У реквізитах, що містять підпис, новий ДСТУ 4163:2020 вимагає зазначати власне ім’я та прізвище. А як писати дані про працівника у тексті чи заголовку до нього?
У стандарті відповіді на це запитання не знайдете. Раніше зазначали ім’я та по батькові або прізвище й ініціали. Коротка й зрозуміла інструкція від наших експертів з діловодства та архівної справи допоможе вам удвічі швидше зрозуміти та призвичаїтися до нових правил ведення документації
Зазначати в документах власне ім’я особи замість ініціалів – одна з ключових ідей ДСТУ 4163:2020 – нового стандарту з ведення документації. Він чітко вимагає замість ініціалів писати власне ім’я у 10 реквізитах. А ось щодо решти реквізитів, де фігурує особа, вказівок немає. Щоб дотримати концептуальних засад ДСТУ 4163:2020, радимо зазначати власне ім’я і в інших реквізитах, але виключно на заміну ініціалів. Керуйтеся нашим ґайдом, він допоможе швидше опанувати нові норми діловодства.
У реквізитах, що містять підпис, – Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
У реквізитах, що містять підпис особи, зазначайте Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ, наприклад:
У заголовку до тексту та підставах – Власне ім’я Прізвище
Новий стандарт не встановлює, як зазначати відомості про працівника в заголовку до тексту, підставах для видання документа. Щоб дотримати засад ДСТУ 4163:2020, радимо зазначати Власне ім’я Прізвище у відповідному відмінку – давальному чи родовому.
Унаочнимо Прикладами.
Приклад 1. Зазначаємо відомості про працівника в заголовку до тексту документа
НАКАЗ про надання відпустки
(кому?) Максиму Жуку
НАКАЗ про прийняття на роботу
(кого?) Василя Соколенка
АКТ про відсутність на роботі (кого?) Олексія Гуляйвітра
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА про матеріальну допомогу (кому?) Сергію Сергійчуку
Приклад 2. Зазначаємо відомості про працівника в підставах до наказу
Підстава: Заява (кого?) Максима Жука від 20.09.2024, зареєстрована за №127.
Обраний варіант написання відомостей про працівника рекомендуємо зафіксувати в інструкції з діловодства вашої організації.
У тексті документа – Власне ім’я Прізвище або Прізвище Власне ім’я
Як зазначати відомості про працівників у реквізиті «Текст», стандарт також не регламентує. Визначте цей момент в індивідуальній інструкції з діловодства. Рекомендуємо варіант, що узгоджується з настановами ДСТУ 4163:2020 щодо виконавців у резолюції:
Прізвище Власне ім’я у давальному відмінку – для виконавця доручення;
Власне ім’я Прізвище у родовому відмінку – для особи, на яку покладають контроль за виконанням наказу.
Так само радимо зазначати й відомості про працівників в актах, протоколах, інших документах.
У тексті наказів з кадрових питань – варіанти залежно від форми власності
Відомості про працівника, на якого поширюється дія наказу з кадрових питань, зазначайте залежно від форми власності юрособи – автора наказу.
Недержавні підприємства
Підприємствам недержавної форми власності рекомендуємо зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, його Ім’я та По батькові. Так дотримаєте вимог пункту 7 глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5:
«У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – його ім'я та по батькові».
Наприклад:
ПРИЙНЯТИ
СОКОЛЕНКА Василя Петровича...
Очікуємо, що Мін’юст внесе зміни до Правил № 1000/5 і вилучить згадку про «по батькові». Допоки цього не сталося, зазначайте відомості про працівника, якого стосується управлінська дія, за нормами Правил № 1000/5.
Міністерствам, іншим центральним та місцевим органамвиконавчої влади, підприємствам, що належать до сфери їх управління, рекомендуємо зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія наказу чи розпорядження, Власне ім’я. Так дотримаєте вимог пункту 100 Типової інструкції № 55:
«Розпорядча частина наказу/розпорядження з кадрових питань/особового складу зазвичай починається з дієслова у формі інфінітива «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – його власне ім'я та текст наказу».
Наприклад:
ПРИЗНАЧИТИ:
ГАВРИЛЕНКО Марину...
Органи місцевого самоврядування
Органам місцевого самоврядування варто зазначати ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія наказу чи розпорядження, і його Власне ім’я. Уряд рекомендував органам місцевого самоврядування керуватися Типовою інструкцією № 55, коли розробляють власну інструкцію з діловодства (п. 7 постанови КМУ від 17.01.2018 № 55).
У новому стандарті немає настанов і щодо того, як працівнику, який пише заяву, зазначити відомості про себе. Керуйтеся рекомендаціями, регламентуйте питання в інструкції з діловодства.
Заява про прийняття на роботу
У заяві про прийняття на роботу радимо зазначати повні ідентифікаційні відомості про заявника – Прізвище, Ім’я, По батькові:
Директору ТОВ «Конвалія»
Кирилу ПОВАЖНОМУ
Соколенка Павла Петровича,
зареєстрованого за адресою…
Такий формат узгоджується з настановами пункту 5.15 ДСТУ 4163:2020 і прикладом заяви, що наведений у додатку В.4 до нього.
Інші заяви
У решті заяв від працівників організації радимо зазначати Власне ім’я Прізвище. Ідентифікацію особи забезпечить назва посади:
Директору ТОВ «Конвалія»
Кирилу ПОВАЖНОМУ
Організатору зі збуту
Павла Соколенка
Водночас роботодавці звітують органам влади про прийняття працівника на роботу за трудовим договором, про переміщення його на підприємстві, про його заробітну плату, утримані ПДФО і військовий збір, нарахований ЄСВ. Так, у повідомленні про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту, у додатках Д1, Д4/4ДФ, Д5, Д6 до Податкового розрахунку відомості про працівника потрібно зазначати повністю: його прізвище, ім’я, по батькові. Відповідно, як мінімум, у наказі про прийняття відомості про прийнятого працівника слід зазначати повністю, аби була підстава відобразити ці повні відомості про працівника у звітності роботодавця.
Допоки не буде внесено змін щодо вимоги зазначати ім’я, прізвище (без по батькові) застрахованої особи у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, тобто у Закон про ЄСВ, до порядку подання звітності, форм звітності, у наказах про прийняття на роботу потрібно все ж таки зазначати прізвище, ім’я, по батькові працівника.
