бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Тримайте алгоритм нарахування відпускних для виплати працівникові. Розглянемо, що потрібно врахувати бухгалтеру, аби провести розрахунок відпускних у 2023 році з урахуванням останніх змін у правилах розрахунку середньої зарплати та обставин воєнного стану.
Відпускні = тривалість відпустки × середньоденна зарплата
При розрахунку даних показників зверніть увагу на таке:
тривалість відпустки – це календарні дні, але святкові і неробочі дні за загальним правилом не рахуються (Новий рік, Різдво, 8 Березня, Великдень, з 2022 р. – День Української Державності і т.д.). Якби не було воєнного стану, то всього на рік святково-неробочих днів зараз існує 12 (їхній повний перелік – див. ст. 73 КЗпП). Однак усі святково-неробочі дні, починаючи з 24.03.2022 на період воєнного стану, стали звичайними робочими на підставі ч. 6 ст. 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136 (далі – Закон № 2136). Воєнний стан насьогодні продовжений до 20.05.2023. Отже, у воєнний час святково-неробочі дні віднімати не потрібно;
вихідні, наприклад звичайні суботи і неділі, віднімати не потрібно, так як вони оплачуються;
середньоденна зарплата рахується за своїми правилами, які визначає Порядок обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок № 100).
Розраховані за наведеною формулою відпускні виплачуються зараз за весь час відпустки до початку самої відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором (ст. 21 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504, далі – Закон про відпустки). З 19 липня 2022 року норму про виплату відпускних за 3 дні до початку відпустки скасували.
Тепер визначення кожного показника формули розглянемо більш детально. І почнемо з першого показника – тривалості відпустки.
Тривалість відпустки: наказ про відпустку і робочий рік
При визначенні тривалості відпустки бухгалтеру слід почати з основного документа – наказу про надання відпустки. Адже у ньому зазначені вид відпустки, її тривалість, якщо це щорічна основна відпустка. Також у наказі слід зазначати робочий рік, за який надається відпустка (так званий «період роботи»). Нагадуємо, що питання робочого чи календарного року для надання відпустки залежить від її виду:
щорічна основна і додаткова відпустка надається не за календарний, а робочий рік, який у кожного працівника свій і рахується від 1-го робочого дня.
додаткова соціальна відпустка «на дітей» та інші соціальні відпустки, наприклад відпусткаучасникам бойових дій надається за календарний рік.
Однак період воєнного стану вносить деякі нюанси до правил визначення тривалості робочого року.
Робочий рік для щорічної відпустки та воєнний стан
При розрахунку робочого року (стажу для щорічної відпустки) в умовах воєнного стану виникають питання щодо періодів:
призупинення трудових відносин (ст. 13 Закону № 2136);
відпустки без збереження зарплати, яка в умовах воєнного стану може й перевищувати стандартні 15 к. днів (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). Одна до осіб, які виїхали з України або є внутрішньо переміщеними діє обмеження 90 к. днів (див. нижче).
Зверніть увагу, що час призупинення трудових відносин через агресію РФ у робочий рік не зараховується. Причина: за період за працівником не зберігається середній заробіток та він не виконує ніякої роботи. Натомість до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують «час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно з законодавством зберігалися місце роботи (посада) та зарплатаповністю або частково» (пп. «2» ст. 9 Закону про відпустки).
Натомість відпустка без збереження незалежно від тривалості зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку, тобто зараховується до робочого року працівника. Причина – під час відпустки без збереження за працівником зберігається робоче місце (посада), чого немає при призупиненні трудових відносин.
Однак дане правило щодо відпустки без збереження не працює, якщо працівник виїхав за межі території України або набув статус внутрішньо переміщеної особи, – по-перше, така відпустка налається роботодавцем обов’язково, але обмежується періодом 90 к. днів. По-друге, її час не зараховується до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку (див. ч. 4 ст. 12 Закону № 2136). Такі відпустки надаються працівнику в обов’язковому порядку, але вони не зараховується до робочого року.
Відпустки 2023 – визначаємо тривалість в умовах воєнного стану
Зазвичай працівник має право на відпускні тривалістю 24 дні на рік. І вкрай рідко використовує їх повністю, не розбиваючи на частини. Необхідну працівникові кількість днів відпочинку керівник зазначає у наказі на відпустку.
За загальним правилом кількість днів на розрахунок відпускних у наказі зазначається без урахування святкових і неробочих днів, які визначені у ст. 73 КЗпП. Тобто якщо календарний день відпустки припадає на святковий чи неробочий день, його не враховуємо. Однак в умовах воєнного стану святково-неробочі дні вважаються звичайними робочими днями.
Крім того, на період воєнного стану за ст. 12 Закону № 2136 діють особливі правила, а саме:
надання щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може обмежуватися тривалістю 24 к. дні за поточний робочий рік. Невикористані дні при цьому переносяться на період припинення воєнного стану;
у період воєнного стану роботодавець може відмовляти у наданні невикористаних днів щорічної відпустки (при звільненні виплачується компенсація невикористаних днів);
роботодавець може відмовити працівнику навіть у щорічній відпустці, якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Середньоденна зарплата для нарахування відпускних 2023
Другий показник необхідний при розрахунку відпускних – середньоденна зарплата. Обчислюємо її за формулою наведеною нижче:
середньоденна зарплата для відпускних = виплати розрахункового періоду ÷ тривалість розрахункового періоду
Зверніть увагу, що правила розрахунку середньої для відпускних відрізняються від таких для лікарняних/декретних. Розглянемо детально, як визначити кожний показник, що необхідний для розрахунку середньоденної.
Розрахунковий період індивідуальний для кожного працівника. Саме за цей період слід підсумовувати виплати працівника та кількість календарних днів. Цього вимагає Порядок № 100.
Для більшості працівників, які працюють понад 1 рік, розрахунковий період становить 12 календарних місяців роботи, які передують місяцю надання відпустки. Якщо період трудових відносин менший, відповідно менший і розрахунковий період, що й показано у таблиці нижче.
ВИЗНАЧЕННЯ ТРИВАЛОСТІ РОЗРАХУНКОВОГО ПЕРІОДУ
Тривалість трудових відносин
Розрахунковий період
> 12 місяців
12 місяців
від 1 до 11 місяців
рахуються тільки повні місяці роботи*
< 1 місяць
фактично відпрацьований час, у днях
(з 1-го робочого дня трудових відносин)
*як повний місяць також зараховується місяць, коли працівника прийнято на роботу не з 1-го календарного, але з 1-го робочого дня (див. абз. 2 п. 2 Порядку № 100)
Кількість днів для розрахунку відпускних 2023 – таблиця
До тривалості розрахункового періоду, окрім святкових і неробочих днів, не включаємо також час, протягом якого працівники з поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток (зберігався частково). Тобто виключаємо дні:
дні призупинення трудових відносин внаслідок агресії РФ (так як за цей період працівник не мав роботи, не працював та не мав збереження зарплати на основі середньої) (див. приклад 8);
час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (підстава – абз. 6 п. 2 Порядку № 100, що діє з 29 квітня 2022 року).
Однак календарні дні для розрахунку відпускних включають в себе:
дні лікарняного (як за рахунок установи, так і за рахунок Фонду);
дні перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, за які працівниця отримувала декретні виплати(допомогу по вагітності й пологам).
Святково-неробочі дні для розрахунку відпускних слід розглядати в сукупності з днями попереднього року, оскільки розрахунковий період захвачує місяці двох років. Кількість цих днів по місяцях року наведено у таблиці нижче.
