Якими документами слід керуватися в обліку підручників і навчальних посібників, як відобразити в обліку придбання, надходження при безоплатній передачі підручників і навчальних посібників, як обліковувати списання підручників і навчальних посібників, отримання та продаж макулатури
Основа для обліку підручників
При здійсненні бухгалтерського обліку підручників слід керуватися такими спеціальними документами, як:
Прощавай, Господарський кодексе! Як зміняться правила гри?
Що таке підручник у бібліотечному фонді
Бібліотечний фонд — це упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці. У свою чергу, бібліотекою, зокрема, вважається структурний підрозділ, що має (ст. 1 Закону № 32):
- упорядкований фонд документів;
- доступ до інших джерел інформації
Головним завданням такого зібрання та доступу є забезпечення потреб користувачів бібліотеки:
- інформаційних;
- науково-дослідних;
- освітніх;
- культурних та ін.
Бібліотечний фонд школи — це, в першу чергу, забезпечення освітніх потреб.
Бібліотечний фонд включає в себе, зокрема, друковані (книги, брошури та ін.) та електронні видання. Основним бібліотечним фондом шкіл є підручники слід розуміти як навчальні видання, що містять систематизоване викладення навчальної дисципліни, відповідає програмі дисципліни. Навчальний посібник може частково або повністю замінювати та доповнювати підручник, наприклад, може стосуватися лише частини програми дисципліни.
Все, що стосується підручників, є актуальним і щодо навчальних посібників. Підручники і навчальні посібники обліковуються і зберігаються окремо від інших документів бібліотечного фонду (абз. 2 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 1686).
Що таке підручник у бухгалтерському обліку
Підручники та навчальні посібники як частина бібліотечного фонду у бухгалтерському обліку є іншими необоротними матеріальними активами, тобто різновидом основних засобів (ОЗ) (пп. 3.2.2 розд. ІІ НП(С)БО 121, п. 1.2 розд. ІІ Методрекомендацій № 11). Субрахунок обліку — 1112 «Бібліотечні фонди» (Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2013 № 1203). До оприбуткування всі витрати на підручники, зокрема витрати на доставку обліковуються як капітальні інвестиції на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи».
Первинні документи: що перевірять ревізори
Правила та документи бухгалтерського обліку підручників
Облік підручників і навчальних посібників є частиною обліку ОЗ та здійснюється за тими ж правилами. Найбільша схожість з обліком малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА). Однак у порівнянні з МНМА, у підручників є своя специфіка у документуванні.
Метою обліку підручників і навчальних посібників є (абз. 1 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 1686):
- сприяння збереженню, правильному формуванню і використанню бібліотечного фонду навчального закладу;
- відображання надходження, загальної кількості та розподілу підручників і навчальних посібників за класами (групами), а також вибуття навчальних підручників і посібників із бібліотечних фондів.
Облік підручників і навчальних посібників здійснює бібліотекар (абз. 3 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 1686). Фактично на бібліотекаря покладається ведення групового обліку та аналітичного обліку поточного знаходження підручників і навчальних посібників.
Як здійснювати бухгалтерський облік підручників та навчальних посібників узагальнено у таблиці нижче.
