Учет кредиторской задолженности

Что такое кредиторская задолженность?

• заборгованість за товари, роботи й послуги. Наприклад, борг за поставку продуктів харчування в їдальню, борг за комунальні послуги, електроенергію, опалення тощо, борг по оренді;
• борги за банківськими кредитами;
• борги за податками, зборами, соціальними платежами (ЄСВ);
• борги з оплати праці, стипендіям, з грошового забезпечення військовослужбовців;
• заборгованість за отриманою попередньою оплатою (авансом) за товари, роботи, послуги, які ще не поставлені установою;
• доходи майбутніх періодів.

В общем бухгалтерском понимании кредиторская задолженность — это любые обязательства предприятия или бюджетного учреждения, которые уже признаны. Кредитор — это субъект, которому предприятие/учреждение обязаны передать:

• денежные средства или другие финансовые активы;
• любые неденежные активы;
• осуществить обмен активами на невыгодных для себя условиях (с убытком).

К кредиторской задолженности относят:

• задолженность за товары, работы и услуги. Например, долг за поставку продуктов питания в столовую, долг за коммунальные услуги, электроэнергию, отопление и т.д., долг по аренде;
• долги по банковским кредитам;
• долги по налогам, сборам, социальными платежами (ЕСВ);
• долги по оплате труда, стипендиям, с денежного обеспечения военнослужащих;
• задолженность по полученной предоплате (авансу) за товары, работы, услуги, которые еще не предоставлены учреждением;
• доходы будущих периодов.

Организация работы бухгалтерской службы

Что касается последних, то доходы будущих периодов можно рассматривать как разновидность задолженности по авансам, так как по своей сути по признанным доходам будущих периодов еще надо в будущем предоставить соответствующую услугу. Например, предоставить арендатору услуги по аренде. В бухгалтерской документации по инвентаризации кредиторской задолженности бюджетного учреждения доходы будущих периодов указываются вместе с другой кредиторской задолженностью (те же Акты инвентаризации).

Также еще есть обеспечения будущих выплат и платежей (резерв отпусков) и обязательства по непредсказуемым обязательствам. Однако, юридически эти обязательства еще не признаны и не наступили, поэтому кредиторской задолженностью не считаются, хотя и являются обязательствами по п. 2 разд. ІІ НП(С)БУГС 128.

Нормативка под учет кредиторской задолженности

Основным нормативным документом по учету кредиторской задолженности бюджетными учреждениями является уже упомянутое НП(С)БУГС 128 "Обязательства", а также НП(С)БУГС 134 "Финансовые инструменты" (кредиторская задолженность — это разновидность финансовых инструментов). Кроме него бухгалтеру по расчетам следует внимательно изучить:

• раздел IV по обязательствам с Порядка бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, приказ Минфина от 02.04.2014 г. № 372 (далее — Порядок № 372);
• Положения об инвентаризации активов и обязательств, приказ Минфина от 02.09.2014 г. № 879 (далее — Порядок № 879);
• Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах ГКС приказ Минфина от 02.03.2012 г. № 309 (далее — Порядок № 309).

Регистрация бюджетных обязательств

Нюансом учета кредиторской задолженности бюджетных учреждений является необходимость контроля выполнения сметы и осуществления регистрации бюджетных обязательств в Казначействе. Бюджетные финансовые обязательства по общему фонду должны быть в пределах бюджетных ассигнований в течение бюджетного периода (п. 1.4 Порядка № 309, п. 7 ч. 1 ст. 2 БК, ст. 48 БК). В целом следует контролировать, чтобы обязательства не превысили утвержденную смету.

Внимание: Обязательства, в т.ч. и кредиторскую задолженность по общему фонду, бюджетное учреждение должно брать только в пределах бюджетных ассигнований, а по спецфонду — контролировать план поступлений в него и в случае отставания внести коррективы в смету (ст. 48 БК).