НЕРОБОЧІ І СВЯТКОВІ ДНІ 2021 2022 і 2023 РОКІВ
Роки
Кількість днів у розрізі місяців
Всього за календарний рік
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
2021
2
0
1
0
3
2
0
1
0
1
0
1
11
2022*
2
0
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3**
2023*
0
0
0
0
0
–
–
–
#–
–
–
–
0**
* з 24.02.2022 р. до 20.05.2023 р. діє воєнний стан, тому святково-неробочі дні відсутні. Далі – невідомо, тому проставлено прочерки «–»;
** якби не воєнний стан, мало б бути «12», так як у 2022 році з’явився новий святковий день – День Української Державності (28 липня)
Розрахунок відпускних – сумуємо виплати розрахункового періоду
Розрахунок середньої зарплати для відпускних розпочинаємо з зі знаходження суми виплат, що нараховані за розрахунковий період. Це всі виплати, пов’язані з виконанням роботи за посадою, тобто:
посадовий оклад (тарифний розряд);
доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час, суміщення професій і посад, розширення зони обслуговування, виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, високі досягнення в праці, умови праці, інтенсивність праці, вислугу років тощо );
різниця в посадових окладах, яку виплачують працівникам за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника;
доплата до розміру мінімальної зарплати (для тих працівників, у яких сума зарплати за відпрацьований час за повної тривалості робочого тижня менше розміру мінзарплати);
премії за внесок у роботу установи, винагорода за підсумками річної роботи. Увага: премії за період 2 місяці і більше за Порядком № 100 включаються шляхом перерахунку по відпрацьованим робочим дням (див. приклади 3, 4 і 7).
Щодо премій за періоди 2 місяці та більше – зверніть увагу, що з 29 квітня 2022 року були оновлені правила перерахунку премій, зокрема введено обмеження – при частковому відпрацюванні періоду, за який була нарахована премія, при її перерахунку враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії(див. абз. 3 п. 3 Порядку № 100). Наприклад, квартальну премію 1000 грн нарахували за період 40 р. днів (по нормі 60 р. днів). Середньоденна премія виходить 25 грн/день (= 1000/40). Однак у періоді перерахунку працівник відпрацював всю норму – 62 р. дня. Як наслідок, сума перерахованої премії 1575 грн (= 25×63) > 1000 грн. Однак за новим правилом така перерахована премія «обрізається» до фактичної – 1000 грн.
Окрім згаданих вище виплат для нарахування відпускних в Україні також плюсуємо:
виплати за час, протягом якого працівнику зберігають середній заробіток (оплата відпусток, за виконання державних і громадських обов’язків, за дні службового відрядження тощо);
оплату за перші 5 днів лікарняного;
оплату лікарняних за рахунок Пенсійного фонду (далі – Фонд);
допомогу по вагітності та пологах (декретні). Вони теж враховуються незважаючи на те, що вони виплачуються повністю з Фонду.
Однак не враховуються при розрахунку:
одноразові виплати – компенсація відпустки, матеріальна допомога, вихідна допомога тощо (пп. «б» п. 4 Порядку № 100);
премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності (це у держслужбовців);
виплати, пов’язані з ювілейними датами (премії до 8 Березня, до Дня бухгалтера тощо, пп. «и» п. 4 Порядку № 100).
По найбільш проблематичним і поширеним виплатам ми зробили зручну таблицю-шпаргалку нижче, яка дає відповідь на питання «включати чи ні?».
ВИПЛАТИ ПРАЦІВНИКУ ТА РОЗРАХУНОК ВІДПУСКНИХ
Назва виплати
Чи включати до виплат розрахункового періоду
(так +, ні –)
доплата до мінімальної зарплати
+
індексація зарплати
+
оплата днів тимчасової непрацездатності (лікарняних),
перші 5 днів і за рахунок Фонду
+
допомога по вагітності та пологах
+
оплата державних і громадських обов’язків тощо
+
компенсація днів невикористаної відпустки
–
матеріальна допомога разового характеру, наприклад на вирішення соціально-побутових питань
–
матеріальна допомога на оздоровлення, що має систематичний характер
+
відпускні
+
премії до свят, ювілеїв тощо
–
Якщо ж потрібної виплати у таблиці не знайшли, то скористайтеся повним переліком виплат, які не слід враховувати – їх можна знайти у п. 4 Порядку № 100 або у ще одній таблиці-шпаргалці нижче, яку пропонуємо у таблиці нижче.
