Розрахунок типу «Уточнюючий» призначений, щоб коригувати Єдину звітність (Податковому розрахунку) з ПДФО та ЄСВ за ті періоди, за які граничний термін звітування вже минув.
Розглянемо основні правила виправлення помилок у звіті ЄСВ та подання уточнюючого Розрахунку, наведемо приклади, як застосувати ці правила у різних ситуаціях.
Загальні правила
Порядок виправлення помилок, які допустили у старій чи новій звітності з ПДФО та ЄСВ, встановлює розділ V Порядку № 4. Акцентуємо увагу на загальних правилах коригування звітності у Розрахунку типу «Уточнюючий».
Указуйте тільки ті відомості, які уточнюєте
Інформація, яку роботодавець указав у раніше поданій звітності з ПДФО та ЄСВ, а контролери перевірили та прийняли, зокрема, й завантажили до Реєстрів страхувальників/застрахованих осіб, є чинною і базовою. Тому, якщо знайшли помилку в таких базових відомостях або виявили дані, яких не вистачає, вилучайте або додавайте їх за допомогою уточнюючого Розрахунку. У ньому вказуйте лише відомості за рядками з реквізитами та сумами нарахованого ПДФО, ВЗ та ЄСВ, які потрібно уточнити. Правильну інформацію, яку не потрібно коригувати, в табличних частинах додатків до Розрахунку типу «Уточнюючий» не зазначайте (п. 2 п. 6 розд. V Порядку № 4).
За IV квартал 2022 року подавайте оновлений Податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ. Що змінилося у зарплатній звітності та як її заповнити, розповість експерт
Формуйте комбінацію «Основна частина + потрібні додатки»
Щоб провести коригування інформації, яку зазначили у раніше поданій як старій, так і новій звітності з ПДФО та ЄСВ, сформуйте основну частину Розрахунку типу «Уточнюючий» та ті додатки до нього, які міститимуть виправлені дані.
В основній частині Розрахунку заповніть обов’язкові реквізити рядків 01—05 та 031 для платників ЄСВ. У рядку «02» зазначте звітний період, зокрема й минулий, в якому допустили помилку. Наприклад, якщо припустилися помилки:
у жовтні 2020 року — у рядку «02» основної частини уточнюючого Розрахунку зазначте рік — «2020», квартал — «4», «номер Розрахунку» — «1», адже це перший Розрахунок за ІV квартал 2020 року, якщо ще не подавали інших уточнюючих Розрахунків за цей звітний період. Водночас у рядку «02» додатків Д1—Д3 та Д6 до уточнюючого Розрахунку вкажіть також звітний місяць, за який його подаєте, — «1». Адже жовтень є першим місяцем IV кварталу. У 4ДФ до уточнюючих Розрахунків за періоди до 01.01.2021 року номер місяця в кварталі завжди вказуйте «3»;
у лютому 2021 року — у рядку «02» основної частини уточнюючого Розрахунку зазначте рік — «2021», квартал — «1», «номер Розрахунку» — «2», якщо цей Розрахунок подаєте наступним за звітним Розрахунком. Водночас у рядку «02» додатків Д1—Д4 та Д6 до уточнюючого Розрахунку вкажіть також звітний місяць, за який його подаєте, — «2». Адже лютий є другим місяцем I кварталу.
Крім того, заповніть в основній частині уточнюючого Розрахунку реквізит 06 щодо кількості тих додатків, у яких коригуєте відомості (п. 8 розд. V Порядку № 4).
Увага: додатки, інформацію щодо яких не коригуєте, у рядку 06 основної частини Розрахунку типу «Уточнюючий» не вказуйте та, відповідно, не подавайте
Отже, Розрахунок типу «Уточнюючий» завжди формуйте як комбінацію «Основна частина Розрахунку + потрібні додатки». При цьому, якщо виправляєте помилки у додатку 4ДФ або формі № 1ДФ та формуєте комбінацію «Основна частина Розрахунку + 4ДФ», в основній частині заповнюйте лише «шапку» та відомості реквізиту 06 про поданий додаток.
Щоб виправити помилки у звітності, як з ПДФО, так і з ЄСВ, з 2021 року Мінфін запровадив єдиний механізм — «Ознака (0, 1)». Для цього таблична частина усіх додатків до Розрахунку тепер містить відповідну останню графу, за допомогою якої такий механізм працює.
