Електронний облік трудової діяльності допомагає зберегти дані про стаж у реєстрі ПФУ. Дізнайтеся, як подати паперову трудову книжку для оцифрування, кому це потрібно та які нюанси діють для військових
🎉Марафон до Дня бухгалтера: ПДВ, оцінка ОЗ, звірки Держаудитслужби, ЄСВ
З 2021 року Україна перейшла на електронний облік трудової діяльності (підстава — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-ІХ).
Це означає, що дані про стаж зберігаються не лише в паперових книжках, а й у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Чому це важливо
Спрощення: пенсію можна буде призначити автоматично, без збору паперових довідок.
Надійність: дані про трудову діяльність і страховий стаж не загубляться, не згорять і не зіпсуються, що критично важливо під час воєнного стану.
Доступність: інформація про стаж доступна онлайн у будь-який момент.
Підтвердження страхового стажу
З 01.01.2004 страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка, потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 01.01.2004.
Як оцифрувати трудову книжку через ПФУ
ПФУ створив сервіс, який дозволяє перевести паперові трудові книжки в електронний формат. Це можна зробити двома способами:
- Онлайн (через вебпортал ПФУ):
- хто може подати: роботодавець (через кабінет страхувальника) або працівник самостійно (через кабінет застрахованої особи).
- що потрібно: КЕП (кваліфікований електронний підпис) та скан-копії трудової книжки.
- де шукати: в особистому кабінеті виберіть розділ «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудову діяльність робітника».
- Особисто (у сервісному центрі ПФУ):
- якщо немає можливості відсканувати документи або скористатися сайтом, прийдіть у будь-яке зручне відділення ПФУ (незалежно від місця проживання). Спеціалісти самі сканують та оцифрують трудову книжку.
Важливо: після оцифрування паперова трудова книжка залишається на руках. Її можна зберігати як пам’ятку або документ, вона не втрачає юридичної сили. Тим, хто почав працювати після 10.06.2021, оцифрування не потрібне — усі дані вже є в Реєстрі.
Електронна трудова книжка не скасовує паперову — можна вести обидві.
Перехід на електронний облік не забороняє зберігати паперову трудову книжку вдома як пам’ятку або документ, вона не втрачає юридичної сили. Реєстр ПФУ можна доповнити в будь-який час. Але зволікати не варто: оцифрування допомагає зберегти дані про стаж, особливо під час воєнних дій, коли паперові документи можна втратити.
Оцифрування трудових книжок для військовослужбовців
Як ПФУ та ДПС обмінюються даними для призначення пенсій військовим
Щоб спростити процес призначення пенсій військовим, поліцейським та особам рядового і начальницького складу, ПФУ та ДПС налагодили автоматизований обмін даними.
Договір про співпрацю
22.02.2024 ПФУ та ДПС уклали договір, що дозволяє ПФУ отримувати дані про доходи військових із Реєстру платників податків.
Чому це важливо
Це актуально, якщо в Реєстрі застрахованих осіб немає необхідної інформації про суми виплат.
Як це працює
ПФУ надсилає запит до ДПС (по конкретному роботодавцю або особі), і податкова надає потрібні відомості. Обмін даними розпочався 11.04.2024.
Підготовка бази даних
Щоб наповнити реєстр ПФУ даними про доходи за період з 2000 по 2016 роки, Фонд зібрав інформацію від усіх силових відомств та міністерств. Вони надали перелік з установ, які виплачували грошове забезпечення в той час.
Щоб призначення пенсій для військових, поліцейських та представників силових структур було швидшим, ПФУ постійно працює з військовими частинами над оцифруванням даних про доходи та трудовий стаж.
Як подати дані
Найзручніший спосіб — скористатися вебпорталом електронних послуг ПФУ. Останні два місяці більшість військових частин успішно подали трудові книжки застрахованих осіб, що проходять службу, в електронному вигляді.
Що зміниться
ПФУ готує нововведення: невдовзі подати відомості про трудову діяльність можна буде через представника (відповідний проєкт постанови ПФУ на стадії погодження). Це важливо для тих, хто через службу або перебування за кордоном не може відвідати сервісний центр особисто чи скористатися електронним підписом.
Джерело: офіційний сайт ВРУ
Підпишіться на Telegram-канал 
