Перехідні відпускні: податки, звітність, зразки

Проблемні питання перехідних відпусток

Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому, – питання зазвичай постають стосовно таких ситуацій:

• застосування доплати до мінімальної зарплати у працівників з низькими доходами;
• оподаткування таких відпускних, зокрема застосування податкової соціальної пільги (ПСП);
• застосування мінімальної/максимальної бази ЄСВ;
• відображення цих відпускних у звітності з ЄСВ і ПДФО/ВЗ, особливо в ситуації переходу з одного звітного періоду – в інший. Наприклад, відпустка почалася у ІІ кварталі, а закінчилася у ІІІ кварталі.

Розглянемо дані ситуації.

Перехідна відпустка – це типова ситуація нарахування відпускних, яку не уникнути

Перехідні відпускні і доплата до мінімалки

Це ситуація, коли у відпустку йде працівник, якому нараховується доплата до мінімальної заробітної плати, або ж його зарплата майже на межі мінімалки. За перехідних відпусток працівник в одному місяці втрачає у доході, а в іншому – виграє:

• у місяці початку відпустки – сума зарплати за поточний місяць та відпускних стає більшою за мінімалку;
• у місяців закінчення відпустки – зарплата може «не дотягувати» до мінімалки.

Усе тому, що відпускні виплачуються у повній сумі до початку відпустки (ст. 21 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504, далі – Закон про відпустки).

За загальним правилом працівникові, що виконав місячну норму праці, нараховують зарплату не нижчу, ніж мінімальна. Якщо не вистачає – нараховують доплату. Однак це за умови, що місячна норма праці виконана повністю, тобто відпрацьовані усі робочі дні (години) місяця по графіку роботи (ст. 3¹ Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108, далі – Закон № 108). Якщо ж норма відпрацьована НЕ повністю, то гарантований розмір мінзарплати слід визначати пропорційно відпрацьованому часу. Якраз таку ситуацію й маємо за наявності відпустки – будь-якої, не перехідної. Таким чином, застосувати доплату до мінімалки тут одразу не можна.

Отже, у ситуації перехідних відпускних робимо так:

• розраховуємо для кожного місяця «свою» мінімалку – пропорційно відпрацьованому часу. Наприклад, працював 10 з 20 днів – мінімальний рівень оплати буде 3350 грн, а не 6700 грн (= 6700 грн × 10/20 = 3350 грн);
• суму самих відпускних при розрахунку доплати до мінімалки не враховуємо взагалі. Причина – відпускні є оплатою за середнім заробітком, тобто НЕ є оплатою за виконану роботу. Отже, не дотримуються умови застосування ст. 3¹ Закону № 108, де мова йде про виконану норму праці (лист Мінсоцполітики від 13.02.2017 р. № 322/0/101-17/282).

Якщо ж працівник був у відпустці повний місяць і в нього ніяких доходів, окрім відпускних, у такому місяця не було, то виходить, що доплата до мінімалки взагалі не застосовується. Це наслідок вищенаведених правил – немає мінімальної оплати норми часу, так як працівник узагалі не працював.

Відпускні взагалі не беруть участь у розрахунку доплати до мінімалки, але сама відпустка зменшує кількість відпрацьованих днів. Як наслідок, зменшується і сума заробітної плати за відпрацьовану частину місяця та доплати до мінімалки.

Приклад 1 (доплата до мінімалки). Працівник отримує зарплату (ЗП) у розмірі окладу (12-й тарифний ЄТС, 6133 грн), не має ніяких доплат і надбавок. 30 червня 2023 року йде у відпустку на 7 календарних днів. Сума нарахованих відпускних – 1494,77 грн. Розрахунки роз’яснює таблиця нижче.

Зверніть увагу, що за червень 2023 оплата за окладом та відпускні сумарно вищі за 6700 грн, але все одно є доплата до мінімалки.

Через відпускні дохід за місяць може стати більшим за мінімалку, але все одно може бути доплата до мінімалки

Однак окрім наведених у прикладі розрахунків ще й треба здійснити розподіл перехідних відпускних помісячно (між червнем і липнем 2023) з метою уточнення розрахунку ПДФО, ВЗ та нарахування ЄСВ. Однак усі нараховані у червні 2023 відпускні потрапляють до Податкового розрахунку за ІІ квартал 2023. Розглянемо, що являє собою такий перерахунок та навіщо він проводиться.

Розподіл перехідних відпускних для ПДФО і ВЗ

Відпускні входять до заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, наказ Держстату від 13.01.2004 р. № 5, далі – Інструкція № 5). Тому при оподаткуванні перехідних відпускних 2023 застосовуйте звичайні зарплатні правила, тобто:

• усю суму відпускних включаємо до загального місячного оподатковуваного доходу (пп. 164.2.1 ПКУ);
• утримуємо ПДФО за ставкою 18% та військовий збір (ВЗ) за ставкою 1,5%;
• застосовуємо ПСП.

Проблемою відпускних є те, що коли вони нараховуються, то загальний місячний дохід працівника може бути ще невідомий. Як у місяці виходу, так і місяці закінчення відпустки. Однак ПСП застосовується та податки утримуються саме з місячного доходу, а не його частини.

Відпускні по кожному місяцю слід порахувати окремо (розподілити), незважаючи на те, що вони виплачуються разом в одному місяці

Для вирішення даної проблеми оподаткування перехідних відпускних робимо так:

• під час їхнього нарахування ПСП не застосовуємо;
• при виплаті відпускних утримуємо ПДФО та ВЗ з усієї їхньої суми + сплачуємо ЄСВ (про нього далі);
• чекаємо кінця місяця, коли буде відомий загальний місячний дохід працівника. Тоді буде нарахована зарплата за місяць та інші виплати, які впливають на ПСП;
• розподіляємо перехідні відпускні між відповідними місяцями їхнього нарахування пропорційно дням відпустки, що припадають на такі місяці (пп. 169.4.1 ПКУ, пп. 1.6.1 Інструкція № 5);
• перевіряємо помісячно, чи є право на ПСП та віднімаємо її, якщо так. Тут може утворитися переплата/недоплата ПДФО. Це цілком нормально й штрафу за умови подальшого перерахунку немає. На ВЗ це ніяк не впливає, так як при утриманні ВЗ не застосовується ПСП. На загальну суму ЄСВ розподіл також не впливає, але він потрібний для заповнення Додатка Д1 у місяці виходу у відпустку – там дохід, включаючи відпускні, треба розділити помісячно по окремих рядках (див. далі);
• у кінці кварталу можна зробити перерахунок ПДФО. Якщо не робимо його в кінці кварталу, то його треба зробити обов’язково – у кінці року та у разі звільнення працівника. Мета – уточнення сум ПДФО, якщо виникла його недоплата чи переплата. Якщо не зробили розподіл перехідних відпускних – на даному етапі якраз можна все виправити.

Розглянемо розподіл перехідних відпускних, але на іншому прикладі, щоб була ПСП і було видно, як розподіл впливає на ПДФО (у прикладі 1 ПСП немає).

Перехідні відпускні та ПСП – одна з причин проведення перерахунку ПДФО

Приклад 2 (розподіл відпускних для ПДФО). Працівниця отримує ЗП у розмірі окладу (13-й тарифний ЄТС, оклад 6567 грн), без доплат і надбавок. Відпускні – 2121,35 грн. Працівниця – мати 2-х дітей і має право на ПСП 2023 (для 2-х дітей ліміт доходу – 7520 грн (= 3760×2), ПСП = 2684 грн (=1342× 2), де 3760 грн – поріг для ПСП 2023 на одну особу, а 1342 – базова ПСП для 2023 року). 30 червня 2023 року йде у відпустку на 7 календарних днів. У червні 2023 було відпрацьовано 21 день з норми 22, а у липні 2023 – 17 з 21 дня.

Працівниці нараховано:

• червень 2023 – оплата за окладом за 21 робочий день 6268,50 грн (= 6567 грн ×21/22) + відпускні за 7 днів 2121,35 грн = 8389,85 грн. ПСП ігноруємо. Утримуємо і сплачуємо ПДФО – 1510,17 грн (=8389,85×0,18), ВЗ – 125,85 грн (=8389,85×0,015), сплачуємо ЄСВ – 1845,77 грн (=8389,85 ×0,22);
• липень 2023 – оплата за окладом за 17 робочих днів 5316,14 грн (= 6567 грн × 17/21). Утримуємо і сплачуємо ПДФО – 956,91 грн (=5316,14×0,18), ВЗ – 79,74 грн (=5316,14×0,015), сплачуємо ЄСВ – 1169,55 грн (=5316,14×0,22)

Проводимо розрахунок розподілу перехідних відпускних при перерахунку ПДФО:

• відпускні за червень 2023 = 1/7×2121,35 = 303,05 грн;
• відпускні за липень 2023 = 6/7×2121,35 = 1818,30 грн.

Очевидно, що після розподілу у червні 2023 працівниця має право на ПСП, так як її сумарна зарплата та відпускні не дотягують до 7520 грн. Проводимо перерахунок ПДФО у таблиці нижче.

У даному випадку утворилася переплата ПДФО у сумі 581,08 грн (=2467,08 – 1886,00). Отже, зменшуємо на цю суму ПДФО за той місяць, у якому проводили перерахунок.

Зверніть увагу, що після розподілу відпускних зарплатний дохід (поточна зарплата + відпускні) в обох місяцях – у червні і липні 2023 – є більшими за 6700 грн, що є мінімальною базою ЄСВ для цих місяців. Однак при розподілі перехідних відпускних може виникнути й інша ситуація щодо мінімальної бази ЄСВ – розглянемо її.

Перехідні відпускні та мінімальна база ЄСВ

Порядок дій з нарахування ЄСВ при перехідних відпустках схожий з ПДФО. ЄСВ – частина зарплати і ставки ті ж самі. Робимо так:

• при виплаті відпускних ЄСВ сплачуємо, розраховуючи його з суми відпускних;
• розподіляємо пропорційно відпускні по місяцях, за які вони нараховані (пп. «2» п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449);
• перевіряємо дотримання мінімальної/максимальної бази ЄСВ у кінці місяця початку відпустки, а потім у кінці місяця закінчення. Усе це робимо разом з іншими нарахуваннями за відповідний місяць.

Нагадуємо, що у січні-грудні 2023:

• мінімальна база ЄСВ – 6700 грн;
• максимальна база ЄСВ – 100500 грн.

Для порівняння доходу з мінімальною базою ЄСВ перехідні відпускні слід спершу розподілити по тих місяцях, до яких вони відносяться

Знову ж, щоб показати корисну для обліку ЄСВ ситуацію – застосування мінімальної бази ЄСВ – розглянемо новий приклад.

Приклад 3 (мінімальна база ЄСВ). Працівник отримує зарплату (ЗП) у розмірі окладу (13-й тарифний ЄТС, 6567 грн), не має ніяких доплат і надбавок. 30 червня 2023 року йде у відпустку на 7 календарних днів, а потім ще на 1 тиждень – у відпустку за власний рахунок. Відпускних йому було нараховано 2121,35 грн. У червні 2023 було відпрацьовано 21 день з норми 22, а у липні 2023 – 12 з 21 дня.

Тоді маємо cитуацію, представлену у таблиці нижче.

Далі розглянемо як цю ситуацію показати у Зарплатному звіті з ЄСВ і ПДФО/ВЗ (Податковому розрахунку).

Перехідні відпускні у Додатку 4ДФ для ПДФО і ВЗ 2023

Додаток 4ДФ у об’єднаному Податковому розрахунку призначений для ПДФО та ВЗ. Перехідні відпускні у ньому показуємо так:

• повністю всю суму відпускних показуємо у місяці їхнього фактичного нарахування (початку відпустки). Жодного розподілу відпускних для Додатка 4ДФ не робимо (однак «для себе» його зробити все одно треба, особливо в ситуації, коли у працівника є або можлива ПСП – див. вище про приклад 2);
• всі відпускні входять в одну суму з заробітною платою під ознакою доходу «101», тобто в окремому рядку показувати відпускні не потрібно (графи 3а/3);
• розраховуємо по всій сумі ПДФО (графи 4а/4) та ВЗ (графи 5а/5).

Приклад 4 (заповнення Додатка 4ДФ). Використовуючи дані прикладу 3, розраховуємо ПДФО і ВЗ (таблиця нижче). Вважаємо, що ПСП у даного працівника немає.

Приклад заповнення Додатка 4ДФ з перехідними відпускними по вищенаведеним цифрам наведений нижче. Перехідні відпускні у ньому ніяк не виділяються й «розчиняються» у загальній зарплаті.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Розподіл перехідних відпускних у Додатку Д1 для ЄСВ 2023

У Додатку Д1 Податкового розрахунку, який присвячений персоналізованому обліку ЄСВ, перехідні відпускні відображаються так:

• розподіляємо відпускні по місяцям пропорційно дням, які припадають на кожний місяць;
• розподілені відпускні показуємо в окремих рядках, у яких ставимо різні номери місяців (графа 10). Типова ситуація, коли по працівнику буде один рядок на зарплату, другий рядок на відпускні, що відносяться до місяця початку відпустки, а третій рядок – місяця закінчення;
• використовуємо код типу нарахувань (КТН) – «10» (графа 09);
• кількість днів перебування у трудових відносинах (графа 14) – залишаємо по рядках відпустки порожніми, але заповнюємо, якщо відпустка охоплює весь місяць і зарплата за такий місяць узагалі не нараховувалася;
• за необхідності не забуваємо заповнити графу 18 щодо ЄСВ-різниці, якщо вона є (див. вище про мінімальну базу ЄСВ, а також приклад 3).

Перехідні відпускні потравляють до Додатка Д1 місяця початку відпустки

Все це показуємо в одному Додатку Д1, який стосується місяця нарахування відпускних.

Однак показати суму відпускних без помісячного розподілу – в одному місяці однією сумою також можна. У цьому немає порушення, але можна тоді не помітити недотримання мінімальної бази ЄСВ у певному місяці, тому так робити не рекомендуємо. Однак від зарплати відпускні, у будь-якому разі, слід відокремити, так як у них є КТН (графа 09), а у зарплати – немає.

Приклад 5 (заповнення Додатка Д1). Використовуючи теж дані прикладу 3, наводимо дані по нарахованому ЄСВ для Додатка Д1 у таблиці нижче.

Зверніть увагу, що цілей порівняння з мінімальною базою ЄСВ (6700 грн) перехідні відпускні відносимо до тих місяців, за які вони нараховані (лист ДФС від 11.03.2015 р. № 8084/6/99-99-17-03-03-15). Як наслідок, маємо таке:

• додаткову базу (ЄСВ-різницю) рахуємо вважаючи, що дохід за липень 2023 становить 3828,57 + 1818,30 = 5646,87 (див. приклад 3). А не 3828,57 грн, як це фактично виходить при заповненні Додатка Д1 за липень 2023, адже цифра «1818,30», хоча й знаходиться у Додатку Д1 за червень 2023, але стосується липня 2023;
• цифра липневих відпускних 1818,30 грн потрапляє у Додаток Д1 не липня, а червня, але у рядку з цією частиною відпускних у колонці 10 ставимо «7», тобто липень.

Додаткова база ЄСВ при розрахунку враховує частину перехідних відпускних, які потрапили до минулого Додатка Д1, але стосуються поточного місяця

Приклад заповнення Додатка Д1 з перехідними відпускними по цифрам наведений нижче. Перехідні відпускні відділені від зарплати та у червневому Додатку Д1 розбиті помісячно.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Перехідні відпускні у основній частині об’єднаного Податкового розрахунку 2023

Суму нарахованого ЄСВ в основній частині Звіту (розділ 1) показуємо загальною сумою, без розподілу, тобто включаємо у колонку по тому місяцю, в якому нараховувалися відпускні (місяці початку відпустки). Таким чином, перехідні відпускні у розділі 1 основної частини Звіту «розчиняються» у загальній сумі нарахованої зарплати.