Щоб відкоригувати дані раніше поданої звітності з ПДФО та ЄСВ у Розрахунку типу «Уточнюючий» за допомогою графи «Ознака (0, 1)», перенесіть усі відомості про застраховану особу з рядка табличної частини відповідних додатків Д1—Д6 до Розрахунку/розділу І форми № 1ДФ/Таблиць 5—9 Звіту з ЄСВ, в якому допустили помилку, в таблицю відповідного додатка Д1—Д6 до уточнюючого Розрахунку і в останній графі таблиці такого додатка зазначте ознаку «1» — на виключення рядка. У наступному рядку таблиці відповідного додатка до уточнюючого Розрахунку повторіть відомості про застраховану особу, неправильні відомості замініть правильними, і в останній графі таблиці такого додатка зазначте ознаку «0» — на введення рядка (п. 6 розд. V Порядку № 4).
Увага: виправляти будь-які помилки, які виявили у звітності з ПДФО та ЄСВ, за допомогою механізму «Ознака (0, 1)» можна лише у Розрахунку «Звітний новий». А от у Розрахунку типу «Уточнюючий» цей механізм застосовуйте, лише щоб виправляти:
всі несумові/«недоходні» помилки, які виявили у таблицях додатків Д1—Д6 до Розрахунку, розділі І форми № 1ДФ або Таблицях 5—9 Звіту з ЄСВ;
сумові/«доходні» помилки, які виявили у розділі І додатку 4ДФ або форми № 1ДФ.
Не застосовуйте механізм графи «Ознака (0, 1)», щоб виправляти у Розрахунку типу «Уточнюючий» сумові/«доходні» помилки, які виявили у Д1 до Розрахунку або у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ. Крім того, цей механізм не підійде, щоб відкоригувати суми нарахованих/виплачених доходів та нарахованих/перерахованих сум військового збору, які неправильно вказали у розділі ІІ форми № 1ДФ за звітні періоди до 2021 року.
Виправляйте сумові помилки у Д1 за допомогою КТН «2»/«3»
Щоб виправити у Розрахунку типу «Уточнюючий» поза межами звітного періоду сумові/«доходні» помилки, які виявили у Д1 до Розрахунку або у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ, використовуйте коди типів нарахувань (КТН):
«2» — якщо самостійно донараховуєте суми ЄСВ, які не відобразили у минулих звітних періодах.
«3» — якщо самостійно зменшуєте суми ЄСВ або виключаєте суми нарахувань, які помилково внесли у минулих звітних періодах.
Коли виправляєте сумові помилки, в табличній частині Д1 до уточнюючого Розрахунку графу 25 «Ознака (0, 1)» не заповнюйте (абз. 6 п. 6 розд. V Порядку № 4).
Якщо у Д1 до Розрахунку або у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ потрібно виправити одночасно сумові і несумові помилки, сформуйте два окремих Розрахунки типу «Уточнюючий»:
у першому — в таблиці Д1 до Розрахунку за допомогою графи 25 «Ознака (0, 1)» виправте несумові помилки;
у другому — в таблиці Д1 до Розрахунку за допомогою КТН «2» чи «3» виправте сумові помилки, а графу «25» не заповнюйте (пп. 7 п. 9 розд. V Порядку № 4).
Увага: виправити сумові помилки у Д1 до Розрахунку за допомогою КТН «2» чи «3» можна не лише в уточнюючому Розрахунку, а й у складі Розрахунку типу «Звітний» за поточний квартал.
КТН «2» чи «3» не застосовуйте, якщо у поточному періоді нараховуєте зарплату за попередній звітний період. Такі суми включайте до зарплати місяця, в якому їх донарахували, та відображайте в таблиці Д1 до «Звітного» Розрахунку. Водночас, якщо сторнували заробітну плату минулих звітних періодів у зв’язку з уточненням кількості робочого часу, не відпрацьованого через тимчасову непрацездатність або відпустки, такі сторновані суми відображайте у складі «Звітного» Розрахунку зі знаком «–».
Виправляйте суми ВЗ за періоди до 2021 року у розділі ІІ 4ДФ за окремим порядком
Якщо коригуєте показники щодо неперсоніфікованих сум нарахованих/виплачених доходів та нарахованого/перерахованого військового збору, які неправильно вказали у розділі ІІ форми № 1ДФ за звітні періоди до 1 січня 2021 року, у розділі I 4ДФ до Розрахунку типу «Уточнюючий» графи 5а, 5 не заповнюйте. Натомість для цього застосовуйте рядки «Військовий збір — виключення4» та «Військовий збір», які містить розділ ІI додатка 4ДФ до Розрахунку.