ПЕРЕЛІК ВИПЛАТ, ЩО ПРИ РОЗРАХУНКУ ВІДПУСКНИХ 2023 НЕ ВРАХОВУЮТЬСЯ*
1
виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру),що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками)
2
одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога**, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо)
3
компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових)
4
премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності)
5
грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо
6
пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати
7
літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором
8
вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування
9
дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку
10
виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо
11
вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їхнє відшкодування
12
заробітна плата на роботі за сумісництвом(за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством)
13
суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я
14
доходи (дивіденди, проценти),нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства
15
компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати
16
заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму
17
винагороди державним виконавцям
18
простій, оплачений з розрахунку 2/3 окладу (тарифної ставки)
19
грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків
*за Порядком № 100 враховуються всі виплати, які входять до зарплати, окрім даного переліку. Складові зарплати можна побачити у Інструкції зі статистики зарплати, затвердженій наказом Мінстату від 13.01.2004 р. № 5;
** виняток – матеріальна допомога на оздоровлення, так як вона має систематичний характер та є складовою частиною зарплати, наприклад у педагогічних, науково-педагогічних, медичних працівників
Нарахування відпускних 2023 – якщо виплат у розрахунковому період не було
Можлива ситуація, коли за розрахунковий період взагалі виплат не було. Причинами можуть бути:
працівник тільки почав працювати і з 1-го робочого дня йде у відпустку;
працівниця була у відпустці по догляду за дитиною віком до 3(6) років й після виходу з 1-го робочого дня бере відпустку.
Для розрахунків у такому разі береться установлена тарифна ставка, посадовий (місячний) оклад, але не менше мінімальної зарплати (див. п. 4 Порядку № 100). Виплати за розрахунковий період визначаються шляхом множення на кількість його місяців. Як рахувати відпускні у такому разі – див. далі приклад 6.
Особливості відпускних для відпустки «на дітей»
Мова йде про додаткову соціальну відпустку на дітей, так як її часто беруть разом зі щорічною відпусткою. Такі відпускні нараховуються за тими ж правилами, що і щорічна, тобто з використанням Порядку № 100. Правила розрахунку середньої ті ж самі. Єдине, що уже згадувалося, – надається така відпустка за календарний, а не робочий рік. А ще її не можна ділити на частини. Відпустка складає 10 к. днів, а якщо підстав декілька – 17 к. днів. За ст. 19 Закону про відпустки найбільш поширеними підставами для таких відпусток є:
Приклад 1 (щорічна відпустка, проста ситуація). Бухгалтер НДІ йде у відпустку у березні 2023 року з 15.03.2023 року по 28.03.2023 року (це 14 к. днів). Його доходи за розрахунковий період (березень 2022-лютий 2023) складають:
зарплата – 82145,14 грн;
лікарняні – 1300 грн;
матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових проблем – 2500 грн.
Рахуємо:
виплати розрахункового періоду = 82145,14 + 1300 = 83445,14 грн. Матеріальну допомогу не враховуємо;
тривалість розрахункового періоду = 365 –1 = 364 к. днів (вираховуємо 1 святковий день – 8 Березня 2022 року);
тривалість оплачуваних днів відпустки = 14 к. днів. Святково-неробочих днів у період відпустки немає.
Отже, відпускні = 229,24×14 = 3209,36 грн.
Приклад 2 (щорічна відпустка, святково-неробочі дні, перехідні відпускні). Заступник директора НДІ йде у відпустку у квітні 2023 року з 26.04.2023 року по 10.05.2023 року (це всього 15 к. днів). Його доходи за розрахунковий період (квітень 2022-березень 2023) складають:
зарплата – 193257,27 грн;
лікарняні – 2200 грн;
компенсація невикористаної відпустки 12000 грн;
матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових проблем – 2900 грн.
Премій у заступника директора не було. ПСП не користується.