ЯК ОБЛІКОВУВАТИ ПІДРУЧНИКИ ТА НАВЧАЛЬНІ ПОСІБНИКИ |
Облікова процедура | Як здійснюється облік/які документи складаються | Хто здійснює/ складає |
оцінка: |
початкова оцінка | Оцінка здійснюється за первісною вартістю, як і всі інші ОЗ. Склад первісної вартості ОЗ визначений п. 5 розд. ІІ НП(С)БО 121 та, зокрема, включає суми, що сплачують постачальнику, витрати на доставку. ПДВ при придбанні підручників і навчальних посібників відсутній1 | бухгалтер |
облік витрати на ремонт та реставрацію книг, зокрема на повторні палітурні роботи | визнаються витратами періоду, у якому були понесені, — тобто на збільшення вартості книг (їхньої первісної вартості) не відносяться (п. 15 розд. ІІІ Методрекомендацій № 11) | бухгалтер |
нарахування амортизації (метод амортизації) | Так, нараховується. Використовується метод амортизації «50/50», за яким нараховується (абз. 1 п. 8 розд. IV НП(С)БОДС 121): - 50% первісної вартості — у першому місяці передачі у використання об'єкта;
- решта 50% первісної вартості — у місяці їхнього вилучення з активів (списання з балансу)
| бухгалтер |
переоцінка | не проводиться (абз. 2 п. 8 розд. IV НП(С)БОДС 121) | — |
облік у бухгалтерії: |
загальний порядок обліку | обирається установою самостійно: - рекомендований — груповий облік (п. 6 розд. ІІ Інструкції № 1686), що також є одним з рекомендованих для інших необоротних матеріальних активів (п. 14 розд. ІІІ Методрекомендацій № 11);
- альтернативний — індивідуальний облік2
| бухгалтер |
документи для ведення обліку у бухгалтерії | якщо обраний облік: | бухгалтер |
аналітичний облік у бібліотеці: |
зведені документи для обліку в бібліотеці | рекомендовані: - Книга сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду (форма — Додаток 1 Інструкції № 1686);
- Реєстраційна картка руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду (форма — Додаток 2 Інструкції № 1686). Фактично це є карткою групового обліку;
- Інвентарна книга — якщо обраний індивідуальний облік3
| бібліотекар (супровідні документи — накладні, рахунки, — має передати бухгалтеру) |
- рекомендований Журнал обліку виданих підручників і навчальних посібників (форма — Додаток 3 Інструкції № 1686), у якому реєструються видані підручники і навчальні посібники
| бібліотекар |
- Акт приймання підручників і навчальних посібників замість втрачених чи пошкоджених4
| не визначено, але можна тією ж комісією, що й попередній |
1 — від оподаткування ПДВ звільнені операції з постачання підручників та навчальних посібників, учнівських зошитів, а також придбання (передплати) періодичних видань друкованих засобів масової інформації та інших книжок (крім видань еротичного характеру) (пп. 197.1.25 Податкового кодексу України); 2 — за індивідуального обліку книг треба кожному примірнику присвоїти інвентарний облік, а для узагальнення інформації в бібліотеці використати теж Інвентарну книгу або інші картки за вибором бібліотеки. Обраний варіант обліку (груповий, індивідуальний чи інший) необхідно закріпити на наказі про облікову політику; 3 — як варіант можна взяти за основу Інвентарну книгу за формою з Додатка 4 Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, яка затверджена наказом Мінкультури від 03.04.2007 № 22); 4 — форма відсутня, але такий документ згадується у п. 14 розд. ІІ Інструкції № 1686. Розроблену форму можна затвердити в наказі про облікову політику. У ньому ж слід прописати, хто складає такий акт (склад комісії) |
Видатки на придбання підручників
Видатки на поповнення бібліотечних фондів, придбання та випуск підручників для бібліотечних фондів навчальних закладів, плануються та здійснюються за КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування» (пп. «14» пп. 3.1.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків, яка затверджена наказом Мінфіну від 12.02.2012 № 333).
Бухгалтерські проведення з обліку надходження підручників і навчальних посібників
Облік придбання, централізованого отримання підручників і навчальних посібників у бухгалтерських проведеннях розкрито у таблиці нижче (МО — меморіальний ордер).