Срок уплаты кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность бюджетных учреждений отличается от таковой на предприятиях сроком погашения — днем, ​​когда она становится просроченной. Если договором не назван определенный конкретный срок, то он составляет 30 дней (у предприятий — это уже следующий день за осуществлением операции), то есть на 30-й день задолженность становится просроченной (раздел I Порядка № 372). Получается следующая ситуация:

• если неуплата до 30 дней или срока, определенного договором, — это обычная кредиторская задолженность;
• если неуплата 30 дней и более — это просроченная кредиторская задолженность;
• если неуплата 3 года и более — это кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности (ст. 257 ГКУ) и она подлежит списанию.

За этими терминами надо следить, так как частым нарушением в бюджетных учреждениях, на которое обращают внимание аудиторы ДАСУ, — это просрочки задолженности. Если в договоре прописаны штрафные санкции, то это уже серьезно, так как вызывает расходование бюджетных средств на уплату неустойки (штраф, пеня) более чем изначально утвержденная смета. Руководителям надо назначить лиц, ответственных за контроль уплаты кредиторской задолженности (или проверить должностные инструкции).

Не згодні з результатами ревізії?

Хочете знати, чи потрібно виконувати вимоги ревізорів, які вони надсилають установі після ревізії? Отримайте відповідь з прикладами судової практики від фахівця Держаудитслужби

Вибір завжди є

Внимание: 30 дней или срок в договоре — бухгалтер или другое определенное должностное лицо должно следить за сроком погашения задолженности, чтобы не попасть под неустойку по договору и т.д.

Также в зависимости от договорных условий погашения задолженности подразделяют на:

• долгосрочную — срок погашения более 12 месяцев. Однако, если часть долгосрочной задолженности подлежит погашению в течение текущего года, то именно эту часть надо записями по бухгалтерским счетам перевести в текущую;
• текущую — срок погашения 12 месяцев и меньше.

Классификация долгосрочная/текущая влияет на выбор счетов и отражение кредиторской задолженности в балансе учреждения.

Признание кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность признается в периоде ее фактического возникновения, то есть тот период на который приходится:

• дата отгрузки товаров (по расходной накладной), дата выполнения работ/оказания услуг (по дате подписания актов приема-передачи работ/услуг или сроки, которые указаны в соответствующих договорах);
• дата получения аванса в будущее поставки товаров, работ, услуг;
• отчетный период по налогам и сборам. С налогами запутанность заключается в том, что декларация подается позже. Например, если учреждение имеет котельную и платит экологический налог ежеквартально, то декларация за I квартал 2020 года будет подана ​​во втором квартале. Однако, признать обязательства по экологическому налогу следует в конце I квартала 2020 года, то есть до подачи декларации (можно в последний день на основании бухгалтерской справки). Это диктует принцип начисления, который определен Законом "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 г. № 996. Если обязательство затем с подачей декларации несколько изменится (уточнится), то его надо откорректировать на основе НП(С)БУГС 125 "Изменения оценочных значений и исправление ошибок".

Если есть договор, например договор аренды, то стоит проанализировать его положения, так как задолженность может возникать и независимо от подписания актов приема-передачи. Отсутствие акта не означает еще отсутствие кредиторской задолженности.

Списание кредиторской задолженности

После признания наступает и день списания. Это может быть:

• через погашение. Подтверждающий документ — выписка из регистрационного счета, договор, дополнительное соглашение к договору, выписка из банковского счета, расходный кассовый ордер и тому подобное;
• через взаимозачет. Здесь нужен составленный акт взаимозачета, если засчитывается взаимная дебиторская и кредиторская задолженность по контрагенту. Он должен быть подписан обеими сторонами — учреждением и его кредитором. Если же происходит взаимозачет при учете авансов (предварительной оплаты), то тогда достаточно составленной бухгалтерской справки, в которой следует указать дату получения аванса и подтверждающий документ (выписка из регистрационного счета) и дату исполнения обязательства и подтверждающие документы, например расходные накладные или акты приема-передачи оказанных услуг;
• через списание просроченной кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. Это уже сложная процедура, требующая целого ряда шагов и соответственно оформленных документов. Такое списание надо проводить ежеквартально (п. 4.2 Порядка № 372).

Інвентаризація 2019:

• Порядок проведення інвентаризації
• Наказ про проведення інвентаризації
• Інвентаризація основних засобів
• Протокол інвентаризаційної комісії
• Бланки інвентаризації

Списание простроченной кредиторской задолженности

Ориентировочно процедура списания просроченной кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности в бухгалтерском учете выглядит следующим образом:

Шаг 1. Инвентаризация расчетов. Составляется Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. Руководствуемся п. 7 раздела III Порядка № 879.

Шаг 2. Создается Справка о дебиторской и кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек. Надо отметить таких кредиторов, их место, объяснить причины возникновения такой задолженности, привести соответствующие даты.

Шаг 3. Создается еще один акт — Акт инвентаризации кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию. Руководитель должен утвердить этот акт и все предыдущие документы. Обратите внимание, что следует дождаться срока исковой давности и даже если кредитор умер, то может быть открыто наследство и обращение со стороны нотариуса.

Шаг 4. Если бюджетное учреждение — распорядитель низшего уровня, то надо подать последний акт (шаг 3) к распорядителю высшего уровня и дождаться его письменного разрешения на списание.

Шаг 5. Представляется внутренний распорядительный документ (приказ) на списание кредиторской задолженности.

Шаг 6. Списание проводится по бухгалтерским счетам и мемориальным ордерам. Составляется бухгалтерская справка. При списании признается увеличение финрезультата выполнения сметы (Кт счета 5512 "Накопленные финансовые результаты выполнения сметы", п. 6.5 Типовой корреспонденции ... приказ Минфина от 29.12.2015 г. № 1219).

Шаг 7. Расчет с государством. Если списывается депонированная зарплата, стипендия, пенсия, пособие по другим выплатам при просрочке сроков выплаты, то если эти средства еще на депозитном счете ГКСУ, то их надо перечислить обратно государству в соответствующий бюджет.

Типовые формы всех документов, необходимых для инвентаризации и списания кредиторской задолженности, можно найти в приказе Минфина от 17.06.2015 г. № 572.

Примеры учета кредиторской задолженности

Для учета кредиторской задолженности используем счета 60-66 Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе (приказ Минфина от 31.12.2013 г. № 1203), а также за счет 6911 "Доходы будущих периодов". Учет расчетов ведется в мемориальном ордере № 6 "Накапливаемая ведомость по расчетам с кредиторами".

Пример 1. Наложенный платеж. Состоялось получения канцелярских товаров — бумаги для редакционно-издательского отдела) и последующая оплата. Сумма сделки — 60 000 грн. Бюджетное учреждение — плательщик НДС.

Бланки та зразки для річної звітності:

• Баланс (форма 1-дс)
• Звіт про фінансові результати (форма 2-дс)
• Звіт про рух грошових кошів (форма 3-дс)
• Звіт про власний капітал (форма 4-дс)

Пример 2. Предоплата (аванс). Без НДС. Университет получил плату за обучение от студента на следующие полгода в сумме 24000 грн. На образовательные услуги действует освобождение от НДС (пп. 197.1.2 ст. 197 НК, ИПК от 14.09.2018 г. № 4037/6/99-99-15-03-02-15).

^{* учет авансов можно вести на счете 6212 "Расчеты с заказчиками за работы и услуги", так как он активно-пассивный и остаток может и по дебету, и по кредиту.}

Пример 3. Предоплата (аванс). С НДС. Бюджетное учреждение получило предоплату за платную услугу в сумме 24000 грн. Бюджетное учреждение – плательщик НДС.

Попередня оплата по-новому

Однією з форм розрахунків для розпорядників бюджетних коштів є попередня оплата за товари/роботи/послуги. Однак з 2020 року Уряд запровадив нові правила, за якими її слід проводити. Подробиці — у нашому коментарі

5 основних правил

Пример 4. Списание кредиторской задолженности. Списанная кредиторская задолженность за ремонтные работы в сумме 5000 грн.

Пример 5. Задолженность по налогам. Начисленный и уплаченный экологический налог в сумме 500 грн