Реєстрація ПН/РК у разі відпустки керівника чи головного бухгалтера

Працівник відсутній на роботі: дії роботодавця

Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних здійснюється відповідно до вимог Кодексу та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року № 1246 (зі змінами) (далі – Порядок № 1246).

Згідно положень пункту 5 Порядку № 1246 податкові накладні приймаються до Єдиного реєстру податкових накладних у разі дотримання вимог установлених пунктом 192.1 статті 192, пунктами 2001.3, 2001.9 статті 2001 та пунктами 201.1, 201.10 і 201.16 статті 201 Кодексу, а також з урахуванням Законів України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг» та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 № 959/30827 (зі змінами) (далі – Порядок № 557).

Статтею 201 Кодексу визначено, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі - кваліфікований електронний підпис), уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Правила складання податкової накладної та/або розрахунків коригування регулюються статтею 201 Кодексу та регламентуються, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26.01.2016 за № 137/28267 (зі змінами) (далі – Порядок № 1307).

Згідно з пунктом 20 Порядку № 1307, усі податкові накладні скріплюються кваліфікованими електронними підписами посадових осіб платника ПДВ та кваліфікованим електронним підписом (за наявності), що є аналогом відбитка печатки постачальника/продавця (п. 20 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307).

Якщо посадова особа планує йти у відпустку, потрібно:

• делегувати право підпису податкової накладної (ПН) та/або розрахунку коригування (РК) іншій посадовій особі;
• повідомити орган ДПС про цю особу, в т. ч. дані її кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.

Процедуру та форму повідомлення визначає Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557.

Орган ДПС перевірятиме набуття права складання та підписання ПН відповідальними особами установи на підставі отриманих даних про:

• керівника установи – відповідно до даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;
• головного бухгалтера – відповідно до поданої до органу ДПС заяви за формою 1-ОПП;
• уповноваженої особи відповідно до поданого повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (за формою визначеною Порядком № 557), яким керівником установи уповноважено таку особу на підписання податкової накладної.

За результатами цієї перевірки формується квитанція про прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації ПН/РК.

Детальніше в індивідуальній податковій консультації від 03.05.2024 № 2544/ІПК/99-00-12-02-05.