Зобов’язання в бюджетної установи виникають на основі договорів, отриманих рахунків тощо. Сума заборгованості за ними відома і зазначена у відповідних документах або її розраховують на підставі встановлених правил, приміром посадових окладів, надбавок тощо. І якщо під час ревізії в установі рахується дебіторська або кредиторська заборгованості, ревізори обов’язково проаналізують причини, за якої вони утворилися, і свої висновки напишуть в акті ревізії. Щоб ревізія не була для вас несподіванкою та пройшла вдало, ми розповімо, які порушення допускають установи.
Беруть бюджетні зобов’язання з порушенням
Дуже часто в бухгалтерському обліку установ утворюється кредиторська заборгованість через те, що посадові особи установи беруть бюджетні зобов’язання понад затверджений кошторис. Якщо ревізори встановлять такі факти, відразу зазначать в акті ревізї порушення статті 48 БК, яка застерігає, що:
«Розпорядники та одержувачі бюджетних коштів зобов’язані брати бюджетні зобов’язання та проводити відповідні видатки за загальним фондом бюджету лише в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами».
І якщо таке порушення фіксують в акті, залишається питання як такі зобов’язання орган Казначейства зареєстрував.
Бюджетні установи під час реєстрації бюджетних зобов’язань, мають керуватися абзацом 4 пункту 2.1 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309. Він передбачає, що:
«Обсяг бюджетних зобов’язань, узятих установою протягом бюджетного періоду, повинен забезпечити зменшення рівня заборгованості за бюджетними зобов’язаннями минулих періодів та не допустити заборгованості за бюджетними зобов’язаннями в поточному році».
Коли реєструєте зобов’язання за спеціальним фондом, урахуйте, що існують окремі випадки їхньої реєстрації за відсутності відповідних фактичних надходжень до спеціального фонду бюджету.
Не дотримують строків та порядку проведення інвентаризації розрахунків
Під час ревізії фінансово-господарської діяльності установи посадові особи Держаудитслужби виявляють, що інвентаризацію розрахунків із дебіторами та кредиторами установа провела з порушеннями, а саме:
не дотримала порядку, строків та періодичності проведення інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами;
Зобов’язання вважають порушеним, якщо його не виконують або виконують з порушенням умов, визначених змістом зобов’язання
Тож ревізори обов’язково закцентують увагу на результатах інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей. І щоб з’ясувати, наскільки реально та повно відображає облік установи розрахунки, проведуть зустрічні звірки в тих установах, підприємствах та організаціях, від яких ця установа отримувала товари або послуги. Такі зустрічні звірки мають документально та фактично підтвердити або не підтвердити вид, обсяг і якість операцій та розрахунків (п. 12 ч. 1 ст. 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 № 2939-XII). Особливу увагу приділяють зареєстрованим у грудні фінансовим зобов’язанням, у т. ч. за податками і зборами, та відновленню касових видатків у І кварталі наступного року.
Людмила КРАВЧЕНКО керівник групи експертів з бюджетного обліку Експертус Головбух
Якщо ревізори не нададуть посадовим особам підконтрольних установ та інших суб’єктів господарської діяльності зазначених документів або нададуть їх із порушенням вимог, які встановлені частиною 14 статті 11 Закону № 2939, керівник установи матиме підставу, щоб не допустити їх до ревізії. Буває, керівник установи чи його заступник відмовляються підписувати направлення, але не заперечують, щоб посадові особи органу державного фінансового контролю проводили ревізію. Про це ревізор зазначає у вступній частині акта ревізії. Направлення ревізори мають вручити саме керівнику чи його заступнику, а не іншій посадовій особі. Лише після цієї процедури ревізор розпочинає ревізійні дії. Якщо цієї процедурної формальності не дотримали, ревізію розпочинати не можна.
