Інструкція до ДСТУ 4163:2020: як писати в документах Ім’я та Прізвище і де лишати По батькові
- У реквізитах, що містять підпис— Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
- У реквізиті «Адресат» — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ або Власне ім’я Прізвище
- У резолюції та відомостях про виконавця — Прізвище Власне ім’я
- У заголовку до тексту та підставах — Власне ім’я Прізвище
- У тексті документа — Власне ім’я Прізвище або Прізвище Власне ім’я
- У тексті наказів з кадрових питань — варіанти залежно від форми власності
- У текстах заяв — варіанти залежно від виду заяви
Зазначати в документах власне ім’я особи замість ініціалів — одна з ключових ідей ДСТУ 4163:2020 — нового стандарту з ведення документації. Він чітко вимагає замість ініціалів писати власне ім’я у 10 реквізитах. А ось щодо решти реквізитів, де фігурує особа, вказівок немає. Щоб дотримати концептуальних засад ДСТУ 4163:2020, радимо зазначати власне ім’я і в інших реквізитах. Керуйтеся нашим ґайдом, він допоможе швидше опанувати нові норми діловодства.
У реквізитах, що містять підпис, — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
У реквізитах, що містять підпис особи, зазначайте Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ, наприклад:
Гриф затвердження
Відмітка про засвідчення копії
У реквізиті «Адресат» — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ або Власне ім’я Прізвище
Коли адресуєте документ керівникові юрособи або його заступникові, пишіть Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ у давальному відмінку:
Якщо адресуєте документ фізособі, зазначайте Власне ім’я Прізвище адресата у давальному відмінку, а потім його поштову адресу:
У резолюції та відомостях про виконавця — Прізвище Власне ім’я
Посадова особа накладає резолюцію власноруч і зазначає Прізвище Власне ім’я виконавця у давальному відмінку, наприклад:
У відомостях про виконавця пишіть Прізвище Власне ім’я у називному відмінку, номер службового телефону, наприклад:
У заголовку до тексту та підставах — Власне ім’я Прізвище
Новий стандарт не встановлює, як зазначати відомості про працівника в заголовку до тексту, підставах для видання документа. Щоб дотримати засад ДСТУ 4163:2020, радимо зазначати Власне ім’я Прізвище у відповідному відмінку — давальному чи родовому.
Унаочнимо Прикладами 1, 2.
Обраний варіант написання відомостей про працівника рекомендуємо зафіксувати в інструкції з діловодства вашої організації.
У тексті документа — Власне ім’я Прізвище або Прізвище Власне ім’я
Як зазначати відомості про працівників у реквізиті «Текст», стандарт також не регламентує. Визначте цей момент в індивідуальній інструкції з діловодства. Рекомендуємо варіант, що узгоджується з настановами ДСТУ 4163:2020 щодо виконавців у резолюції:
- Прізвище Власне ім’я у давальному відмінку — для виконавця доручення;
- Власне ім’я Прізвище у родовому відмінку — для особи, на яку покладають контроль за виконанням наказу.
Так само радимо зазначати й відомості про працівників в актах, протоколах, інших документах.
Відомості про працівників у наказі
Відомості про працівників в акті
Відомості про працівників у протоколі
У тексті наказів з кадрових питань — варіанти залежно від форми власності
Відомості про працівника, на якого поширюється дія наказу з кадрових питань, зазначайте залежно від форми власності юрособи — автора наказу.
недержавні підприємства
Підприємствам недержавної форми власності рекомендуємо зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, його Ім’я та По батькові. Так дотримаєте вимог пункту 7 глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5:
Очікуємо, що Мін’юст внесе зміни до Правил № 1000/5і вилучить згадку про «по батькові». Допоки цього не сталося, зазначайте відомості про працівника, якого стосується управлінська дія, за нормами Правил № 1000/5.
міністерства та інші органи влади
Міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади, підприємствам, що належать до сфери їх управління, рекомендуємо зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія наказу чи розпорядження, Власне ім’я. Так дотримаєте вимог пункту 100 Типової інструкції № 55:
органи місцевого самоврядування
Органам місцевого самоврядування варто зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія наказу чи розпорядження, і його Власне ім’я. Уряд рекомендував органам місцевого самоврядування керуватися Типовою інструкцією № 55, коли розробляють власну інструкцію з діловодства (п. 7 постанови КМУ від 17.01.2018 № 55).
У текстах заяв — варіанти залежно від виду заяви
У новому стандарті немає настанов і щодо того, як працівнику, який пише заяву, зазначити відомості про себе. Керуйтеся рекомендаціями, регламентуйте питання в інструкції з діловодства.
заява про прийняття на роботу
У заяві про прийняття на роботу радимо зазначати повні ідентифікаційні відомості про заявника — Прізвище, Ім’я, По батькові:
Такий формат узгоджується з настановами пункту 5.15 ДСТУ 4163:2020 і прикладом заяви, що наведений у додатку В.4 до нього.
інші заяви
У решті заяв від працівників організації радимо зазначати Власне ім’я Прізвище. Ідентифікацію особи забезпечить назва посади: