бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Заробітна плата займає завжди суттєву частку у загальних витратах будь-якої бюджетної установи й органи місцевого самоврядування (ОМС) – не виняток. Як вести облік таких витрат, що до них належать, які правила їхнього нарахування, про виплату авансу та бухгалтерські проведення в ОМС – у даному огляді.
основна. Головна складова – це оплата за посадовим окладом (тарифною ставкою);
додаткова. Це варіативна частина, яка залежить від стажу, інтенсивності праці й особливостей умов праці. Сюди належать доплати й надбавки, а також постійні премії, які залежать від виконання робочих повсякденних робочих завдань і мають систематичний характер;
інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Це вже разові виплати, до яких відносяться винагороди за підсумками річної роботи, премії за спеціальними системами чи положеннями, компенсації певних витрат працівнику, грошові й матеріальні виплати, які проводяться понад встановлені норми або такі, що взагалі не передбачені загальним законодавством з оплати праці чи окремим, що діє лише для ОМС. Такі виплати мають бути прописані у колективному договорі чи іншому внутрішньому документі.
Однак ще детальніше наповнення кожної з вищеописаних складових заробітної плати визначає Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5).
В п. 3 Інструкції № 5 є й перелік виплат, які заробітною платою не вважаються. Серед них:
оплата днів тимчасової непрацездатності (лікарняні) – як за рахунок ОМС (перші 5 днів), так і за рахунок Пенсійного фонду України;
оплата відпустки по вагітності й пологам (декретні);
допомога з тимчасової непрацездатності (лікарняні), перші 5 днів
ні
п. 3.2 Інструкції № 5
4.2
допомога з тимчасової непрацездатності (лікарняні), наступні дні на рахунок Фонду
ні
п. 3.2 Інструкції № 5
4.3
добові, оплата проїзду
ні
пп. 3.15 Інструкції № 5
4.5
єдиний соціальний внесок, який нараховується на заробітну плату
ні
п. 3.1 Інструкції № 5
У чому відмінність витрат на оплату праці посадовців, службовців і робітників в ОМС?
Серед усіх працівників ОМС можна виділити такі три категорії:
посадовці. Виконують організаційно-розпорядчі, адміністративно-господарські, консультативно-дорадчі функції, можуть мати спеціальні повноваження, які надані ОМС. Також складають присягу та приймаються на роботу за конкурсом або ж виборні посади. Сюди належать зокрема й міські голови, начальники відділів, спеціалісти (економісти, бухгалтери) та ін.;
службовці. Присяги не складають. Прикладом такого працівника може бути касир. Однак до службовців ще можуть потрапляти й інші працівники, які працюють на посадах посадовців, але приймалися на роботу без конкурсу. Головна відмінність – немає надбавки за ранг;
обслуговуючі робітники. Вони не мають доплат за ранг, замість вислуги років – доплата за стаж. Наприклад, це прибиральники, двірники, водії. Можуть мати специфічні для них надбавки і доплати – за шкідливі умови, роботу у нічний час, за класність (у водіїв).
В обліку витрат різниці між даними категоріями працівників у цілому немає ніякої. Ті ж самі рахунки, практично ті ж самі проведення. Відмінність є лише у структурі зарплати, а також різних нормативних документах, які посадові оклади та порядок розрахунку зарплатних виплат працівникам, службовцям і робітникам ОМС.
Загальні правила нарахування витрат із заробітної плати в ОМС
Витрати на оплату праці у бюджетних установах, якими і є ОМС, належать до обмінних операцій (п. 2 розділу ІІ НП(С)БОДС 135 «Витрати»). При цьому вони належать до витрат, які пов’язані з виконанням повноважень, визначених законом. Отже, вони визнаються у періоді збільшення зобов’язання, тобто у місяці нарахування заробітної плати (п. 3.1 розділу III НП(С)БОДС 135). На практиці нарахування витрат із заробітної плати проводять в останніх днях місяця.
Серед загальних правил нарахування можна виділити такі:
в основі нарахування заробітної плати – табель обліку робочого часу. У даному документі фіксуються всі виходи на роботу, кількість відпрацьованих годин, невідпрацьовані дні й причини відсутності працівника (відпустка, відрядження тощо);
нарахування витрат із заробітної плати оформляють у відомості нарахування заробітної плати. Для виплати заробітної плати оформляють розрахункову відомість, яку підписує керівник;
при нарахування заробітної плати бухгалтер ОМС керується, окрім табелю, також штатним розписом (містить посадові оклади), наказами про встановлення надбавок і доплат, премій, надання відпусток, колективним договором, положенням про преміювання та іншими внутрішніми документами ОМС;
нарахування заробітної плати, у т.ч. премій, має здійснюватися в межах затвердженого кошторису ОМС як бюджетної установи та економії фонду оплати праці в ньому. Економія може утворитися, наприклад у разі звільнення працівника;
суми заробітної плати потрапляють під обмеження місячного плану асигнувань, яке може бути збільшено на суму економії від асигнувань з початку року.
Однак виплата зарплатного авансу на витрати на відноситься. Витрати із заробітної плати впродовж місяця визнаються лише один раз – у кінці місяця й на повну суму, включаючи й аванс. Таким чином, виплата авансу відбувається ще до нарахування витрат із заробітної плати.
Аванс виплачують не пізніше 22-го числа поточного місяця. Однак, як правило, днем виплати авансу у бюджетних установ є 15-е число місяця.
☛ Витрати із заробітної плати нараховують лише один раз – у кінці місяця на всю суму
У Плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203 для витрат на заробітну плату передбачений субрахунок 8011 «Витрати на оплату праці». Його й мають використовувати ОМС. Як варіант, у робочому плані рахунків ОМС може бути передбачена додаткова аналітика щодо заробітної плати різних категорій працівників, наприклад:
8011.1 «Витрати на оплату праці посадових осіб і службовців ОМС»;
8011.2 «Витрати на оплату праці робітників ОМС».
Як правило, працівники ОМС задіяні лише у забезпеченні основної діяльності даних установ та виконанні бюджетних програм, тому субрахунку 8012 цілком достатньо. Однак, якщо у ОМС існує ще й інша діяльність у вигляді надання платних послуг, то замість згаданого субрахунку 8011 слід використовувати субрахунок 8111 «Витрати на оплату праці», який використовується для обліку витрат на надання послуг, виконання робіт).
Нарахування відпускних у ОМС як бюджетних установ у бухгалтерських проведеннях нічим не відрізняється від решти заробітної плати. Забезпечення оплати відпусток у діючих НП(С)БОДС у бюджетників не передбачено. Це підтверджує й п. 1 розд. ІІ НП(С)БОДС 132 «Виплати працівникам», у якому витрати на відпускні належать витрат періоду.
Наприкінці звітного періоду всі рахунки витрат із заробітної плати (8011, 8111) закриваються на субрахунок 5511 «Фінансові результати виконання кошторису звітного періоду». Сама ж сума заборгованості працівникам ОМС із заробітної плати відображається за субрахунком 6511 «Розрахунки із заробітної плати».
Процес виплати авансу, нарахування зарплати та виплати зарплати за другу половину місяця у бухгалтерських проведеннях показний у таблиці нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ВИТРАТ ІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ*
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
Бухгалтерські проведення з виплати авансу із заробітної плати в ОМС
1
виплачений аванс (заробітна плата за першу половину місяця)
