Працівник уже працює, а ДПС не отримала дані: як діяти роботодавцю

Індексація-2026: практичний інтенсив для бухгалтера-бюджетника

1. Роботодавець має негайно подати повідомлення про прийняття на роботу

Якщо роботодавець узагалі не подав повідомлення про прийняття на роботу (далі — Повідомлення), йому слід:

• подати його одразу після того, як він виявив помилку;
• зазначити фактичну дату наказу та дату початку роботи працівника.

Таке «запізніле» Повідомлення не скасовує можливих претензій з боку контролюючих органів, але підтверджує добросовісні дії роботодавця та може допомогти під час перевірки.

2. Роботодавець має перевірити всі кадрові документи

Роботодавець має перевірити, чи є:

• наказ про прийняття;
• трудовий договір (за наявності письмової форми);
• особова картка;
• табелі обліку робочого часу;
• документи щодо нарахування зарплати;
• дані про сплату ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Саме ці документи можуть підтвердити офіційні трудові відносини та те, що претензії контролюючих органів стосуватимуться лише неподаного Повідомлення.

3. Роботодавець має подати скасовуюче та нове Повідомлення, якщо у вже поданому є помилки

Якщо у Повідомленні роботодавець:

• неправильно вказав дані працівника,
• зазначив помилкову дату,
• вказав неправильний номер наказу,

він подає:

• скасовуюче повідомлення;
• нове правильне повідомлення.

4. Роботодавець має перевірити кадрові документи

Після того як роботодавець виявив таку помилку, варто перевірити:

• усіх прийнятих працівників;
• чи є Повідомлення;
• чи правильні дати;
• чи збігаються дані в кадрових та бухгалтерських документах.

Часто одна помилка свідчить про системну проблему в кадровому обліку.

5. Роботодавець має зафіксувати причини помилки

На практиці роботодавцю варто оформити:

• службову записку;
• акт внутрішньої перевірки;
• пояснення відповідальної особи.

Це може допомогти під час перевірок Держпраці або в суді.

6. Роботодавець має врахувати судову практику

Судова практика свідчить: якщо працівник працював офіційно, а роботодавець сплачував податки, нараховував зарплату та вів кадрові документи, то суд не завжди прирівнює неподане Повідомлення до фактичного допуску без трудових відносин.

У таких випадках роботодавці нерідко успішно оскаржують значні штрафи.

Важливо: найгірший варіант для роботодавця — нічого не робити та чекати на перевірку.

Якщо роботодавець сам виправив помилку, це:

• зменшує ризики;
• підтверджує, що працівник працював офіційно;
• може допомогти у спорі з контролюючими органами.

Висновок

Якщо роботодавець виявив, що не подав Повідомлення, він має діяти негайно:

• подати Повідомлення;
• перевірити кадрові документи;
• виправити помилки;
• підтвердити офіційні трудові відносини.

Джерело: сторінка Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради у Facebook