група експертів з бюджетного обліку об'єднаної редакції Експертус Головбух
Як і інші господарські операції, нарахування зарплати працівникам бухгалтер відображає в бухгалтерському обліку. Для цього він заповнює меморіальний ордер № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій». Підкажемо, як це зробити правильно
Меморіальний ордер № 5 — це свого роду журнал-реєстр операцій за місяць, пов’язаних із нарахуванням заробітної плати працівникам, стипендій, а також ЄСВ, податків і зборів по ним, зарплатного авансу та аліментів.
Меморіальний ордер № 5 охоплює рахунок 6511, а також пов’язані з ним рахунки 6313, 6311, 6513–6518, 8011, 8012, 2114, тобто ті, які пов’язані з вищеназваними нарахуваннями.
Немає значення, як в установі, держоргані чи органі місцевого самоврядування організоване нарахування заробітної плати (вручну чи автоматизовано). Для бухгалтерського обліку використовуйте бланк меморіального ордеру 5, затверджений наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755. Він реалізований у двох формах: 5 і 5-авт (для автоматизованого обліку).
Облікові документи складайте після того, як завершите усі господарські операції за місяць.
Якщо мова йде про зарплату, нараховуйте її, коли отримаєте табель обліку робочого часу та інші документи. Нарахування зарплатних виплат, ЄСВ, зобов’язань з ПДФО та військового збору за відповідний місяць відображайте у розрахунково-платіжних відомостях.
Меморіальний ордер 5 чи 5-авт складайте на початку наступного місяця за звітним. Суми нарахувань і утримань слід розподілити за субрахунками бухгалтерського обліку. Це не лише суми зарплати, стипендій, лікарняні, декретні, а й суми ЄСВ, ПДФО, військовий збір, суми профвнесків, утримання аліментів і інші.
Тобто меморіальний ордер 5 заповнюйте після нарахування працівникам відповідних виплат і утримання з них податків, зборів і інших утримань.
Складайте цей ордер на підставі розрахунково-платіжних відомостей. Їх оформлюйте на підставі документів, без яких неможливо нарахувати зарплату, інші виплати працівникам чи стипендію учням, студентам.
Меморіальний ордер № 5 складаємо з урахуванням усіх документів, які надійшли у звітному місяці до бухгалтерії і на підставі яких нараховані відповідні виплати, ЄСВ, утримані податки, збори чи інші утримання. Так, вам можуть знадобитися витяги з наказів про прийняття (зарахування) на роботу, витяги про прийняття студентів на навчання, накази про звільнення працівників або відрахування студентів тощо. Усі ці документи треба буде додати до меморіального ордеру № 5. Кожен їх аркуш підсумовуємо і зазначаємо загальну кількість у ордері як кількість додатків.
Як складати меморіальний ордер № 5
Меморіальний ордер 5 узагальнює операції з нарахування за:
1. кредитом — субрахунків:
6511 «Розрахунки із заробітної плати»,
6512 «Розрахунки з виплати стипендій, пенсій, допомоги та інших трансфертів населенню»,
6313 (6323) «Розрахунки із загальнообов’язкового державного соціального страхування»;
Спочатку відображаємо усі операції установи за загальним фондом бюджету, виводимо підсумок, а вже потім відображаємо усі операції за спеціальним фондом бюджету та виводимо підсумок за коштами спеціального фонду — якщо нарахування зарплатних виплат відбулось коштом спеціального фонду.
Якщо бухгалтерія обслуговує кілька установ, меморіальний ордер № 5 складають в розрізі програмної класифікації видатків та найменування установ, з дотриманням розподілу за коштами загального та спеціального фонду по установі.
Перш ніж розглянути, як заповнювати меморіальний ордер 5, окрім зазначених операцій в ньому відображаємо операції з утримання, тобто операції, відображені за дебетом субрахунків 6511, 6512 та кредитом субрахунків 6311, 6313, 6416, 6513–6518.
Розглянемо, як заповнювати вступну, основну й кінцеву частини форм (5 і 5-авт).
Як заповнити вступну частину меморіального ордеру № 5
У вступній частині меморіальний ордер 5 містить інформацію про:
назву установи, у якій бухгалтер нараховує зарплату;
її код ЄДРПОУ;
код за Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД);
місяць і рік, за який нараховано працівникам зарплату;
одиниці виміру, у яких зазначаємо суми нарахувань і утримань.
Варто зауважити, що ДКУД втратив чинність 12.03.2021, а йому на заміну затверджено наказом Мінекономіки від 12.03.2021 № 526 національний класифікатор НК 010:2021 «Класифікатор управлінської документації». Серед підкласу 0601 «Документація з обліку використання робочого часу та розрахунків із працівниками» класу «Уніфікована система бухгалтерсько-облікової документації» коду для меморіальних ордерів чи облікових регістрів не визначено. Тож у Меморіальному ордері № 5 реквізит щодо коду ДКУД не заповнюємо.
Як заповнити основну частину меморіального ордеру № 5
Основну частину ордеру друкуємо з двох сторін: титульної й зворотної. Титульний бік вміщує табличну форму з 5 колонок. Меморіальний ордер 5 і 5-авт мають однакові реквізити (колонки):
порядковий номер операції;
її зміст;
дебет субрахунку;
кредит субрахунку;
сума операції.
У ордері 5-авт реквізит «Дебет субрахунку» додатково вміщує відомості про код економічної класифікації, за яким здійснено відповідну операцію. Тобто як і будь-який інший меморіальний ордер, меморіальний ордер 5 містить відомості про кореспонденцію субрахунків за такими операціями як:
Наведемо приклад заповнення меморіального ордеру № 5 в частині кореспонденції субрахунків, якщо згідно розрахунково-платіжних відомостей за травень поточного року:
Тобто меморіальний ордер № 5 складаємо один. Але цифри за номерами відомості, нарахування, утримання, суми до видачі, борг за працівником і суми нарахованого ЄСВ наводимо окремо за:
загальним і спеціальними фондами у розрізі кожного КПК;
установами, які обслуговує бухгалтерія, у розрізі кожного КПК та в розрізі загального і спеціального фондів.
За кожним КПК, установою підсумовуємо ці суми для загального й спецфондів окремо.
Меморіальний ордер 5 за реквізитами «Нараховано» і «Утримано» розділяється на 10 додаткових реквізитів, за реквізитом нараховано внесків — на 5 додаткових реквізитів. Так, у реквізиті «Нараховано» розписуємо суми зарплати, які нараховані усім штатним працівникам і окремо позаштатним працівникам, які:
працюють на повну ставку;
працюють на умовах неповного робочого тижня;
мають інвалідність тощо.
У реквізиті «Нараховано», що містить меморіальний ордер 5 бланк, розписуємо суми зарплати позаштатних працівників в розрізі КЕКВ, за яким її виплачено. Окремо наводимо суми нарахованої допомоги по тимчасовій непрацездатності, зазначаючи кількість календарних днів, за які її нараховано. Суму усіх утримань (загальної суми) зазначаємо у реквізиті «Утримано», що містить меморіальний ордер 5. Та окремо розписуємо суми утриманих:
авансу за першу половину місяця;
ПДФО;
військового збору;
профспілкових внесків;
аліментів;
залишку боргу за працівником;
виплат у міжрозрахунковий період тощо.
У реквізиті «Нараховано ЄСВ» наводимо загальну суму нарахованого внеску, а також в розрізі штатних працівників, позаштатних працівників, працівників з інвалідністю, працівників, які працюють на умовах неповного робочого тижня. Якщо є працівники з інвалідністю, то вгорі у графі 30 і 31 обов’язково треба зазначити ставки ЄСВ (22% — для звичайних працівників, 8,41% — для працівників, які мають інвалідність або інші ставки, якщо застосовуються).
Як заповнити кінцеву частину меморіального ордеру № 5
Титульний аркуш підписує бухгалтер, який його склав. Він зазначає кількість аркушів документів, на підставі яких він складений. Після цього перевіряє правильність складання ордеру особа, на яку покладено такий обов’язок посадовою інструкцією. Якщо за результатами перевірки меморіальний ордер 5 не містить розбіжностей, його підписує головний бухгалтер. За кожним підписом зазначаємо посаду відповідної особи, її ініціали й прізвище. Після підписання проставляємо дату.