Рахуємо:
виплати розрахункового періоду = 193257,27 + 2200 = 195457,27 грн. Матеріальну допомогу та компенсацію невикористаної відпустки не враховуємо;
тривалість розрахункового періоду = 365 – 0 = 365 к. днів (у розрахунковому періоді немає святково-неробочих днів після 24.03.2022);
тривалість оплачуваних днів відпустки = 15 днів. Святково-неробочих днів не віднімаємо, так як діє воєнний стан.
Отже, відпускні = 535,50×15 = 8032,50 грн.
Окрім цього у прикладі 2 маємо ситуацію перехідних відпусток: початок в одному місяці, а кінець в іншому. Для заповнення Додатка 4ДФ, якому нині потрібна помісячна розбивка доведеться розбити суму відпускних на 2 частини:
відпускні за квітень 2023 (5 к. днів) = 535,50× 5 = 2677,50 грн;
відпускні за травень 2023 (10 к. днів) = 535,50 × 10 = 5355,00 грн;
перевірка: 2677,50 + 5355,00 = 8032,50 грн.
Будьте уважні з перехідними відпускними, так як у працівників, які можуть мати право на ПСП, вони є причиною необхідності перерахунку ПДФО.
Приклад 3 (щорічна відпустка, річна премія). Той же заступник директора з прикладу 2 (відпустка з 26.04.2023 по 10.05.2023). Його вже пораховані виплати розрахункового періоду – 195457,27 грн. Однак у грудні 2022 року йому була нарахована річна премія («13-а зарплата») за 2022 рік – 10000 грн.
Рахуємо суму річної премії 2022 року, яку слід включити до виплат розрахункового періоду:
кількість відпрацьованих робочих днів 2022 = 250 р. днів. Вважаємо, що у цей період заступник директора відпрацював усі можливі робочі дні, тобто виконав річну норму;
сума премії на 1 відпрацьований робочий день 2022 року = 10000/250 = 40 грн;
перший місяць перерахунку премії – грудень 2022. Решта місяців розрахункового періоду – січень 2023-березень 2023. Всього маємо 4 місяці перерахунку;
за грудень 2022-березень 2023 директором відпрацьовано всього 87 р. днів (теж всю норму);
перераховуємо премію: 40 грн × 87 р. днів = 3480 грн.
Тоді всього виплат розрахункового періоду = 195457,27 + 3480 = 198937,27 грн.
Середньоденна = 198937,27/365 = 545,03 грн.
Отже, відпускні = 545,03 ×15 = 8175,45 грн. За рахунок премії відпускні вийшли більшими, аніж у прикладі 2.
Зараз немає значення, коли річна премія була нарахована – у поточному чи минулому році. Вона враховується, але шляхом перерахунку по відпрацьованим робочим дням місяця
Приклад 4 (щорічна відпустка, квартальна премія). Головний бухгалтер йде у щорічну відпустку з 07.03.2023 року по 21.03.2023 року (це всього 15 к. днів). Його доходи за розрахунковий період (березень 2022-лютий 2023) складають:
зарплата – 123456,25 грн;
лікарняні – 1950 грн;
матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань – 2900 грн;
премія (квартальна) – 4500 грн. Премія нарахована у квітні 2022 року за І квартал 2022;
премія (квартальна) – 5000 грн. Премія була нарахована у січні 2023 року за ІV квартал 2022 року.
Спочатку рахуємо виплати розрахункового періоду без премії:
123456,25 + 1950 = 125406,25 грн. Матеріальну допомогу не враховуємо.
Далі перераховуємо першу квартальну премію – за І квартал 2022 року, – яку слід включити до виплат розрахункового періоду:
кількість відпрацьованих робочих днів січень-березень 2022 у бухгалтера: 19+20+22 = 61 р. день. Вважаємо, що він відпрацював усі можливі робочі дні у І кварталі 2022;
середньоденна премія на 1 відпрацьований день = 4500/61 =73,77 грн;
кількість відпрацьованих робочих днів у квітні-червні 2022 = 65 р. днів (з 65 р. днів по нормі);
перерахована квартальна премія = 73,77 ×65 = 4795,05 грн > 4500 грн. Отже, «обрізаємо» перераховану премію до її фактичного розміру – 4500 грн.