Організовувати претензійно-позовну роботу, аналізувати її результати зобов’язана юридична служба установи
Якщо за результатами зустрічних звірок ревізори встановлять, що в обліку установи занижені або завищені суми дебіторської та кредиторської заборгованостей, трактуватимуть це як порушення встановлених вимог щодо ведення бухобліку та складання звітності про виконання бюджетів (п. 33 ч. 1 ст. 116 БК).
За порушення бюджетного законодавства до установи застосовують заходи впливу, які передбачає стаття 117 БК. До того ж, за такі порушення відповідальність нестиме не лише бюджетна установа, а й її посадові особи. Адже відповідно до частини першої статті 121 БК посадові особи, з вини яких допущено порушення бюджетного законодавства, несуть цивільну, дисциплінарну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно із законом.
Прострочену дебіторську заборгованість установи рахують в обліку за різних причин. Серед них:
контрагент несвоєчасно виконує свої зобов’язання;
перерахували кошти за неотримані товари чи послуги;
установа не відстежує кінцевих дат та строків постачання товарів, робіт, послуг згідно з укладеними договорами;
у договорах не обумовлено юридичної відповідальності, якщо боржник не виконає або неналежно виконає умови договору;
установа не застосовує штрафних санкцій до боржника, якщо він прострочив виконання грошового зобов’язання згідно з умовами договору;
не встановлено внутрішнього порядку ведення претензійно-позовної роботи;
не закріплено відповідних обов’язків за посадовою особою, яка має їх виконувати;
не ведеться претензійно-позовна робота протягом усього позовного терміну;
не ведеться належний контроль за станом проведення цієї роботи з боку відповідальних працівників установи тощо.
Якщо установа уклала договір і контрагент не виконує своїх зобов’язань, керівник установи має вжити всіх можливих заходів, щоб це усунути. Якщо перемовини не приносять результату, вчасно звертайтеся з позовом до суду. І пам’ятайте, що ревізори під час контрольних заходів обов’язково проаналізують, як контрагент виконав договірні зобов’язання, і за потреби перевірять, чи проводили посадові особи установи претензійно-позовну роботу.
Поняття та види позовної давності, конкретні строки, у межах яких ви можете звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного / господарського права, визначає глава 19 ЦК, глава 22 ГК. Зокрема, загальна позовна давність становить три роки (ст. 257 ЦК). Пропуск строку позовної давності позбавляє сторону права отримати від боржника сплату неустойки, відшкодування завданих збитків через невиконання або неналежне виконанням зобов’язань. Приміром, якщо контрагент не виконав умови договору – не поставив товар, не сплатив належні суми платежів за договорами тощо. Також не забувайте про строки, встановлені ЦПК, ГПК та законами для пред’явлення позову до суду.
Якщо одна сторона не може сплатити за роботи, послуги або товар, друга сторона має право не виконувати умов договору
Тобто якщо установа пропустить строк позовної давності, вона може втратити активи. І ревізори під час контрольних заходів кваліфікуватимуть, що установа понесла збитки з вини осіб, які не вжили відповідних дій. А саме – не проводили претензійно-позовної роботи відповідно до обов’язків, які покладають на них посадові інструкції, положення, статути, законні та підзаконні акти.
ПОРАДА
Коли ревізори перевіряють, як контрагенти виконують договірні зобов’язання, звертають увагу, чи затвердив керівник установи внутрішній порядок ведення претензійно-позовної роботи, положення про юридичну службу, посадові інструкції працівників. Тож подбайте, щоб такі документи були в наявності, та визначте, хто конкретно має контролювати, як контрагенти виконують господарські договори, хто проводить претензійно-позовну роботу тощо.
Якщо в установі немає юридичної служби, то ведення претензійно-позовної роботи покладають на посадову особу, яка виконує обов’язки з юридичних питань. У її посадовій інструкції прописують відповідні обов’язки щодо ведення претензійно-позовної роботи, контролю за такою роботою, за виконанням господарських договорів тощо. Це стосується і кредиторської заборгованості, яка без належного контролю може стати простроченою.
