Строки зберігання документів установи мають дотримати. А значить, мають передусім знати, як та скільки вимагається зберігати ті чи ті документи. І тут без Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88), не обійтися.
У ньому знаходимо, як:
створити, прийняти первинні документи, облікові регістри, бухгалтерську звітність;
відобразити їх у бухгалтерському обліку;
їх зберігати. Цьому присвячений окремий розділ – 6 Положення № 88.
А ще – настанову: строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві установи визначають за нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим ЦОВВ у сфері архівної справи і діловодства.
Для розпорядників/отримувачів коштів державного чи місцевого бюджету, а також платників податків визначені окремі правила зберігання документів.
Строк зберігання документів: де дивитися
Таким нормативно-правовим актом є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578).
Як бачимо з назви, документ є обов’язковим для:
державних органів;
органів місцевого самоврядування;
юридичних осіб, у т. ч. бюджетних установ.
Перелік № 578 містить не лише строки зберігання первинних документів в архіві, а й визначає особливі умови, які впливають на їх зміну. У 2024 році Перелік зазнав змін, багато уточнень, збільшення строків зберігання тощо.
Так, строки зберігання документів нормотровці конкретизували у вказівках щодо застосування Переліку № 578 – див. пункт 2.11. А точніше встановили надзвичайно важливу умову, за якої навіть тоді, коли строк зберігання документів добіг кінця, установа не має права ані акт на знищення бухгалтерських документів скласти, ані такі документи вилучити і на утилізацію передати.
Так, у жодному разі цього робити не можна, допоки орган Держаудитслужби не проведе ревізію всієї діяльності в установах, які отримували бюджетні кошти чи використовували державне/комунальне майно.
Також доведеться зберігати первинку і у разі:
виникнення спорів (суперечок);
порушення кримінальних справ;
відкриття судами провадження у справах;
аж до ухвалення остаточного рішення.
Це вимога примітки до статті 186 Переліку № 578.
Зокрема, на вимогу статей 330, 334, 336, 351 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578 строк зберігання документів – 5 років після закінчення дії договору. Але треба обов’язково ураховувати строки, визначені Приміткою до цих статей для:
первинних документів і додатків до них, що є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах;
договорів, угод;
документів про приймання виконаних робіт;
облікових регістрів бухгалтерського обліку.
Тобто якщо перевіряльників з Держаудитслужби не було і ці документи ними не перевірялись строк зберігання цих документів продовжується.
Якщо ці документи пов’язані з нарахуванням податків і зборів, строки їх зберігання продовжують до завершення перевірки податковими органами, якщо це визначає Примітка до Переліку №578. В іншому випадку слід керуватись нормами Податкового кодексу України (ПК).
Водночас, у 2024 році все ж вирішили, що документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню. Не знищують документи, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії рф та тимчасової окупації.
А ось річну фінансову звітність слід зберігати до ліквідації установи, квартальну – 5 років (за відсутності річної звітності – до ліквідації).
Докладні строки зберігання документів наведені у статтях 311–353 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I табличної частини Переліку № 578.
Тут доречно згадати і пункт 6.7 Положення № 88. Він покладає обов’язок забезпечити строки зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву на:
головного бухгалтера установи або
особу, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку.
Для цілей оподаткування згідно з пунктом 44.1 ПК платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Якщо ж якісь дані платник податків підтвердити відповідним документом із окресленого переліку не може, ПК забороняє йому формувати їх як показники податкової звітності.
Встановлює свої вимоги ПК і стосовно строків зберігання первинних бухгалтерських документів. Платники податків – неприбуткові установи зобов’язані зберігати не менше:
1825 днів –первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів (пп. 44.3.2 п. 44.3 ПК);
1095 днів – для інших документів (пп. 44.3.3 п. 44.3 ПК);
1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого (неподаткового) законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 п. 44.3 ПК).
Зверніть увагу: ці строки зберігання слід продовжити на період зупинення відліку строку давності відповідно до пункту 102.3 ПК.
Зазначену кількість днів слід рахувати:
з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПК – для складання якої використовували відповідні документи (для яких визначають строк зберігання);
граничного строку подання цієї звітності, якщо її не було подано;
дня здійснення господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
У разі ліквідації платника податків ці документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації, передають до архіву.
Резюмуємо:
Установа має дотримати усі строки зберігання документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків. Коли для одних і тих документів встановлені різні строки, потрібно дотримати найбільший.Тож якщо податківці чи ревізори відповідну перевірку в установі не провели – з вилученням і знищенням доведеться зачекати.
А коли, приміром, йдеться про річну фінансову звітність – маємо зберігати її до ліквідації установи.