Другу премію – за ІV квартал 2022 року – теж перераховуємо:
кількість відпрацьованих днів за ІV квартал 2022 р. – 61 р. день (з 65 р. днів по нормі);
середньоденна премія на 1 відпрацьований день = 5000/61 = 81,97 грн;
кількість відпрацьованих у січні-лютому 2023 р. – 42 р. дні (з 42 р. днів по нормі);
перерахована премія = 81,97×42 = 3442,74 грн.
Проводимо подальші розрахунки:
виплати розрахункового періоду разом з преміями = 125406,25 + 4500 + 3442,74 = 133348,74 грн;
тривалість розрахункового періоду = 365 – 0 = 365 к. днів;
тривалість оплачуваних днів відпустки = 15 днів, так як святково-неробочі дні у період воєнного часу не віднімаються;
Новоприйняті працівники, відпустка «на дітей» 2023
Приклад 5 (розрахунковий період менше 12 місяців, відпустка «на дітей»). З працівницею укладено трудовий договір 05.12.2022. З 10.02.2023 їй надано соціальну додаткову відпустку тривалістю 10 к. дн. Їй нараховано зарплату в сумі:
6300 грн – за дні грудня 2022 року, включаючи доплату до мінімальної зарплати;
6700 грн – за дні січня 2023 року, включаючи доплату до мінімальної зарплати.
Розраховуємо потрібні показники:
розрахунковий період – 01.01.2023-31.01.2023. Він тут нестандартний, так як немає 12 місяців роботи. Грудень 2022 слід відкинути, так як робота почалася не з 1-го робочого дня місяця. Повний місяць лише один – січень 2023, його й рахуємо;
тривалість розрахункового періоду (січень 2023) – 31 –0 = 31 к. день, де 31 – кількість к. днів у січні, а святково-неробочих днів за січень 2023 немає, так як діє воєнний стан;
тривалість оплачуваних днів відпустки = 10 к. днів;
середньоденна = 6700/31 = 216,13 грн.
Отже, відпускні = 216,13 ×10 = 2161,30 грн.
Зверніть увагу, що дана відпустка на дітей отримана за календарний 2023 рік і наступне таке право на неї виникне з січня 2024 року. Робочий же рік для щорічних відпусток у даній ситуації буде з 05 грудня 2022 по 04 грудня 2023.
Відсутність розрахункового періоду та відпускні 2023
Приклад 6 (відпустка з першого робочого дня, мінімалка). Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, написала заяву про надання їй щорічної основної відпустки з 18 лютого 2023 року на 24 к. дн. Останній день відпустки для догляду – 17.02.2023 (четвер). За її посадою оклад у 2023 році 5265 грн (10 т. р. за ЄТС).
Оскільки відпустка у лютому 2023 року, розрахунковий період лютий 2022 – січень 2023 року. Але весь цей період припадає на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. І він виключається з розрахункового періоду, тобто розрахункового періоду немає.
У даній ситуації розрахунок відпускних 2023 слід проводити на основі посадового окладу, але так як він є меншим мінімальної зарплати лютого 2023 (6700 грн), то для розрахунку беремо саме мінімальну зарплату 2023, так як використовується тарифна ставка, посадовий (місячний) оклад, але не менше мінімальної зарплати (див. п. 4 Порядку № 100). Тоді мінімальну зарплату слід помножити на кількість місяців розрахункового періоду. Це 12.
Отже, маємо такий розрахунок необхідних показників:
тривалість розрахункового періоду – 365 – 0 = 365;
виплати за розрахунковий період = 6700×12 = 80400 грн;
середньоденна зарплата = 80400 /365 = 220,27 грн;
Отже, відпускні = 220,27 ×24 = 5286,48 грн. Це перехідні відпускні, які слід розбити для податкової звітності на 2 частини:
2422,97 грн (220,27 грн × 11 к. дн.) – за 11 к. днів лютого (з 18 по 28 лютого);
2863,51грн (220,27грн × 13 к. дн.) – відпускні 2023 за дні березня (з 01 по 13 березня);
перевірка: 2422,97 +2863,51= 5286,48 грн.