ОБЛІК НАДХОДЖЕННЯ ПІДРУЧНИКІВ І НАВЧАЛЬНИХ ПОСІБНИКІВ |
№ | Зміст бухгалтерського проведення | Дт | Кт | Сума, тис. грн |
придбання підручників і навчальних посібників у бібліотеку: |
1 | отримано асигнування для придбання підручників і навчальних посібників (МО 2) | 2313 | 5411 | 200000 |
2 | надійшли підручники і навчальні посібники (МО 4) | 1312 | 6211 | 200000 |
3 | перераховано кошти постачальнику (МО 2, МО 4) | 6211 | 2313 | 200000 |
4 | придбані підручники та навчальні посібники передано у експлуатацію (МО 17) | 1112 | 1312 | 200000 |
5 | відображені збільшення внесеного капіталу (МО 17) | 5411 | 5111 | 200000 |
6 | нарахована амортизація підручників і навчальних посібників за методом «50/50» (=20000 грн × 0,5) (МО 17) | 8014 (8114) | 1412 | 100000 |
7 | витрати амортизацію віднесено на фінансовий результат використання кошторису звітного періоду (МО 17) | 5511 | 8014 (8114) | 100000 |
надходження підручників і навчальних посібників у бібліотеку при передачі з інших бібліотек: |
1 | отримано підручники та навчальні посібники (акт приймання-передачі ОЗ; МО 6) | 1815 | 6611 | 100000 |
2 | відображено капітальні інвестиції з отриманих підручників та навчальних посібників (МО 13) | 1312 | 1815 | 100000 |
3 | отримані підручники та навчальні посібники передано у експлуатацію (МО 17) | 1112 | 1312 | 100000 |
4 | відображено збільшення внесеного капіталу (МО 17) | 5411 | 5111 | 100000 |
5 | зменшена кредиторська заборгованість за переданими підручниками і навчальними посібниками (МО 6) | 6611 | 5411 | 100000 |
6 | нарахована амортизація підручників і навчальних посібників за методом «50/50» (=10000 грн × 0,5) (МО 17) | 8014 (8114) | 1412 | 50000 |
7 | витрати амортизацію підручників і навчальних посібників віднесено на фінансовий результат використання кошторису звітного періоду (МО 17) | 5511 | 8014 (8114) | 50000 |
Облік списання підручників
Для списання підручників можна використати такі документи:
- Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури (форма — Додаток 4 Інструкції № 1686). Акт складається комісією у 2-х примірниках та затверджується керівником навчального закладу (абз. 3 п. 9 розд. ІІ Інструкції № 1686). Складає його комісія у складі бібліотекаря, заступника керівника навчального закладу, педпрацівників;
- Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду. Можна задіяти той же склад комісії, що й попереднього Акта.
Складати обидва акти недоцільно — треба обрати один з варіантів або розробити власний та затвердити в наказі про облікову політику.
Списання підручників і навчальних посібників може бути з різних причин, зокрема:
- застарілість;
- непридатність;
- зношеність, пошкодження;
- втрата користувачем;
- нестача, яка виявлена внаслідок інвентаризації.
Макулатура, яка може надійти внаслідок списання підручників і навчальних посібників обліковується на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу» або субрахунку 1518 «Інші виробничі запаси». Оцінка оприбуткованої макулатури здійснюється за справедливою вартістю на дату отримання (п. 6 розд. ІІ НП(С)БО 123 «Запаси»). Після визнання доходу від оприбуткованої макулатури до Казначейства треба подати Довідку про надходження у натуральній формі — не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.
Бухгалтерські проведення зі списання підручників наведені у таблиці нижче (МО — меморіальний ордер).
ОБЛІК СПИСАННЯ ПІДРУЧНИКІВ І НАВЧАЛЬНИХ ПОСІБНИКІВ |
№ | Зміст бухгалтерського проведення | Дт | Кт | Сума, тис. грн |
списання підручників і навчальних посібників у бібліотеку: |
1 | нарахована амортизація підручників і навчальних посібників за методом «50/50» (=5000 грн × 0,5) (МО 17) | 8014 (8114) | 1412 | 25000 |
2 | списана первісна вартість бібліотечних фондів (МО 9) | 1412 | 1112 | 50000 |
3 | вартість списаних підручників віднесена до накопичених фінансових результатів (МО 17) | 5111 | 5512 | 50000 |
4 | витрати амортизацію підручників і навчальних посібників віднесено на фінансовий результат використання кошторису звітного періоду (МО 17) | 5511 | 8014 (8114) | 25000 |
надходження макулатури внаслідок списання підручників і навчальних посібників у бібліотеку: |
1 | оприбуткована макулатура (МО 4) | 1815 | 2117 | 500 |
2 | відображений дохід від надходження макулатури (МО 3; МО 14) | 2313 | 7211 | 500 |
3 | відображені касові видатки (МО 3; МО 4) | 2117 | 2313 | 500 |
4 | визнаний дохід після реалізації макулатури (МО 4; МО 14) | 2117 | 7211 | 500 |
5 | списана собівартість реалізованої макулатури (МО 13) | 8211 | 1815 | 500 |
6 | надійшли кошти за реалізовану макулатуру (МО 3; МО 4) | 2313 | 2117 | 500 |
