Облік кредиторської заборгованості

Що таке кредиторська заборгованість?

У загальному бухгалтерському розумінні кредиторська заборгованість – це будь-які зобов’язання підприємства чи бюджетної установи, які уже визнані. Кредитор – це суб’єкт якому підприємство/установа зобов’язані передати:

• грошові кошти або інші фінансові активи;
• будь-які негрошові активи;
• здійснити обмін активами на невигідних для себе умовах (зі збитком).

До кредиторської заборгованості відносять:

• заборгованість за товари, роботи й послуги. Наприклад, борг за поставку продуктів харчування в їдальню, борг за комунальні послуги, електроенергію, опалення тощо, борг по оренді;
• борги за банківськими кредитами;
• борги за податками, зборами, соціальними платежами , зокрема єдиного соціального внеску (ЄСВ);
• борги з оплати праці, стипендіям, з грошового забезпечення військовослужбовців;
• заборгованість за отриманою попередньою оплатою (авансом) за товари, роботи, послуги, які ще не поставлені установою;
• доходи майбутніх періодів.

Щодо останніх, то доходи майбутніх періодів можна розглядати як різновид заборгованості з авансів, так як за своєю суттю по визнаним доходам майбутніх періодів ще треба в майбутньому надати відповідну послугу. Наприклад, надати орендарю послуги з оренди. У бухгалтерській документації з інвентаризації кредиторської заборгованості бюджетної установи доходи майбутніх періодів наводяться разом з іншою кредиторською заборгованістю (ті ж Акти інвентаризації).

Також ще є зобов’язання за непередбачуваними зобов’язаннями. Однак юридично ці зобов’язання ще не визнані й не настали, тому кредиторською заборгованістю не вважаються, хоча й є зобов’язаннями за п. 2 розд. ІІ НП(С)БОДС 128 «Зобов’язання».

ТОП-4 СТАТТІ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• Новації у військово-транспортному обов’язку за Законом № 3633
• Відпускні: правила розрахунку + п’ять прикладів для нетипових ситуацій
• На яку дату брати оклад/мінзарплату, щоб оплатити відпустку й відрядження
• Утилізуємо брухт із вмістом дорогоцінних металів

Нормативка під облік кредиторської заборгованості

Основним нормативним документом з обліку кредиторської заборгованості бюджетними установами є уже згаданий НП(С)БОДС 128 «Зобов’язання», а також НП(С)БОДС 134 «Фінансові інструменти» (кредиторська заборгованість – це різновид фінансових інструментів). Крім нього бухгалтеру з розрахунків слід уважно ознайомитися з такими документами:

• розділ IV щодо зобов’язань з Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, наказ Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372 (далі – Порядок № 372);
• Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, наказ Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Порядок № 879);
• Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах ДКС, наказ Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309 (далі – Порядок № 309);
• Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказ Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219).

Калькулятор днів щорічної відпустки

Реєстрація бюджетних зобов’язань

Нюансом обліку кредиторської заборгованості бюджетних установ є необхідність контролю виконання кошторису та здійснення реєстрації бюджетних зобов’язань у Казначействі. Бюджетні фінансові зобов’язання за загальним фондом мають бути в межах бюджетних асигнувань протягом бюджетного періоду (абз. 2 п. 1.4 Порядку № 309, п. 7 ч. 1 ст. 2 Бюджетного кодексу України (далі – БКУ), ст. 48 БКУ). У цілому слід контролювати, щоб зобов’язання не перевищили затверджений кошторис.

Увага: Зобов’язання, у т.ч. й кредиторську заборгованість за загальним фондом, бюджетна установа має брати тільки в межах бюджетних асигнувань, а щодо спецфонду – контролювати план надходжень до нього і в разі відставання внести корективи в кошторис (ст. 48 БКУ).

Термін сплати кредиторської заборгованості

Кредиторська заборгованість бюджетних установ відрізняється від такої на підприємствах строком погашення, – днем коли вона стає простроченою. Якщо договором не названо певний конкретний строк, то він складає 30 днів (у підприємств – це уже наступний день за здійсненням операції), тобто на 30-й день заборгованість стає простроченою (п. 1.2 розділу І Порядку № 372). Виходить така ситуація:

• якщо несплата до 30 днів або строку визначеного договором – це звичайна кредиторська заборгованість;
• якщо несплата 30 днів і більше – це прострочена кредиторська заборгованість;
• якщо несплата 3 роки і більше – це кредиторська заборгованість, по якій минув строк позовної давності (ст. 257 ЦКУ) й вона підлягає списанню.

За цими термінами треба слідкувати, так як частим порушенням в бюджетних установ, на які звертають аудитори ДАСУ – це прострочення заборгованості. Якщо в договорі прописані штрафні санкції, то це уже серйозно, так як викликає витрачання бюджетних коштів на сплату неустойки (штраф, пеня) понад початково затверджений кошторис. Керівникам треба призначити осіб, які відповідальні за контроль сплати кредиторської заборгованості (або перевірити посадові інструкції).

Увага: 30 днів або строк у договорі – бухгалтер або інша визначена посадова особа має слідкувати за строком погашення заборгованості, щоб не попасти під неустойку за договором тощо

Також в залежності від договірних умов погашення заборгованість поділяють на:

• довгострокову – строк погашення більше 12 місяців. Однак, якщо частина довгострокової заборгованості підлягає погашенню протягом поточного року, то саме цю частину треба записами по бухгалтерських рахунках перевести в поточну;
• поточну – строк погашення 12 місяців і менше.

Класифікація довгострокова/поточна впливає на вибір рахунків та відображення кредиторської заборгованості у балансі установи.

ТОП-4 теми з журналу «Головбух Праця та Зарплата»

• Сім відповідей про компенсацію за невикористану відпустку
• Мобілізаційний Закон № 3633: до чого готуватися працівникам і роботодавцям
• Військовий збір & ПСП: нова позиція на старий лад
• Строки виплати зарплати працівникам – пам'ятка

На яку дату визнавати кредиторську заборгованість у бухгалтерському обліку

Кредиторська заборгованість визнається у періоді її фактичного виникнення, тобто той період на який припадає:

• дата відвантаження товарів (по видатковій накладній), дата виконання робіт/надання послуг (по даті підписання актів приймання-передачі робіт/послуг або строки, які вказані у відповідних договорах);
• дата отримання авансу в майбутнє постачання товарів, робіт, послуг;
• кінець звітного періоду з податків і зборів.

Однак щодо останнього – визнання зобов’язань щодо податків і зборів у бухгалтера може виникнути питання – чому, адже декларація по ним подається пізніше, тобто після закінчення звітного періоду. Розберемо цей нюанс.

Калькулятор штрафів

Чому податкові зобов’язання визнаються раніше подачі декларації

Щодо податків і зборів, то зверніть увагу: дата виникнення заборгованості з юридичної та бухгалтерської точки можуть не співпадати. Наприклад, якщо установа має котельню та сплачує екологічний податок щокварталу, то декларація за ІІ квартал подається у наступному – ІІІ кварталі, впродовж 40 днів, що може бути й у серпні. Юридично борг з податку виникає саме в день подачі декларації, коли вона прийнята й податкове зобов’язання стає узгодженим. До цього моменту не можна говорити про борг, так як невідома його сума – податок ще не порахований або його сума ще документально не підтверджена, так як декларація не подана. Однак у бухгалтерському обліку борг з екологічного податку має бути відображений саме у ІІ кварталі – періоді, за який даний податок обчислюється, у якому виникли всі підстави для нарахування даного податку. Як правило, зобов’язання відображають на останній день звітного періоду – у даному разі це 30 червня.

Описана вище розбіжність між юридичним і бухгалтерським підходом до визначення дати появи зобов’язання обумовлена принципами бухгалтерського обліку (див. ст. 4 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996). За ними витрати слід визнавати в момент їхнього виникнення та співставляти з тими доходами, заради отримання яких вони були понесені. У даному прикладі це саме ІІ квартал, а не ІІІ квартал, у якому подавалася декларація.

Через таку розбіжність може постати ситуація, як бути у ситуації, якщо зобов’язання за декларацією вийде іншим, аніж бухгалтер попередньо нарахував у минулому періоді. Доведеться після подачі декларації уточнити зобов’язання, тобто відкоригувати його користуючись правилами:

• НП(С)БОДС 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок»;
• розділ 4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

Тобто здійснювати коригуючі проведення: додаткові проведення або «червоне сторно».

Передплата 2024 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух Бюджет
• Головбух Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

Коли виникають зобов’язання з оренди?

Наприкінці періоду, у якому було користування об’єктом оренди. Тобто при обліку оренди слід дотримуватися такого ж принципу нарахування, як і в обліку податків і зборів. Тобто визнання зобов’язання з оренди може й має бути раніше підписання акта наданих послуг. Слід проаналізувати положення договору – як правило, орендна плата нараховується за визначений часовий період (місяць, квартал), визначений конкретний розмір оплати даної послуги, а отже заборгованість виникає лише від факту користування об’єктом оренди, незалежно від підписаних актів. У такому разі зобов’язання з оренди визнаємо наприкінці відповідного періоду (місяця, кварталу), а потім коригуємо, якщо воно змінилося після підписаних актів. Як наслідок, зобов’язання з компенсації комунальних послуг, якщо такі є, краще в обліку показувати окремо, адже їхня сума якраз і є змінною.

Списання кредиторської заборгованості

Після визнання настає й день списання. Це може бути:

• через погашення. Підтвердний документ – виписка з реєстраційного рахунку, договір, додаткова угода до договору, виписка з банківського рахунку, видатковий касовий ордер тощо;
• через взаємозалік. Тут потрібен складений акт взаємозаліку, якщо зараховується взаємна дебіторська і кредиторська заборгованість по контрагенту. Він має бути підписаний обома сторонами – установою та її кредитором. Якщо ж відбувається взаємозалік при обліку авансів (попередньої оплати), то тоді достатньо складеної бухгалтерської довідки, в якій слід вказати дату отримання авансу та підтвердний документ (виписка з реєстраційного рахунку) та дату виконання зобов’язання й підтвердні документи, наприклад видаткові накладні чи акти приймання-передачі наданих послуг;
• через списання простроченої кредиторської заборгованості, по якій минув строк позовної давності. Це уже складна процедура, яка потребує цілої низки кроків і відповідно оформлених документів. Таке списання треба проводити щокварталу (п. 4.2 Порядку № 372).

Списання простроченої кредиторської заборгованості

Орієнтовно процедура списання простроченої кредиторської заборгованості, по якій минув строк позовної давності у бухгалтерському обліку виглядає таким чином:

Крок 1. Інвентаризація розрахунків. Складається Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами. Керуємося п. 7 розділу ІІІ Порядку № 879.

Крок 2. Складається Довідка про дебіторську і кредиторську заборгованість щодо яких строк позовної давності минув. Треба зазначити таких кредиторів, їхнє місце, пояснити причини виникнення такої заборгованості, навести відповідні дати.

Крок 3. Складається ще один акт – Акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. Керівник має затвердити цей акт і всі попередні документи. Зверніть увагу, що слід дочекатися строку позовної давності і навіть якщо кредитор помер, то може бути відкритий спадок й звернення з боку нотаріуса.

Крок 4. Якщо бюджетна установа – розпорядник нижчого рівня, то треба подати попередній складений Акт (див. крок 3) до розпорядника вищого рівня й дочекатися його письмового дозволу на списання.

Крок 5. Видається внутрішній розпорядчий документ (наказ) на списання кредиторської заборгованості.

Крок 6. Списання проводиться по бухгалтерським рахункам і меморіальним ордерам. Складається бухгалтерська довідка. При списанні визнається збільшення фінансового результату виконання кошторису (Кт субрахунку 5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису», п. 6.5 Типової кореспонденції № 1219.

Крок 7. Розрахунок з державою. Якщо списується депонована зарплата, стипендія, пенсія, допомога по іншим виплатам при простроченні строків виплати, то якщо ці кошти ще є на депозитному рахунку ДКСУ, то їх треба перерахувати назад державі до відповідного бюджету.

Типові форми усіх документів потрібних для інвентаризації та списання кредиторської заборгованості можна знайти у наказі Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572.

Калькулятор індексації зарплати

Приклади обліку кредиторської заборгованості

Для обліку кредиторської заборгованості використовуємо рахунки 60-66 Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі з наказу Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203, а також рахунок 6911 «Доходи майбутніх періодів». Облік розрахунків ведеться у меморіальному ордері № 6 «Накопичувана відомість за розрахунками з кредиторами».

Приклад 1. Післяплата. Відбулося отримання канцелярських товарів – паперу для редакційно-видавничого відділу) та подальша оплата. Сума угоди – 60000 грн. Бюджетна установа – платник ПДВ.

Приклад 2. Попередня оплата (аванс). Без ПДВ. Університет отримав плату за навчання від студента на наступні півроку у сумі 24000 грн. На освітні послуги діє звільнення від ПДВ (пп. 197.1.2 ПКУ, ст. 197 ПКУ, ІПК ДПС від 14.09.2018 р. № 4037/6/99-99-15-03-02-15).

Приклад 3. Попередня оплата (аванс). З ПДВ. Бюджетна установа отримала попередню плату за платну послугу у сумі 24000 грн. Бюджетна установа – платник ПДВ.

Приклад 4. Списання кредиторської заборгованості. Списана кредиторська заборгованість за ремонтні роботи у сумі 5000 грн.

Приклад 5. Заборгованість з податків. Нарахований і сплачений екологічний податок у сумі 500 грн