Зверніть увагу, що відпустка триває 24 к. дні, так як 08 Березня 2023 року з причини воєнного стану є звичайним робочим днем і рахується у тривалість відпустки.
Бухгалтеру бюджетної установи слід пам’ятати, що окрім самих відпускних працівнику може нараховуватися й матеріальна допомога на оздоровлення. Наприклад, вона є у більшості бюджетників: педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, медиків (навіть у медзакладах-КНП залишилася), а також держслужбовців. Як правило, вона становить один посадовий оклад, якщо інше не визначено колективним договором. Така матеріальна допомога – це не відпускні, але також, як і вони, входить до складу зарплати працівника (див. Інструкції з статистики заробітної плати, наказ Держстату 13.01.2004 р. № 5). Нараховується така допомога один раз на рік, виключно тоді коли працівник іде у відпустку, також за 3 дні (основну її частину).
Перед виходом у основну частину відпустки нараховується матеріальна допомога на оздоровлення, якщо вона є у колдоговорі/профільних для даного бюджетника законах і це основна частина відпустки.
Також разом з відпускними нараховують і зарплату за місяць виходу у відпустку, включаючи усі дні до початку відпустки. Крім того, перебування працівника у відпустці не є перешкодою для нарахування йому премії, наприклад за результатами попереднього місяця, кварталу.
Запізнілі місячні премії не впливають на розрахунок, так як включаються до доходу того місяця, у якому вони були нараховані, але на основі перерахунку по робочим дням.
Нараховані пізніше премії спричиняють перерахунок суми відпускних, якщо вони стосуються місяця розрахункового періоду.
Приклад 7 (запізніла премія і відпускні). Працівник іде у відпустку з 04 березня 2023 року на 24 к. Дні. 01.03.2023 року йому виплатили нараховані відпускні та матеріальну допомогу на оздоровлення, розрахунковий період становить березень 2022–лютий 2023. Однак 05 березня 2023 року підписується наказ про нарахування йому премії за лютий 2023 року 5000 грн.
У даному випадку премія не буде враховуватися у доході розрахункового періоду, так як має бути включена до доходу березня 2023. Розрахунок такий:
кількість відпрацьованих робочих днів у лютому 2023 – 20 р. днів;
середньоденна премія на 1 робочий день = 5000/20 = 250 грн;
кількість відпрацьованих робочих днів у березні 2023 – 23 р. дні;
перерахована премія = 250 грн × 23 р. дні = 5750 грн > 5000 грн. Отже, «обрізаємо» суму перерахованої премії до її фактичного розміру – 5000 грн.
Наприклад. якщо працівник потім піде у відпустку у вересні 2023 року, то якраз сума перерахованої премії 5000 грн увійде до виплат розрахункового періоду.
Працівник не працював частину розрахункового періоду через війну
Типовою ситуацією при розрахунку відпускних у 2023 році буде наявність невідпрацьованих днів у розрахунковому періоді з причини тимчасового переміщення працівника з причини бойових дій або інших обставин. Відсутність таких працівників на роботі, як правило, оформлялася:
відпусткою за власний рахунок;
призупиненням дії трудового договору.
Про визначення тривалості розрахункового періоду за таких обставин вище уже згадувалося, але закріпимо існуючі правила на відповідному розрахунку.
Приклад 8 (призупинення, відпустка без збереження). Працівник іде у відпустку з 04 березня 2022 року на 24 к. дні. У розрахунковому періоді березень 2022-лютий 2023 у працівника є 45 к. днів призупинення трудових відносин внаслідок агресії РФ, та 30 днів відпустки без збереження. Нарахована зарплата за розрахунковий період – 125000 грн.
У даному разі з тривалості розрахункового періоду треба відняти 1 святково-неробочий день (08 Березня 2022 року), а також дні призупинення трудових відносин та відпустки без збереження.
Маємо такий розрахунок:
тривалість розрахункового періоду = 365 – 1 – 45 – 30 = 289 днів;
