальному відмінку, наприклад:
ПРИКЛАД
У відомостях про виконавця пишіть Прізвище Власне ім’я у називному відмінку, номер службового телефону, наприклад:
ПРИКЛАД
У заголовку до тексту та підставах — Власне ім’я Прізвище
Новий стандарт не встановлює, як зазначати відомості про працівника в заголовку до тексту, підставах для видання документа. Щоб дотримати засад ДСТУ 4163:2020, радимо зазначати Власне ім’я Прізвище у відповідному відмінку — давальному чи родовому.
Унаочнимо Прикладами 1, 2.
ПРИКЛАД
ПРИКЛАД
Обраний варіант написання відомостей про працівника рекомендуємо зафіксувати в інструкції з діловодства вашої організації.
У тексті документа — Власне ім’я Прізвище або Прізвище Власне ім’я
Як зазначати відомості про працівників у реквізиті «Текст», стандарт також не регламентує. Визначте цей момент в індивідуальній інструкції з діловодства. Рекомендуємо варіант, що узгоджується з настановами ДСТУ 4163:2020 щодо виконавців у резолюції:
- Прізвище Власне ім’я у давальному відмінку — для виконавця доручення;
- Власне ім’я Прізвище у родовому відмінку — для особи, на яку покладають контроль за виконанням наказу.
Так само радимо зазначати й відомості про працівників в актах, протоколах, інших документах.
Відомості про працівників у наказі
СКАЧАТИ
Відомості про працівників в акті
СКАЧАТИ
Відомості про працівників у протоколі
СКАЧАТИ
У тексті наказів з кадрових питань — варіанти залежно від форми власності
Відомості про працівника, на якого поширюється дія наказу з кадрових питань, зазначайте залежно від форми власності юрособи — автора наказу.
недержавні підприємства
Підприємствам недержавної форми власності рекомендуємо зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, його Ім’я та По батькові. Так дотримаєте вимог пункту 7 глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5:
ПРИКЛАД
Очікуємо, що Мін’юст внесе зміни до Правил № 1000/5і вилучить згадку про «по батькові». Допоки цього не сталося, зазначайте відомості про працівника, якого стосується управлінська дія, за нормами Правил № 1000/5.
міністерства та інші органи влади
Міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади, підприємствам, що належать до сфери їх управління, рекомендуємо зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія наказу чи розпорядження, Власне ім’я. Так дотримаєте вимог пункту 100 Типової інструкції № 55:
ПРИКЛАД
органи місцевого самоврядування
Органам місцевого самоврядування варто зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія наказу чи розпорядження, і його Власне ім’я. Уряд рекомендував органам місцевого самоврядування керуватися Типовою інструкцією № 55, коли розробляють власну інструкцію з діловодства (п. 7 постанови КМУ від 17.01.2018 № 55).
ПРИКЛАД
Сервіс містить бухгалтерські проведення за типовими господарськими операціями бюджетної установи ☑️
У текстах заяв — варіанти залежно від виду заяви
У новому стандарті немає настанов і щодо того, як працівнику, який пише заяву, зазначити відомості про себе. Керуйтеся рекомендаціями, регламентуйте питання в інструкції з діловодства.
заява про прийняття на роботу
У заяві про прийняття на роботу радимо зазначати повні ідентифікаційні відомості про заявника — Прізвище, Ім’я, По батькові:
ПРИКЛАД
Такий формат узгоджується з настановами пункту 5.15 ДСТУ 4163:2020 і прикладом заяви, що наведений у додатку В.4 до нього.
інші заяви
У решті заяв від працівників організації радимо зазначати Власне ім’я Прізвище. Ідентифікацію особи забезпечить назва посади:
ПРИКЛАД
Резюме
Власне ім’я замість ініціалів — одна з ключових ідей нового національного стандарту ДСТУ 4163:2020. Виконавча влада поступово узгоджує нормативну базу зі світовими практиками документування. Попри те що деякі питання залишилися поза межами ДСТУ 4163:2020, юрособи можуть урегулювати їх в індивідуальних інструкціях із діловодства, спираючись на аналогічні норми національного стандарту.
Настанови ДСТУ 4163:2020 та рекомендації наших експертів для випадків, що лишилися поза межами стандарту, знайдете у
Пам’ятці
. Упевнені, вона стане для вас наочним посібником, що допоможе швидше призвичаїтися до нових правил і впровадити їх у щоденну роботу.