Щоб виключити помилковий рядок з попередньо введеної інформації, у рядку «Військовий збір — виключення4» розділу ІI 4ДФ до уточнюючого Розрахунку повторіть усі графи помилкового рядка, який вказували у розділі ІІ форми № 1ДФ за відповідний минулий звітний період. Водночас в рядку «Військовий збір» відобразіть правильну інформацію (п. 10 розд. V Порядку № 4).
Керівник не дозволяє передплачувати бухгалтерське видання? Ознайомте його з цією статтею й актом ревізії, щоб він переконався, що відповідає за помилки в бухобліку
Розглянемо, як застосувати основні правила коригування звітності з ПДФО та ЄСВ у Розрахунку типу «Уточнюючий» на конкретних прикладах.
Роботодавець у грудні нарахував застрахованій особі з інвалідністю Пащенко Олені Андріївні заробітну плату в розмірі 15 000 грн. При цьому застосував неправильну ставку ЄСВ — 22% замість 8,41%. Як відкоригувати цю помилку у травні в Розрахунку типу «Уточнюючий»?
Інформація, яку роботодавець указав у раніше поданій звітності з ПДФО та ЄСВ, а контролери перевірили та прийняли, зокрема, й завантажили до Реєстрів страхувальників/застрахованих осіб, є чинною і базовою. Тому, якщо знайшли помилку в таких базових відомостях або виявили дані, яких не вистачає, вилучайте або додавайте їх за допомогою уточнюючого Розрахунку. У ньому вказуйте лише відомості за рядками з реквізитами та сумами нарахованого ПДФО, ВЗ та ЄСВ, які потрібно уточнити. Правильну інформацію, яку не потрібно коригувати, в табличних частинах додатків до Розрахунку типу «Уточнюючий» не зазначайте (п. 2 п. 6 розд. V Порядку № 4).
Інформація, яку роботодавець указав у раніше поданій звітності з ПДФО та ЄСВ, а контролери перевірили та прийняли, зокрема, й завантажили до Реєстрів страхувальників/застрахованих осіб, є чинною і базовою. Тому, якщо знайшли помилку в таких базових відомостях або виявили дані, яких не вистачає, вилучайте або додавайте їх за допомогою уточнюючого Розрахунку. У ньому вказуйте лише відомості за рядками з реквізитами та сумами нарахованого ПДФО, ВЗ та ЄСВ, які потрібно уточнити. Правильну інформацію, яку не потрібно коригувати, в табличних частинах додатків до Розрахунку типу «Уточнюючий» не зазначайте (п. 2 п. 6 розд. V Порядку № 4).
Як заповнити Д1 до Розрахунку типу «Уточнюючий» за грудень IV кварталу, дивіться в Таблиці 1.
Роботодавець у ІІІ кварталі нарахував фізичній особі Кравчуку Сергію Петровичу, який працює за сумісництвом, зарплату в розмірі 10 000 грн. Однак у травні виявив, що не відобразив дохід цієї фізичної особи, а також суми утриманих та перерахованих до бюджету ПДФО та ВЗ у формі № 1ДФ за ІІІ квартал. Крім того, роботодавець виявив, що за виплаченими у ІІІ кварталі доходами у розмірі 25 000 грн фізичній особі Киреєву Станіславу Федоровичу, який працює за договором ЦПХ, неправильно зазначили ознаку доходу — замість «102» (винагорода за договором ЦПХ) вказали «101» (зарплата).
Як відкоригувати ці помилки у травні в Розрахунку типу «Уточнюючий» за ІІІ квартал?
Роботодавець 25.01 звільнив працівника Лапіна Степана Олексійовича, посада сторожа (код КП 9152), наказ від 24.01 № 26-ос. Однак у травні виявив, що у Д5 до Розрахунку за І квартал відобразив неправильну дату звільнення — замість 25.01 вказав 15.01.
Крім того, працівниці Удовиченко Лілії Іванівні, посада бухгалтер (код КП 3433), роботодавець 11.01 надав відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Однак у Д5 до Розрахунку за І квартал поточного року не зазначив відомості про початок відпустки та, відповідно, відомості про закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Як відкоригувати ці помилки у травні в Розрахунку типу «Уточнюючий» за І квартал?
