Електронна трудова книжка – як самостійно оцифрувати та перевірити документ

Цифровий варіант трудової книжки дозволяє швидко перевірити страховий стаж та автоматично оформити пенсію.

електронна трудова книжка

Норми тривалості робочого часу на 2023 рік

Оцифрувати та зробити сканкопії трудової книжки можна самостійно або це робить роботодавець для працівників.

Пенсійний фонд зауважує, що інформація про страховий стаж з 1 січня 2004 року зараховується лише за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Як перевірити трудову книжку

По-перше – перевірте правильність написання:

  • прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
  • дати народження.

Ці дані мають відповідати даним паспорту. Зверніть увагу на оформлення записів про зміну прізвища або імені:

  • колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
  • на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб тощо) та його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

По-друге – перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:

підпис власника трудової книжки;

підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;

наявність печатки підприємства (відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).

По-третє – уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:

  • у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
  • якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
  • записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
  • записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

ТРУДОВА КНИЖКА – ЗРАЗОК ОФОРМЛЕННЯ

Як усунути недоліки, які заважають оцифруванню трудової книжки

  1. Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз. 
  2. Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник. 
  3. Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.

За матеріалами ПФУ

Лікарняні в Об’єднаній звітності: зразки

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Зразки наказів про звільнення

Треба наказ про звільнення? Скачайте готові зразки наказів про звільнення: типові формулювання для різних ситуацій — від звільнення за власним бажанням до скорочення штату.
100

Штраф за неоформленого працівника: вбережіть себе

Перевірки Держпраці та острахи бухгалтера та керівника в першу чергу пов’язані зі значними фінансовими штрафами. І навіть якщо все ніби гаразд і неоформлених працівників в установі немає, – ризик заробити штраф за неоформлення трудових відносин за наявності цивільно-правових договорів існує. Які вони штрафи нинішні?
28041

Відпустка особі з інвалідністю: особливості

Говорімо про відпустки особам з інвалідністю. Якими правами можуть скористатися працівники, коли доступна додаткова відпустка особам з інвалідністю та як компенсувати дні відпустки особам з інвалідністю – у відповідях експерта
29449

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді