Стаж для щорічної відпустки: які періоди зараховувати, а які — ні

Інвентаризація в бюджетних установах: безплатний вебінар

В умовах воєнного стану законодавство про працю зазнало істотних змін, які безпосередньо вплинули на порядок обчислення стажу для щорічних відпусток.

Норми Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136) та масштабне оновлення законодавства (Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» від 22.11.2023 № 3494-IX; далі — Закон № 3494-IX) змусили кадрові служби повністю переглянути підходи до підрахунку «відпускного» стажу.

Періоди, які зараховують до відпускного стажу

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують:

• час фактичної роботи (включаючи роботу на умовах неповного робочого часу або дистанційну/надомну роботу);
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) та заробітна плата (повністю або частково). Сюди належать:

• періоди перебування у щорічних (основній і додаткових) відпустках;
• час оплачуваного вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням;
• час простою з оплатою (не нижче двох третин тарифної ставки або в розмірі середнього заробітку);

• час тимчасової непрацездатності, підтверджений належно оформленим листком непрацездатності (е-лікарняним);
• час перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
• час перебування в обов’язкових відпустках без збереження заробітної плати за ст. 25 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон № 504/96). Якщо працівник оформлює відпустку «за свій рахунок» на підставі однієї із норм ст. 25 Закону № 504/96 (наприклад, як особа з інвалідністю, сумісник на час відпустки за основним місцем, пенсіонер за віком тощо), цей період повністю зараховують до стажу для щорічної основної відпустки;
• час, коли працівник, фактично не працював у зв’язку з позбавленням особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата;
• час навчання;
• інші періоди роботи, передбачені законодавством (ст. 9 Закону № 504/96 та ст. 82 КЗпП).

Періоди, які не зараховують до стажу

У цій категорії відбулися найбільш радикальні зміни, які працівникам кадрових служб слід чітко контролювати під час розрахунку.

Виключення військової служби (мобілізовані працівники)

Починаючи з 19.07.2022 (дата набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 № 2352-IX) час військової служби працівників, призваних під час мобілізації, не зараховують до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.

Правова підстава: з цієї дати скасували обов’язок роботодавця зберігати середній заробіток за мобілізованими. За ними зберігатимуть лише місце роботи й посаду, чого за законом недостатньо для нарахування відпускного стажу.

Важливо: якщо працівника мобілізували до 19.07.2022, період його служби до цієї дати включається до стажу (оскільки тоді за ним зберігався середній заробіток). Період служби після 19.07.2022 — повністю виключається.

Відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону № 504/96 та «воєнні» відпустки)

Час перебування у звичайній неоплачуваній відпустці за сімейними обставинами та з інших причин (ст. 26 Закону № 504/96) не зараховують до відпускного стажу.

Важливо щодо воєнного стану: на відпустки без обмеження тривалості, які надають під час війни за згодою сторін, поширюються правила ст. 26 Закону № 504/96 (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). Внаслідок змін, внесених Законом № 3494-IX, починаючи з 24.12.2023 такі періоди також повністю виключені з відпускного стажу (хоча до цієї дати вони зараховувалися).

Спеціальна відпустка для ВПО та осіб, які виїхали за кордон

Роботодавець зобов’язаний надати працівнику, який виїхав за межі території України або набув статусу ВПО, відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 90 календарних днів (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136).

Закон прямо зазначає: час перебування в такій відпустці не зараховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Призупинення дії трудового договору

У разі призупинення дії договору роботодавець не забезпечує працівника роботою, а працівник її не виконує (ст. 13 Закону № 2136). Оскільки заробітну плату в цей період не виплачують й середній заробіток не зберігають, час призупинення дії договору не включають до відпускного стажу.

Відпустка для догляду за дитиною

Період перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (або шестирічного за медичними показаннями) віку не зараховують до стажу для щорічної відпустки.

Поширені помилки роботодавців: кадровий чек-лист

Помилка 1. Автоматичне нарахування відпустки мобілізованим працівникам за весь період служби

Наслідок: зайве нарахування відпускних днів, що призводить до неправомірних виплат з фонду оплати праці при наданні відпустки або виплаті компенсації при звільненні.

Як правильно: розділяйте робочий рік працівника. За дні служби до 18.07.2022 включно стаж іде; з 19.07.2022 і до дня демобілізації — стаж зупиняється.

Помилка 2. Зарахування до відпускного стажу «воєнних» відпусток за згодою сторін після 24 грудня 2023 року

Наслідок: роботодавці по-старому продовжують нараховувати дні щорічної відпустки працівникам, які місяцями перебувають у відпустці без збереження зарплати за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, надаючи незароблені дні відпочинку.

Як правильно: проводьте чітке розмежування статей у кадрових наказах. Якщо це обов’язкова відпустка за ст. 25 Закону № 504/96 (для осіб з інвалідністю, пенсіонерів тощо) — стаж іде. Якщо це відпустка за згодою сторін (в т.ч. «воєнна») за ст. 26 Закону № 504/96 або за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 — календарні дні такої відпустки, надані після 24.12.2023, необхідно віднімати під час розрахунку тривалості робочого року працівника.

Помилка 3. Зарахування періоду призупинення дії трудового договору до відпускного стажу

Наслідок: роботодавець помилково вважає, що оскільки трудові відносини юридично не припинялися, то й право на відпустку продовжує накопичуватися.

Як правильно: дні, протягом яких дію трудового договору зупинили, віднімають від тривалості робочого року при розрахунку кількості зароблених днів відпустки.

Рекомендації для кадрових служб:

1. Проведіть аудит особових карток (форма П-2). Перевірте всіх працівників, які мають тривалі періоди відсутності (мобілізація, призупинення, відпустки без збереження зарплати за різними статтями).
2. Застосовуйте пропорційний розрахунок. Якщо у робочому році працівника були періоди, які не включають до стажу (наприклад, відпустка за ст. 26 Закону № 504/96 після 24.12.2023), тривалість щорічної відпустки розраховують пропорційно відпрацьованому часу за спеціальною формулою.
3. Уважно перевіряйте підстави в наказах. При наданні відпусток «за свій рахунок» завжди чітко зазначайте конкретну статтю та частину закону, адже від правильного посилання (ст. 25 чи ст. 26 Закону № 504/96) прямо залежить, чи отримає працівник додаткові дні щорічного відпочинку в майбутньому.

Джерело: офіційний сайт Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці