Як вести облік витрат із зарплати ОМС
Що належить до витрат із заробітної плати в ОМС?
Склад витрат на оплату праці в ОМС визначається на основі Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108 (далі – Закон № 108). За ним заробітна плата складається з трьох частин:
- основна. Головна складова – це оплата за посадовим окладом (тарифною ставкою);
- додаткова. Це варіативна частина, яка залежить від стажу, інтенсивності праці й особливостей умов праці. Сюди належать доплати й надбавки, а також постійні премії, які залежать від виконання робочих повсякденних робочих завдань і мають систематичний характер;
- інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Це вже разові виплати, до яких відносяться винагороди за підсумками річної роботи, премії за спеціальними системами чи положеннями, компенсації певних витрат працівнику, грошові й матеріальні виплати, які проводяться понад встановлені норми або такі, що взагалі не передбачені загальним законодавством з оплати праці чи окремим, що діє лише для ОМС. Такі виплати мають бути прописані у колективному договорі чи іншому внутрішньому документі.
Вебінар для бюджетників «Як ревізори перевіряють господарські договори»
Однак ще детальніше наповнення кожної з вищеописаних складових заробітної плати визначає Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5).
В п. 3 Інструкції № 5 є й перелік виплат, які заробітною платою не вважаються. Серед них:
- оплата днів тимчасової непрацездатності (лікарняні) – як за рахунок ОМС (перші 5 днів), так і за рахунок Пенсійного фонду України;
- оплата відпустки по вагітності й пологам (декретні);
- матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань;
- вихідна допомога при звільненні з ОМС;
- оплата добових, компенсація проїзду, проживання в готелях та інших витрат на відрядження працівника.
Типова структура місячної заробітної плати посадовця ОМС наведена у таблиці нижче.
ТИПОВИЙ НАБІР ЗАРПЛАТНИХ ВИПЛАТ ПОСАДОВЦЯ ОМС | |||
№ | Вид нарахування | Зарплата (так/ні) | Посилання |
1 | Основна заробітна плата | ||
1.1 | оплата за окладом | так | пп. 2.1.1 Інструкції № 5 |
1.2 | оплата днів перебування у відрядженні за середнім заробітком | так | пп. 2.1.6 Інструкції № 5 |
2 | Додаткова заробітна плата | ||
2.1 | надбавка за ранг службовця ОМС | так | пп. 2.2.1 Інструкції № 5 |
2.2 | надбавка за вислугу років | так | пп. 2.2.2 Інструкції № 5 |
2.3 | надбавка за високі досягнення у праці посадовцям ОМС | так | пп. 2.2.1 Інструкції № 5 |
2.4 | доплата за суміщення посад | так | пп. 2.2.1 Інструкції № 5 |
2.5 | індексація зарплати | так | пп. 2.2.7 Інструкції № 5 |
2.6 | оплата відпусток, компенсація невикористаної відпустки | так | пп. 2.2.12 Інструкції №5 |
3 | Інші заохочувальні та компенсаційні виплати | ||
3.1 | матеріальна допомога на оздоровлення | так | пп. 2.3.3 Інструкції № 5 |
3.2 | річні премії | так | пп. 2.3.3 Інструкції № 5 |
3.3 | премії за виконання особливо важливих завдань | так | пп. 2.3.3 Інструкції № 5 |
4 | Не входять у фонд оплати праці | ||
4.1 | допомога з тимчасової непрацездатності (лікарняні), перші 5 днів | ні | п. 3.2 Інструкції № 5 |
4.2 | допомога з тимчасової непрацездатності (лікарняні), наступні дні на рахунок Фонду | ні | п. 3.2 Інструкції № 5 |
4.3 | добові, оплата проїзду | ні | пп. 3.15 Інструкції № 5 |
4.5 | єдиний соціальний внесок, який нараховується на заробітну плату | ні | п. 3.1 Інструкції № 5 |
У чому відмінність витрат на оплату праці посадовців, службовців і робітників в ОМС?
Серед усіх працівників ОМС можна виділити такі три категорії:
- посадовці. Виконують організаційно-розпорядчі, адміністративно-господарські, консультативно-дорадчі функції, можуть мати спеціальні повноваження, які надані ОМС. Також складають присягу та приймаються на роботу за конкурсом або ж виборні посади. Сюди належать зокрема й міські голови, начальники відділів, спеціалісти (економісти, бухгалтери) та ін.;
- службовці. Присяги не складають. Прикладом такого працівника може бути касир. Однак до службовців ще можуть потрапляти й інші працівники, які працюють на посадах посадовців, але приймалися на роботу без конкурсу. Головна відмінність – немає надбавки за ранг;
- обслуговуючі робітники. Вони не мають доплат за ранг, замість вислуги років – доплата за стаж. Наприклад, це прибиральники, двірники, водії. Можуть мати специфічні для них надбавки і доплати – за шкідливі умови, роботу у нічний час, за класність (у водіїв).
В обліку витрат різниці між даними категоріями працівників у цілому немає ніякої. Ті ж самі рахунки, практично ті ж самі проведення. Відмінність є лише у структурі зарплати, а також різних нормативних документах, які посадові оклади та порядок розрахунку зарплатних виплат працівникам, службовцям і робітникам ОМС.
Загальні правила нарахування витрат із заробітної плати в ОМС
Витрати на оплату праці у бюджетних установах, якими і є ОМС, належать до обмінних операцій (п. 2 розділу ІІ НП(С)БОДС 135 «Витрати»). При цьому вони належать до витрат, які пов’язані з виконанням повноважень, визначених законом. Отже, вони визнаються у періоді збільшення зобов’язання, тобто у місяці нарахування заробітної плати (п. 3.1 розділу III НП(С)БОДС 135). На практиці нарахування витрат із заробітної плати проводять в останніх днях місяця.
Заробітна плата посадовцям ОМС нараховується за рахунок місцевого бюджету (ст. 2 Закону «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 р. № 2493). Аналогічно й щодо інших працівників.
Серед загальних правил нарахування можна виділити такі:
- в основі нарахування заробітної плати – табель обліку робочого часу. У даному документі фіксуються всі виходи на роботу, кількість відпрацьованих годин, невідпрацьовані дні й причини відсутності працівника (відпустка, відрядження тощо);
- нарахування витрат із заробітної плати оформляють у відомості нарахування заробітної плати. Для виплати заробітної плати оформляють розрахункову відомість, яку підписує керівник;
- при нарахування заробітної плати бухгалтер ОМС керується, окрім табелю, також штатним розписом (містить посадові оклади), наказами про встановлення надбавок і доплат, премій, надання відпусток, колективним договором, положенням про преміювання та іншими внутрішніми документами ОМС;
- нарахування заробітної плати, у т.ч. премій, має здійснюватися в межах затвердженого кошторису ОМС як бюджетної установи та економії фонду оплати праці в ньому. Економія може утворитися, наприклад у разі звільнення працівника;
- суми заробітної плати потрапляють під обмеження місячного плану асигнувань, яке може бути збільшено на суму економії від асигнувань з початку року.
Щодо кошторису, то виплата заробітної плати має код КЕКВ 2111 «Заробітна плата» (пп. 2.1.1.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333).
Правила нарахування авансу в ОМС
Аванс – це виплата заробітної плати за першу половину місяця. Першою половиною вважаються перші 15 к. днів місяця (лист Мінпраці від 09.12.2010 р. № 912/13/155-10).
Однак виплата зарплатного авансу на витрати на відноситься. Витрати із заробітної плати впродовж місяця визнаються лише один раз – у кінці місяця й на повну суму, включаючи й аванс. Таким чином, виплата авансу відбувається ще до нарахування витрат із заробітної плати.
Аванс виплачують не пізніше 22-го числа поточного місяця. Однак, як правило, днем виплати авансу у бюджетних установ є 15-е число місяця.
☛ Витрати із заробітної плати нараховують лише один раз – у кінці місяця на всю суму
Облік витрат із заробітної плати у ОМС
У Плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203 для витрат на заробітну плату передбачений субрахунок 8011 «Витрати на оплату праці». Його й мають використовувати ОМС. Як варіант, у робочому плані рахунків ОМС може бути передбачена додаткова аналітика щодо заробітної плати різних категорій працівників, наприклад:
- 8011.1 «Витрати на оплату праці посадових осіб і службовців ОМС»;
- 8011.2 «Витрати на оплату праці робітників ОМС».
Як правило, працівники ОМС задіяні лише у забезпеченні основної діяльності даних установ та виконанні бюджетних програм, тому субрахунку 8012 цілком достатньо. Однак, якщо у ОМС існує ще й інша діяльність у вигляді надання платних послуг, то замість згаданого субрахунку 8011 слід використовувати субрахунок 8111 «Витрати на оплату праці», який використовується для обліку витрат на надання послуг, виконання робіт).
Нарахування відпускних у ОМС як бюджетних установ у бухгалтерських проведеннях нічим не відрізняється від решти заробітної плати. Забезпечення оплати відпусток у діючих НП(С)БОДС у бюджетників не передбачено. Це підтверджує й п. 1 розд. ІІ НП(С)БОДС 132 «Виплати працівникам», у якому витрати на відпускні належать витрат періоду.
Наприкінці звітного періоду всі рахунки витрат із заробітної плати (8011, 8111) закриваються на субрахунок 5511 «Фінансові результати виконання кошторису звітного періоду». Сама ж сума заборгованості працівникам ОМС із заробітної плати відображається за субрахунком 6511 «Розрахунки із заробітної плати».
Процес виплати авансу, нарахування зарплати та виплати зарплати за другу половину місяця у бухгалтерських проведеннях показний у таблиці нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ВИТРАТ ІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ* | ||||
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
Бухгалтерські проведення з виплати авансу із заробітної плати в ОМС | ||||
1 | виплачений аванс (заробітна плата за першу половину місяця) | 6511 | 2313 | 3000,00 |
2 | сплачений ЄСВ (=3000×0,22) | 6313 | 2313 | 660,00 |
3 | сплачений ПДФО (=3000×0,18) | 6311.1 | 2313 | 540,00 |
4 | сплачений військовий збір (=3000×0,015) | 6311.2 | 2313 | 45,00 |
Бухгалтерські проведення із нарахування заробітної плати в ОМС | ||||
5 | нарахована заробітна плата посадовцю ОМС | 8011 | 6511 | 10000,00 |
6 | нарахований ЄСВ на заробітну плату посадовця ОМС (= 10000×0,22) | 8012 | 6313 | 2200,00 |
7 | утриманий ПДФО із заробітної плати (= 10000×0,18) | 6511 | 6311.1 | 1800,00 |
8 | утриманий військовий збір із заробітної плати (= 10000×0,015) | 6511 | 6311.2 | 150,00 |
9 | витрати із оплати праці віднесено на фінансовий результат виконання кошторису | 5511 | 8011 | 10000,00 |
10 | витрати із ЄСВ віднесено на фінансовий результат виконання кошторису | 5511 | 8012 | 2200,00 |
Бухгалтерські проведення із виплати заробітної плати в ОМС | ||||
11 | Виплачена заробітна плата за другу половину місяця (= 10000 – 7000 – 1800 – 150) | 6511 | 2313 | 5050,00 |
12 | Сплачений ЄСВ (=2200 – 660) | 6313 | 2313 | 1540,00 |
13 | Сплачений ПДФО (=1800 – 540) | 6311.1 | 2313 | 1260,00 |
14 | Сплачений військовий збір (=150 – 45) | 6311.2 | 2313 | 105,00 |
*див. також Типову кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку, затверджену наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219 |