експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Перш ніж виплатити працівникові зарплату, бухгалтер повинен відрахувати із неї податки. А ще може бути й утримання аліментів, штрафів, профспілкових внесків та інших обов’язкових і добровільних платежів. Усе про відрахування із зарплати — у цьому огляді
Перш ніж виплатити працівнику зарплату бухгалтер повинен утримати відрахування із зарплати та сплатити їх до чи під час виплати зарплати. Відрахування із зарплати працівника включає:
штрафи та інші неподаткові відрахування, які здійснюються на основі рішень судів та виконавчих листів;
борги, що сплачуються за виконавчими листами;
борги працівників у сумі непідтверджених документально витрат у відрядженні, відшкодування збитків заподіяних збитків матеріально відповідальними особами тощо;
добровільні відрахування, що утримуються та сплачуються за заявою працівника, зокрема профспілкові внески, внески до благодійних фондів, внески до громадських організацій, погашення банківських кредитів, різних позик, страхові платежі за добровільне пенсійне страхування, страхування життя, майнове страхування, медичне страхування, а також пов’язані з такими платежами банківські чи поштові комісії.
Виходить, що після нарахування працівник зарплату у повному розмірі перш ніж її виплатити з неї спочатку забирають частину. Відрахування з зарплати — це причина існування:
зарплати «брудними» або «брутто» — нарахованої у бухгалтерському обліку зарплати;
зарплати «чистими» або «нетто» — фактично виплаченої працівнику зарплати (грошима або у натурі).
Обидві суми зарплати — «брудними» та «чистими» — працівник може бачити у розрахункових листках, які видаються йому бухгалтерією у кінці місяця.
Розглянемо порядок утримання із зарплати кожного податку окремо, але спершу з’ясуємо, чому до наведених вище утримань не входить ЄСВ.
Увага:при нарахуванні зарплати працівнику існують відрахування (утримання) та нарахування, які всі слід сплатити. Між ними є різниця у джерелі сплати й бухгалтерських проведеннях.
Різниця між нарахуваннями і відрахуваннями
Нарахування на зарплату — це обов’язковий платіж (внесок), який сплачує роботодавець та який є додатковими витратами роботодавця, понад витрати на зарплату працівників. Однак нарахування на відміну від відрахувань у бухгалтерському обліку не зменшують доходу працівника. Обов’язкове нарахування зараз лише одне — це єдиний соціальний внесок (ЄСВ), який за своєю суттю є страховим платежем за пенсійне страхування, соціальне страхування від тимчасової втрати працездатності, безробітті, а також витрат, які зумовлені похованням. Джерелом нарахування ЄСВ є витрати роботодавця, а не нарахована зарплата працівникам.
Різниця між нарахуваннями та відрахуваннями суто бухгалтерська. З економічної точки зору відрахування фактично теж є частиною витрат установи у складі за зарплати, з якої вони утримуються. Нарахування та відрахування із зарплати є неминучими платежами, якщо є наймані працівники.
Також у бюджетних установ може бути ставка ЄСВ 8,41%, що застосовується на зарплату осіб з інвалідністю. Такі особи мають надати відповідний документ для підтвердження інвалідності.
Приклад нарахування на заробітну плату
Працівникові нарахували зарплату на рівні мінімальної у січні 2026 — 8647 грн. Із неї утримали ПДФО — 1556,46 грн (= 8647 грн × 0,18), ВЗ — 432,35 грн (= 8647 грн × 0,05). На руки працівник отримає 6658,19 грн (= 8647 – 1556,46 – 432,35). Визначимо суму ЄСВ:
8647 грн × 0,22 = 1902,34 грн
1902,34 грн — це нарахування на зарплату, яке не зменшує суму зарплати, яку працівник отримає «на руки». Тобто працівник отримає 6658,19 грн. А ось роботодавцеві працівник у цілому обійдеться 10 549,34 грн (= 8647,00 + 1902,34).
Увага: існує мінімальний розмір ЄСВ з найманого працівника.
Зверніть увагу, що у штатних працівників, які були у трудових відносинах весь місяць, мінімальною базою нарахування ЄСВ є мінімальна зарплата. Це значить, що якщо працівнику, який відпрацював неповний робочий час, нарахували суму меншу, наприклад 8000 грн у січні 2026 року, то ЄСВ ще й слід нарахувати й на різницю 647 грн (= 8647 – 8000, де 647 грн – це мінімальна зарплата січня 2026 року). Виняток — особи з інвалідністю та працівники, які відпрацювали не весь місяць, а також зовнішні сумісники.
У розрахунку ПДФО зарплата наведена за місяць, тобто як за першу, так і за другу половину місяця. ПДФО у бухгалтерському обліку утримується один раз, але сплачується до бюджету при кожній виплаті зарплати.
Однак, якщо до зарплати працівника застосовується податкова соціальна пільга (ПСП), то база нарахування ПДФО зменшується на суму ПСП і формула розрахунку приймає такий вигляд:
ПДФО = (зарплата – ПСП) × 0,18
До зарплати працівника може бути застосована ПСП, якщо його дохід за місяць не перевищує граничного розміру доходу — 4660 грн у 2026 році (= 3328 грн × 1,4 = 4659,20≈ 4660 грн, де 3328 грн — це прожитковий мінімум працездатної особи на 01 січня 2026 року, див. пп. 169.4.1 ПКУ). Базова ПСП у 2026 році становить 1664 грн (= 3328 грн × 0,5). Основне призначення такої пільги — зменшення бази оподаткування і, як наслідок, зменшення суми ПДФО.
ПСП може бути і більшою за базовий розмір, зокрема ПСП 150% для одинокої матері. Також існує так звана ПСП «на дітей», — за наявності 2-х та більше дітей віком до 18 років ПСП збільшується кратно кількості дітей (= базова ПСП × кількість дітей). Крім того, ще й збільшується максимальний рівень доходу для отримання ПСП, який також збільшується кратно кількості дітей. Як наслідок, показники для ПСП приймають вигляд, наведений у таблиці нижче.
ПСП «НА ДІТЕЙ» 2026
(на прикладі 2-х дітей)
ПСП
Максимальний дохід для ПСП
3328 грн
(= 1664грн ×2)
9320,00 грн
(= 4660 грн ×2)
Своє право на ПСП працівник має підтвердити заявою та, у разі необхідності, документами (свідоцтва про народження дітей, свідоцтво про розлучення і т.д.).
На прикладах розглянемо утримання ПДФО із зарплати за наявності у працівника ПСП та без неї.
Приклад відрахування із заробітної плати ПДФО без застосування ПСП
Нарахована зарплата працівника становить 9140 грн. Оскільки 9140,00 грн > 4660,00 грн, права на ПСП працівник не має.
Розрахуємо ПДФО:
9140 грн × 0,18 = 1645,20 грн
Також з зарплати має бути утриманий ВЗ:
9140 грн × 0,05 = 457,00 грн
Працівнику має бути перераховано за місяць зарплата «чистими»:
Приклад відрахувань із заробітної плати ПДФО із застосуванням ПСП та ВЗ
Оклад працівниці — 7356 грн. Вона працює на 0,5 ставки, тому за місяць їй нарахували 3678,00 грн (= 7356 грн × 0,5). Оскільки 3678,00 грн < 4660 грн, застосовуємо ПСП. Розрахунок виходить таким:
база оподаткування ПСП = 3678,00 – 1664 = 2014,00 грн;
ПДФО = 2014,00 грн × 0,18 = 362,52 грн.
Зверніть увагу, що до зарплати працівників, які працюють на умовах неповного робочого дня ПСП застосовується на загальних підставах.
Також із зарплати має бути утриманий ВЗ. При його розрахунку ПСП не застосовується ніколи, тому маємо:
ВЗ = 3678,00 грн × 0,05 = 183,90 грн
Працівнику «чистими» має бути перераховано за місяць:
3678,00 – 362,52 – 183,90 = 3131,58 грн
Приклад відрахування із заробітної плати ПДФО з застосуванням ПСП «на дітей»
Працівниці з двома дітьми нарахували зарплату у розмірі 9300 грн. За наявності дітей віком до 18 років та відповідної заяви ліміт доходу на отримання ПСП та сама ПСП збільшуються кратно кількості дітей. Це значить, що у такої працівників граничний розмір доходу для застосування ПСП у 2025 році становить 9320 грн (= 4660 грн × 2). Так як 9300 грн < 9320 грн, ПСП розраховуємо так:
1664 грн × 2 = 3328,00 грн
Розрахунок ПДФО має вигляд:
база оподаткування ПДФО = 9300 – 3328 = 5972,00 грн;
ПДФО = 5972,00 грн × 0,18 = 1074,96 грн.
При розрахунку ВЗ ПСП не застосовується, тому розрахунок ВЗ такий:
9300 грн ×0,05 = 465 грн
Працівниці «чистими» має бути перераховано за місяць:
Відрахування із заробітної плати військового збору
ВЗ ще з 01 грудня 2024 рокуутримується за збільшеною ставкою 5% (пп. «1» п. 1.3 п. 161підрозд. 2 Перехідних положень ПКУ). Незважаючи на те, що база оподаткування така сама, як і для ПДФО. ПСП під час обчислення ВЗ віднімати не треба, тобто відрахування ВЗ здійснюється завжди з усієї суми зарплати:
ВЗ = зарплата × 0,05
Після визначення розміру ВЗ його треба відняти від нарахованої зарплати. Розглянемо розрахунок ВЗ на прикладі.
Приклад відрахування із заробітної плати військового збору
У січні 2026 року працівнику нарахували зарплату у розмірі мінімальної — 8647 грн, розрахували ПДФО — 1556,46 грн (= 8647× 0,18).
Розраховуємо ВЗ:
8647 грн × 0,05 = 432,35 грн
Визначаємо суму зарплати, яку отримає працівник:
8647 – 1556,46 – 432,35 = 6658,19 грн
Увага: нарахування працівнику зарплати у мінімальному розмірі не є автоматичною підставою для застосування ПСП. З такої зарплати, як і з більшої теж сплачуються ПДФО та ВЗ, здійснюються інші відрахування.
Приклад відрахування із заробітної плати профспілкових внесків
У січні 2026 року працівнику нарахували зарплату у розмірі мінімальної — 8647 грн, розрахували ПДФО — 1556,46 грн (= 8647× 0,18) та ВЗ — 432,35 грн. Також за заявою працівника було утримано профспілковий внесок — 0,5% зарплати.
Законодавство не визначає базу для здійснення профспілкових внесків, тому краще дане питання уточнити у внутрішніх документах профспілки, установи, а також у заяві самого працівника, наприклад «0,5% від зарплати за вирахуванням обов’язкових податків і зборів»).
Відрахування із заробітної плати за виконавчим листом
Відрахування із зарплати можливе і на підставі отриманого установою виконавчого листа та постанови державного виконавця про стягнення з працівника боргу та виконавчого збору. Відрахування проводяться із зарплати, від якого відняли усі необхідні податки і збори, аліменти. Однак ці утримання не повинні перевищувати законодавчо встановлені норми. Найпоширенішим видом відрахувань за виконавчим листом є аліменти.
Відрахування із заробітної плати аліментів
Аліменти — це обов’язкові утримання із зарплати працівника за договором про стягнення аліментів, заявою працівника, рішенням суду та виконавчим листом щодо їхнього стягнення. Розмір аліментів та порядок їхнього утримання визначається саме в цих документах. Ці документи для бухгалтерії є підтвердними — утримання здійснюється лине на їхній основі.
Сума аліментів утримується не із нарахованої зарплати, а з її розміру після відрахування ПДФО та ВЗ. При цьому слід контролювати, аби сума відрахованих аліментів не перевищила встановлений законом загальний розмір відрахувань.
Приклад (стягнення аліментів). Працівникові нараховано зарплату — 10100 грн, із якої потрібно утримати ПДФО 18% — 1818 грн, ВЗ 5% — 505 грн, аліменти — 25% на дитину віком 5 років, але не менше мінімального гарантованого їхнього розміру. Обчислимо аліменти і зарплату працівника «чистими».
Законодавчі обмеження щодо відрахувань (крім ПДФО та ВЗ)
Загальний розмір усіх неподаткових відрахувань на зарплату не може перевищувати (ст. 128 КЗпП):
20% — за загальним правилом;
50% — відшкодування із зарплати працівника шкоди, завданої третім особам, стягнення аліментів, відрахування із зарплати за кількома виконавчими документами, а також відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом, ушкодженням здоров’я, втратою годувальника;
70% — у разі стягнення аліментів на неповнолітніх дітей, а також відрахування боргу при покаранні боржника виправними роботами. Особа вважається дитиною до досягнення нею віку 23 роки, якщо продовжує навчатися, тому на повнолітніх дітей також сплачуються аліменти, якщо вони продовжують навчатися (ч. 3 ст. 194 та ч. 1 ст. 199 Сімейного кодексу України).
Приклад (мінімальні аліменти). Працівник працює на 0,5 ставки, йому нараховано зарплату 4323,50 грн із якої потрібно утримати ПДФО — 478,71 грн (= (4323,50 – 1664)× 0,18), ВЗ — 216,18 грн, аліменти — 25% на дитину віком 5 років, але не менше мінімального гарантованого їхнього розміру. Обчислимо аліменти і зарплату працівника «чистими».
мінімальна гарантована сума аліментів на дитину до 6-ти років: 2 817 грн × 0,5 = 1408,50, де 2 817 грн — це прожитковий мінімум для дітей віком до 6 років у 2026 році);
3628,61 грн × 0,7= 2540,03 грн — граничний розмір відрахувань із зарплати при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей (якщо діти повнолітні — обмеження 50%, див. роз’яснення Мін’юсту).
Порівнюємо суму аліментів з мінімально гарантованою сумою аліментів:
907,16 грн < 1408,50 грн
Порівнюємо мінімально гарантовану суму аліментів з граничним розміром відрахувань:
1408,50 грн < 2540,03 грн
Отже, утримуємо лише 1408,50, що не порушує норму 70% відрахувань. Мінімально гарантовані аліменти утримуються замість фактичних, якщо є відповідна вказівка у рішенні суду чи листі виконавчої служби.
Працівник отримає «чистими»:
3628,61 – 1408,50 = 2220,11 грн
Увага: при здійсненні утримань із зарплати неподаткових платежів застосовується обмеження 50% (від зарплати за вирахуванням податків). Однак, якщо цим відрахуванням є аліменти на неповнолітніх дітей, — обмеження збільшується до 70%.
Висновки. Найпоширенішими відрахуваннями із зарплати є податок на доходи фізичних осіб, військовий збір, аліменти, профспілкові внески. Всі ці відрахування зменшують суму зарплати, яка перераховується на картку працюючого або видається з каси готівкою. Єдиний соціальний внесок не є утриманням із зарплати, а тому не зменшує зарплату «чистими». Для утримання необов’язкових відрахувань, зокрема профспілкових внесків, необхідна заява працівника.
